Document Control Assistant in München

Die Rolle ist vor Ort bei ESO in Garching bei München und ein Umzug in die Dienststation ist erforderlich. In Ihrer Rolle als Dokumentenkontrolleur unterstützen Sie die Arbeit des Dokumentenkontrollteams, das für die Verwaltung einer hohen Anzahl von geschäftskritischen Dokumenten für das Instrumentierungsprogramm, das Technologieentwicklungsprogramm und das ELT-Bauprogramm verantwortlich ist. Der Dokumentenkontrolleur stellt sicher, dass die Dokumente der Programme gemäß den relevanten Regeln des Dokumentenlebenszyklus formatiert, identifiziert, signiert, freigegeben und archiviert werden.

Der Dokumentenkontrolleur sorgt für die Verteilung der Dokumente an die entsprechenden internen Stakeholder und erleichtert das Teilen von Dokumenten mit externen Parteien. Dies ist eine entscheidende Rolle, da eine genaue, zeitgerechte und effiziente Verwaltung von Dokumenten für den Erfolg der verschiedenen Programme von entscheidender Bedeutung ist. Sie werden erwartet, effektiv im Team zu arbeiten, aber gleichzeitig unabhängig zu arbeiten und Problemlösungsfähigkeiten mit Verantwortung für Ihren eigenen Arbeitsbereich auszuüben.

Zu den Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten gehören:

• Unterstützung der Verwaltung des Archivs der verschiedenen Programme durch das ESO-Informationsrepository-System (PDM) durch Generierung und Pflege von Ordnerstrukturen, Aktualisierung von Metadaten und Befüllung der Ordner gemäß der Entwicklung der Programme.
• Durchführung von Qualitätskontrollen der Dokumente, insbesondere Überprüfung der Richtigkeit von Referenzdokumenten/-versionen, der ordnungsgemäßen Verwendung von Standardvorlagen und Lebenszyklen sowie der Einhaltung der für die Dokumentenverwaltung relevanten Konfigurationskontrollregeln.
• Sicherstellung, dass die Dokumente einen nachvollziehbaren und genehmigten Freigabeprozess durchlaufen, bevor sie archiviert werden.
• Unterstützung von Aufgaben im Zusammenhang mit dem Produktkonfigurationsmanagement, indem die Repositories mit den relevanten Informationen und zugewiesenen Dokumentationen aktualisiert werden.
• Enge Zusammenarbeit mit Projektmanagern, Ingenieuren, den Programmingenieuren und dem Dokumentenkontrollteam, um sicherzustellen, dass die ESO-Dokumentation für Beschaffungen sowie die von Auftragnehmern und Konsortien eingereichte Dokumentation den relevanten Anforderungen an das Dokumentenmanagement entspricht und korrekt im ESO-PDM-System gespeichert wird.
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Aktualisierung und Implementierung von Vertragsdatenlisten (CDL) für Beschaffungen.
• Bereitstellung von Unterstützung für Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass das relevante Dokumentenarchiv effektiv genutzt wird und die Verfahren zur Dokumentenverwaltung ordnungsgemäß befolgt werden.
• Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen für Auftragnehmer und Konsortien, um eine genaue und effiziente Dokumentenlieferung sicherzustellen.
• Gewährung von Zugriff auf autorisierte Benutzer zu den archivierten Dokumenten gemäß den festgelegten Zugriffsberechtigungsrichtlinien.
• Koordination mit dem ESO-Informationsrepository-Manager und Systemadministrator bezüglich Benutzerlizenzen, Zugriffsgruppen und Zugriffsprofilen.
• Teilnahme an den monatlichen Treffen der PDM-Programmassistenten, die vom ESO-Informationsrepository-Manager geleitet werden.

Wesentliche Kompetenzen und Erfahrungen:

• Ausgezeichnete Kenntnisse und Erfahrungen mit der MS Office Suite, insbesondere Excel, Adobe Acrobat pdf und den Anforderungen an elektronische Signaturen sind unerlässlich.
• Erfahrung mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen.
• Einige Kenntnisse über PLM oder Product Data Management (PDM)-Tools und Dokumente aus den Bereichen Engineering / Beschaffung / Bau / Inbetriebnahme sind erforderlich.
• Bewerber sollten detailorientiert und gut strukturiert sein.
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen und termingebundenen Umfeld zu arbeiten.
• Serviceorientierte Denkweise zusammen mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, Informationen von verschiedenen Stakeholdern schnell zu erfassen und zu verarbeiten und sich an programme spezifische Prozesse anzupassen.

Wünschenswerte Kompetenzen und Erfahrungen:

• Vertrautheit mit der BlueCielo Kronodoc-Umgebung.
• Vertrautheit mit dem Bereich Informationsmanagement.
• Kenntnis der grundlegenden Prinzipien zur Gewährleistung genauer, zuverlässiger, zugänglicher und nützlicher Informationen.
• Erfahrung in multikulturellen wissenschaftlichen Organisationen.
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch als Teammitglied rechtzeitig zu arbeiten.
• Erfahrung im Konfigurationsmanagement.

Qualifikationen:

• Mindestens haben Sie Ihre Sekundarschulausbildung abgeschlossen und verfügen über mindestens 3 Jahre relevante praktische Erfahrung sowie Nachweise über kontinuierliche berufliche Weiterbildung.
• Ein Bachelor-Abschluss, idealerweise in einem relevanten Fachgebiet (Dokumentenmanagement, technisches Schreiben, Dokumentation, Bibliotheks- und/oder Informationswissenschaften), wäre sehr wünschenswert.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Management technischer Dokumentation (idealerweise in den Bereichen Engineering, Beschaffung, Bau, Inbetriebnahme, Betrieb) unter Verwendung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems.
• Die Position erfordert hervorragende Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift. Zusätzliche Kenntnisse einer anderen europäischen Sprache wie Spanisch und/oder Deutsch wären von Vorteil.

Vergütung und Vertrag:

Wir bieten ein attraktives Vergütungspaket, einschließlich eines wettbewerbsfähigen Gehalts (steuerfrei für Bewerber aus ESO-Mitgliedstaaten), umfassender Altersvorsorge und medizinischer, Bildungs- und anderer sozialer Leistungen sowie finanzielle Unterstützung beim Umzug Ihrer Familie und Unterstützung bei der Platzierung Ihres Kindes/Ihrer Kinder in der Tagesbetreuung.

Die Gehalts- und Karrierestruktur von ESO basiert auf einer Reihe von Karrierewegen, die die Art und das Niveau unserer Rollen widerspiegeln. Jeder Karriereweg besteht aus zwei oder drei Stufen, die verwendet werden, um Erfahrung und Leistung weiter zu reflektieren. Die Rolle des Sustainable Procurement Advisor befindet sich im Karriereweg III.

ESO zielt darauf ab, die Mitglieder des Personals dabei zu unterstützen, ein gutes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben zu wahren. ESO verpflichtet sich auch, familienfreundliche Unterstützung zu bieten und ein Arbeitsumfeld und Richtlinien zu schaffen, die es dem Personal ermöglichen, ihre beruflichen und privaten Verpflichtungen durch flexible Arbeitsregelungen und finanzielle Unterstützung für Familien in Einklang zu bringen.

Der anfängliche bezahlte Associate-Vertrag hat eine feste Laufzeit von einem Jahr mit der Möglichkeit einer Verlängerung, die von der individuellen Leistung und den organisatorischen Anforderungen abhängt und in den geltenden Richtlinien und Personalvorschriften definiert ist. Der Vertrag wird nicht über zwei Jahre hinaus verlängert.

Für weitere Informationen besuchen Sie bitte die Website von ESO.