Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CFO und Präsidenten bei der Organisation und Koordination ihrer Termine und Anfragen.
- Unternehmen: ESMT Berlin, eine führende internationale Business School im Herzen Berlins.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Zuschüsse für ÖPNV, Mittagessen und Zugang zu Weiterbildungen.
- Weitere Informationen: Internationales Umfeld mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen und Fokus auf Chancengleichheit.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft von Führungskräften mit.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant, Organisationstalent und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Die ESMT Berlin ist eine weltweit führende Business School mit ihrem Campus im Herzen Berlins. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.
Zur Ergänzung unseres Teams im President's Office suchen wir Dich als Executive Assistant (gn) (unbefristet, Vollzeit 40 Std./Woche, ab sofort). Um unseren CFO und den Präsidenten proaktiv im beruflichen Alltag eng zu begleiten und wirkungsvoll zu entlasten. Du sorgst im Hintergrund dafür, dass alles rund läuft: Du behältst vor allem Prioritäten im Blick, koordinierst Termine und Reisen und stellst sicher, dass eingehende Anfragen schnell, strukturiert und diskret bearbeitet werden. So schaffst Du den Freiraum, der es beiden Geschäftsführern ermöglicht, sich auf ihre inhaltlichen Themen konzentrieren zu können. Darüber hinaus bringst Du Dich punktuell auch inhaltlich ein – immer mit dem Ziel, Abläufe effizient zu gestalten und den Arbeitsalltag der Geschäftsführung bestmöglich zu unterstützen.
Warum wir genau Dich suchen:
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Umfeld von C-Level oder Top-Management
- Ausgeprägte Proaktivität und vorausschauendes Denken: Sie erkennen Zusammenhänge früh und schaffen Struktur, bevor Druck entsteht
- Hohe Serviceorientierung und Verlässlichkeit in der Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholdern
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (C-Level) sowie souveränes Auftreten auf Führungsebene
- Starkes Organisationstalent, hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel diskret und strukturiert zu steuern
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), inklusive effizienter Nutzung von Vorlagen und Automatisierungen
- Erfahrung mit CRM-Systemen (z. B. Salesforce) und gängigen Kollaborationstools sind ein Plus
- Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein sicheres Urteilsvermögen in einem dynamischen Umfeld
Wie Du einen Unterschied machst:
- Eigenverantwortliches Kalendermanagement für den CFO sowie gemeinsame Betreuung des Kalenders des Präsidenten – inklusive Priorisierung, Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Steuerung eingehender Anfragen und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern (E-Mail, Telefon, Meetings) – strukturiert, serviceorientiert und zuverlässig
- Proaktive Koordination: Sie erkennen frühzeitig Bedarfe, lösen Terminkonflikte und stellen sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen arbeiten können
- Inhaltliche Unterstützung, insbesondere für den CFO: Erstellung von Briefings, Gesprächsnotizen und Entscheidungsgrundlagen
- Organisation und Begleitung von Meetings auf Führungsebene – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachverfolgung von Maßnahmen
- Planung und Organisation nationaler und internationaler Reisen inklusive Buchungen, kurzfristiger Anpassungen sowie Reisekostenabrechnung
- Unterstützung weiterer organisatorischer Themen im President’s Office je nach Bedarf
Darum wirst Du gerne bei uns arbeiten:
- Flexibles Arbeiten im Homeoffice – inklusive bis zu 15 Tagen pro Jahr aus dem Ausland
- Ergonomische Büroausstattung und Zugang zum Hochschulsport in ganz Berlin
- Zuschuss zum Mittagessen in unserem Campus-Restaurant
- Bezuschusstes ÖPNV-Ticket und Leasingoptionen für Fahrräder und E-Bikes
- Betriebliche Altersvorsorge über die Allianz
- Zugang zu LinkedIn Learning
- Deutsch- und Englischkurse in kleinen Gruppen direkt auf dem Campus
- Möglichkeit zur Teilnahme an Weiterbildungen und Studienprogrammen der ESMT
Die ESMT ist ein internationaler und kollegialer Arbeitsplatz mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen. Wir schätzen Eigeninitiative und freuen uns über Beiträge, die echten und nachhaltigen Mehrwert schaffen. Wir setzen uns für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein, in dem sich alle – unabhängig von Identität oder Hintergrund – willkommen und wertgeschätzt fühlen.
Executive Assistant (gn) Arbeitgeber: European School of Management and Technology GmbH
Die ESMT Berlin ist ein hervorragender Arbeitgeber, der nicht nur eine inspirierende Arbeitsumgebung im Herzen Berlins bietet, sondern auch flexible Arbeitsmodelle und umfassende Gesundheits- und Weiterbildungsangebote. Mit einem internationalen Team aus über 55 Nationen fördert die ESMT eine inklusive Kultur, in der Eigeninitiative geschätzt wird und Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich sowohl persönlich als auch beruflich weiterzuentwickeln.
Kontaktdaten:
European School of Management and Technology GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant (gn) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich vor dem Vorstellungsgespräch mit jemandem aus dem Unternehmen zu vernetzen, mach das. Zeig dein Interesse und stelle Fragen, um einen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Gespräch vor, indem du dir überlegst, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt zur Rolle des Executive Assistant passen. Denk an konkrete Beispiele, die deine Proaktivität und Organisationstalent zeigen.
✨Tipp Nummer 3
Kleide dich angemessen für das Interview. Ein professionelles Auftreten ist wichtig, besonders wenn du mit Führungskräften sprichst. Achte darauf, dass dein Outfit sowohl stilvoll als auch bequem ist.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website, um dich zu bewerben! Wir freuen uns, wenn du direkt über uns kommst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung die richtige Aufmerksamkeit erhält.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (gn) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es uns leichter fallen, deine Qualifikationen schnell zu erfassen.
Pass auf die Details auf!:Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein fehlerfreies Dokument zeigt, dass du sorgfältig arbeitest und Wert auf Qualität legst – genau das, was wir suchen!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei European School of Management and Technology GmbH vorbereitet
✨Vorbereitung ist alles
Informiere dich gründlich über die ESMT Berlin und ihre Werte. Verstehe, wie die Rolle des Executive Assistant in das Gesamtbild passt. Bereite spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung vor, die zeigen, wie du proaktiv gearbeitet hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Strukturierte Antworten geben
Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Antworten zu strukturieren. So kannst du klar und präzise darlegen, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Ergebnisse du erzielt hast. Das zeigt deine Fähigkeit zur Problemlösung und dein Organisationstalent.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Diese sollten sich auf die Unternehmenskultur, die Erwartungen an die Rolle oder zukünftige Projekte beziehen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Selbstbewusst auftreten
Achte auf dein Auftreten während des Interviews. Sei selbstbewusst, aber nicht überheblich. Ein sicheres Auftreten, gepaart mit einer positiven Körpersprache, kann einen großen Unterschied machen. Denke daran, dass du auch die Möglichkeit hast, das Unternehmen zu bewerten.
