Administrative Assistant to the Office for Science Chile

Interessiert an der Arbeit in Bereichen der Spitzentechnologie und in einem stimulierenden internationalen Umfeld? Die Europäische Organisation für Astronomische Forschung in der Südhalbkugel (ESO) ist die führende zwischenstaatliche Astronomieorganisation in Europa und das produktivste bodengestützte astronomische Observatorium der Welt. ESO führt ein ehrgeiziges Programm durch, das sich auf das Design, den Bau und den Betrieb leistungsstarker bodengestützter Beobachtungsanlagen konzentriert, die Astronomen ermöglichen, wichtige wissenschaftliche Entdeckungen zu machen.

Für das Büro für Wissenschaft in Vitacura (Santiago, Chile) sucht ESO eine lokale Mitarbeiterposition als Verwaltungsassistent für das Büro für Wissenschaft Chile. Das Büro für Wissenschaft (OfS) in Chile unterstützt alle wissenschaftlichen Forschungen, die von ESO-Chile-Astronomen durchgeführt werden, sowie alle damit verbundenen Aktivitäten wie die Organisation von Konferenzen/Workshops, Besucherprogramme, Vortragsreihen und wissenschaftliche Dienstreisen.

Der Wissenschaftsadministrative Assistent übernimmt alle erforderlichen administrativen Aufgaben zur Unterstützung des OfS bei der Verwaltung der ESO-Chile-Astronomen und ihrer Forschung. Dies umfasst die tägliche Unterstützung von Studenten, Stipendiaten, Mitarbeitern und Wissenschaftsbesuchern sowie Hilfe bei der Organisation von Konferenzen, Kolloquien, Seminaren und Vortragsreihen.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung der ESO-Chile-Stipendien- und Studentenprogramme.
• Administrative Unterstützung der Wissenschaftsbesucherprogramme.
• Hilfe bei der Organisation internationaler Konferenzen, 'Mini-Workshops', Schulen, Vortragsreihen und Schulungsveranstaltungen.
• Unterstützung der Wissenschaftler bei allen administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit ihrer wissenschaftlichen Forschung.
• Koordination, Bearbeitung und Abwicklung von Reiseanfragen für Mitarbeiter, Stipendiaten und Studenten.
• Evaluierung und Kontrolle der OfS-Budgets im Laufe des Jahres.
• Unterstützung des Leiters und des stellvertretenden Leiters des Büros für Wissenschaft bei ihren täglichen Aktivitäten.

Berichtet an: Leiter des OfS, Chile

Wichtige Kompetenzen und Erfahrungen:

• Fähigkeit, widersprüchliche Anforderungen zu balancieren und die Arbeitslast zu priorisieren.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.
• Fähigkeit, klare, prägnante und zeitgerechte mündliche und schriftliche Kommunikation mit Kollegen auf allen Ebenen bereitzustellen.
• Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team in einem internationalen und multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
• Wille, neue Fähigkeiten zu erwerben und mit den Werkzeugen, die in der täglichen Arbeit verwendet werden, auf dem Laufenden zu bleiben.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, Diskretion und Diplomatie.
• Solide Kenntnisse von Microsoft Windows und Microsoft Office (MS Word, Excel, PowerPoint usw.).

Qualifikationen:

Der erfolgreiche Kandidat muss einen technischen Abschluss mit Spezialisierung auf Verwaltung oder ein verwandtes Feld haben und mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung vorweisen können. Robuste IT-Kenntnisse sind erforderlich, und Erfahrung mit Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP oder gleichwertig) wird stark gewünscht. Die Position erfordert fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Spanisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Vergütung und Vertrag:

Wir bieten ein attraktives Vergütungspaket, einschließlich eines wettbewerbsfähigen Gehalts (steuerfrei), umfassender Altersvorsorge und medizinischer, Bildungs- und anderer sozialer Leistungen sowie finanzielle Unterstützung beim Umzug Ihrer Familie und Unterstützung bei der Platzierung Ihres Kindes/Ihrer Kinder in der Kindertagesstätte.

Die anfängliche Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre mit der Möglichkeit einer unbefristeten Verlängerung, abhängig von der Leistungsbewertung und den betrieblichen Bedürfnissen. Der Dienstort ist Vitacura, Santiago, Chile.

Bewerbung:

Wenn Sie an der Arbeit in Bereichen der Spitzenwissenschaft und -technologie und in einem stimulierenden internationalen Umfeld interessiert sind, besuchen Sie bitte unsere Website für weitere Details. Bewerber werden eingeladen, sich online zu bewerben. Die Bewerbungen müssen in Englisch ausgefüllt werden und sollten ein Motivationsschreiben und einen Lebenslauf enthalten. Innerhalb Ihres Lebenslaufs geben Sie bitte die Namen und Kontaktdaten von drei Personen an, die mit Ihrer Arbeit vertraut sind und bereit sind, auf Anfrage ein Empfehlungsschreiben abzugeben. Die Frist für die Bewerbungen endet am 24. April 2026. Interviews werden voraussichtlich kurz nach diesem Datum beginnen.

ESO-Werte:

Ein wichtiges Element in jeder erfolgreichen Beschäftigungsbeziehung ist die Harmonie der Werte zwischen einer Organisation und ihren Mitarbeitern. Die ESO-Werte sind: ESO strebt nach Exzellenz durch Innovation, bietet herausragende Dienstleistungen für ihre Gemeinschaften, fördert Vielfalt und Inklusion und glaubt an die Schlüsselrolle der Nachhaltigkeit für ihre Zukunft.