Deputy Travel Team Lead

Die Europäische Organisation für astronomische Forschung im südlichen Hemisphäre (ESO) ist die führende zwischenstaatliche Astronomieorganisation in Europa und das produktivste bodengestützte astronomische Observatorium der Welt. ESO führt ein ehrgeiziges Programm durch, das sich auf das Design, den Bau und den Betrieb leistungsstarker bodengestützter Beobachtungsanlagen konzentriert, die Astronomen ermöglichen, wichtige wissenschaftliche Entdeckungen zu machen. ESO betreibt drei einzigartige, erstklassige Beobachtungsstandorte im Norden Chiles: La Silla, Paranal und Chajnantor (Heimat von ALMA), und die ESO-Zentrale befindet sich in Garching, nahe München, Deutschland.

Auf Paranal betreibt ESO das Very Large Telescope, das fortschrittlichste sichtbare astronomische Observatorium der Welt, und wird das südliche Array des Cherenkov Telescope Array, des größten und empfindlichsten Hochenergie-Gamma-Observatoriums der Welt, beherbergen und betreiben. ESO ist ein wichtiger Partner bei ALMA. Auf dem Cerro Armazones baut ESO das 39-Meter Extremely Large Telescope (ELT), das das größte Auge am Himmel werden wird und dessen Betrieb vollständig in das Paranal-Observatorium integriert wird.

Aufgrund des Bedarfs an zusätzlichen Ressourcen im Zusammenhang mit der Einrichtung eines zentralisierten Reiseteams an der Zentrale in Garching, nahe München, Deutschland, sucht ESO nach einer Person für diese Position. Mit der Einführung eines neuen ERP-Systems (Oracle) wird ein zentrales Reiseteam eingerichtet, das sowohl Garching als auch Chile abdeckt, um Dienstreiseanträge und -abrechnungen zu verwalten und sicherzustellen, dass sie vollständig den Reisebestimmungen von ESO entsprechen. Das Reiseteam ist auch dafür verantwortlich, die Reisebestimmungen und -verfahren von ESO auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass sie zweckmäßig sind, sowie alle Mitarbeiter über die Reisebestimmungen und -vorschriften zu informieren und die Durchführung der Dienstreisen von ESO zu verwalten.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung des Travel Team Lead bei der Definition der Anforderungen und Spezifikationen für die Auswahl, Vertragsverwaltung und Leistungsbewertung von Reiseanbietern (externe Reisebüros, Fluggesellschaften, Eisenbahnunternehmen, Autovermietungen und Hotels) oder zur Verhandlung von ermäßigten Tarifen und Gruppenermäßigungen.
• Erstellung verschiedener Berichte, Korrespondenz und Dokumente zu reisebezogenen Themen auf Anfrage des Travel Team Lead.
• Unterstützung des Travel Team Lead bei der Aktualisierung der Reisebestimmungen und -prozesse nach Bedarf, um die Effizienz zu steigern und die Servicequalität zu verbessern, einschließlich der Vorschläge für Änderungen der Bestimmungen und Verfahren.
• Unterstützung des Travel Team Lead bei der Bereitstellung von Leitlinien bezüglich der Missionsbudgets und der Überwachung von Verpflichtungen, Reiseabsagen und anderen Angelegenheiten, die Auswirkungen auf das Reisebudget haben.
• Überwachung und Berichterstattung an den Travel Team Lead über Verstöße gegen die Reisebestimmungen, es sei denn, Ausnahmen sind genehmigt.
• Unterstützung des Übergangs zum neuen ERP-System, das während 2026 und 2027 eingeführt und implementiert wird.
• Proaktive Zusammenarbeit mit und Unterstützung des Reiseteams in Garching und Santiago.

Verwaltung von Dienstreisen:

• Beratung der Mitarbeiter zu den Reisebestimmungen und -prozessen, einschließlich komplexer Fragen.
• Sicherstellung der Einhaltung der Reisebestimmungen und -verfahren im Rahmen des Reiseprozesses durch Überprüfung und Validierung von Dienstreiseanträgen und Überwachung von Ausnahmeanträgen.
• Überwachung und Bereitstellung von Leitlinien bei der Abrechnung von Reisekosten.
• Sicherstellung, dass ausstehende Reiseverpflichtungen zeitnah abgeschlossen werden.
• Organisation von Reisen und Abschluss der damit verbundenen Reiseanträge.
• Zusammenarbeit mit den externen Reisebüros von ESO in Garching und Chile in Verbindung mit relevanten ESO-Abteilungen (Verträge & Beschaffung sowie Einrichtungen & Logistik nach Bedarf) und anderen Anbietern bezüglich Reiseanträgen und anderen reisebezogenen Angelegenheiten.
• Pflege von reisebezogenen Datenbanken und Aufzeichnungen.
• Durchführung der Aufgaben des Travel Team Lead in dessen Abwesenheit.
• Erledigung anderer Aufgaben, die erforderlich sind, um das Mandat des Teams zu erfüllen.

Wesentliche Kompetenzen und Erfahrungen:

• Nachweisbare Erfahrung in der Bereitstellung eines positiven Kundenservices und der Aufrechterhaltung einer positiven Kundenhaltung.
• Fähigkeit, wirkungsvoll zu kommunizieren - in der Lage, verständliche, klare und überzeugende Kommunikation zu liefern.
• Regelmäßige Konsultation mit Kunden und Verständnis ihrer Bedürfnisse sowie der Bedürfnisse der Organisation.
• Förderung positiver Beziehungen sowohl zu Mitarbeitern als auch zu externen Anbietern.
• Fähigkeit, Konflikte effektiv zu managen, um positive Ergebnisse zu erzielen.
• Teamarbeit - Aufbau von Netzwerken und Nutzung von Partnerschaften zur Erreichung von Ergebnissen.
• Zusammenarbeit - Zusammenarbeit mit dem Reiseteam und dessen Leitung zur Förderung der Zusammenarbeit mit relevanten Abteilungen und Direktionen, um Reiseprobleme effektiv und schnell zu lösen.
• Effektives Zeitmanagement und Priorisierung von Aufgaben sowie die Fähigkeit, in unerwarteten Herausforderungen ruhig zu bleiben.
• Erfahrung in der Bereitstellung eines kundenorientierten Reisedienstes und nachweisbare Fachkenntnisse im Bereich der Bereitstellung eines Reisedienstes für Mitarbeiter.
• Erfahrung in der Leitung oder Beaufsichtigung eines kleinen Teams.
• Vertrautheit mit den Reisebestimmungen und deren Anwendung im Kontext des öffentlichen Dienstes/internationaler Organisationen, einschließlich der Ausstellung von Reiseanträgen und der Durchführung von Abrechnungen.
• Vertrautheit mit dem Reiseumfeld in Chile.
• Nachgewiesene Fähigkeit, Richtlinien und Prozesse zu entwerfen (und nach Genehmigung umzusetzen).
• Arbeiten mit/wissen über Oracle als ERP-Anbieter.

Qualifikationen:

• Erforderlich: Mindestens abgeschlossene Sekundarschulausbildung.
• Wünschenswert: Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Reisemanagement.
• Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich, und gute Deutschkenntnisse sind wünschenswert. Kenntnisse in Spanisch wären ebenfalls von Vorteil.

Vergütung und Vertrag:

Wir bieten ein attraktives Vergütungspaket, einschließlich eines wettbewerbsfähigen Gehalts (steuerfrei für Bewerber aus ESO-Mitgliedstaaten), umfassender Altersvorsorge und medizinischer, Bildungs- und anderer sozialer Leistungen sowie finanzielle Unterstützung bei der Umsiedlung Ihrer Familie und Unterstützung bei der Platzierung Ihres Kindes/Ihrer Kinder in der Kindertagesstätte.

Die Gehaltsstruktur von ESO basiert auf einer Reihe von Karrierewegen, die die Art und das Niveau unserer Stellen widerspiegeln. Jeder Karriereweg besteht aus zwei oder drei Stufen, die verwendet werden, um weitere Erfahrungen zu reflektieren.

Der Vertrag hat eine feste Laufzeit von drei Jahren und unterliegt dem erfolgreichen Abschluss der Probezeit. Es kann die Möglichkeit von Verlängerungen geben, die von der individuellen Leistung und den organisatorischen Anforderungen abhängen und in den geltenden Richtlinien und Personalvorschriften festgelegt sind.

Dienstort:

Die Rolle ist vor Ort bei ESO angesiedelt, und eine Umsiedlung in das Dienstgebiet ist erforderlich. Die Mitarbeiter von ESO profitieren von einer mobilen Arbeitsrichtlinie, die eine begrenzte hybride Arbeit für Zwecke der Work-Life-Balance ermöglicht.

ESO-Werte:

Ein wichtiges Element in jeder erfolgreichen Beschäftigungsbeziehung ist die Harmonie der Werte zwischen einer Organisation und ihren Mitarbeitern. Die Werte von ESO sind:

• ESO strebt nach Exzellenz durch Innovation.
• ESO bietet herausragende Dienstleistungen für seine Gemeinschaften.
• ESO fördert Vielfalt und Inklusion.
• ESO glaubt an die Schlüsselrolle der Nachhaltigkeit für seine Zukunft.

Die Erreichung der oben genannten Ziele wird nur auf der Grundlage persönlicher Werte und Einstellungen anerkannt, die wir von unseren Mitarbeitern erwarten: Respekt, Integrität, Verantwortung, Engagement, Zusammenarbeit und klare & offene Kommunikation.

Bewerber für jede ESO-Position werden gebeten, über ihre Affinität zu diesen Werten nachzudenken, und sie werden darauf hingewiesen, dass sie möglicherweise in einem Vorstellungsgespräch danach gefragt werden.

Keine Nationalität ist grundsätzlich von der Beschäftigung bei ESO ausgeschlossen, jedoch wird bei der Rekrutierung bevorzugt, Bewerber aus unseren Mitgliedstaaten, Gastgeberstaaten und strategischen Partnern: Australien, Österreich, Belgien, Tschechische Republik, Dänemark, Finnland, Frankreich, Deutschland, Irland, Italien, Niederlande, Polen, Portugal, Spanien, Schweden, Schweiz, Vereinigtes Königreich und Chile, unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit oder Religion.