Contracts Specialist (Reserve list)

Diese Stellenanzeige dient der Rekrutierung für eine Reserve-Liste für mehrere Positionen. ESA initiiert einen Rekrutierungsprozess für die Reserve-Liste, um der konstant hohen Nachfrage nach Vertragspezialisten zur Unterstützung der innovativen Raumfahrtprojekte und -programme der Agentur gerecht zu werden. Diese Reserve-Liste wird aus Kandidaten bestehen, die von dem ESA-Einstellungsteam vorab bewertet und genehmigt wurden und die bereits ein grundlegendes Hintergrundscreening durchlaufen haben. Wenn Sie ausgewählt werden, bleiben Sie für einen Zeitraum von 24 Monaten auf der Reserve-Liste, während dessen Sie für Positionen in bevorstehenden Projekten priorisiert werden. Obwohl die Aufnahme in die Reserve-Liste keine Garantie für eine Anstellung bietet, positioniert sie Sie als wertvolle Ressource zur Besetzung zukünftiger Stellen bei der ESA. Wenn eine relevante Position verfügbar wird, wird Ihre Bewerbung überprüft. In diesem Zusammenhang können Sie zu einem kurzen Nachinterview eingeladen werden und, wenn Sie erfolgreich sind, wird Ihnen ein Angebot unterbreitet. Es sind keine Maßnahmen Ihrerseits erforderlich, wenn Sie auf einer Reserve-Liste platziert werden; die ESA wird Sie direkt über relevante Möglichkeiten kontaktieren.

Diese Stellenanforderung innerhalb der Vertragsabteilung soll einen Pool von Vertragspezialisten aufbauen, um möglicherweise eine Reihe von Positionen am ESTEC zu besetzen, die im Laufe von 2026 oder 2027 bestätigt werden. Die Vertragsabteilung ist Teil der Direktion für Kommerzialisierung, Industrie und Wettbewerbsfähigkeit und ist in verschiedene Abteilungen und Dienste organisiert, um die Programm-Direktionen der ESA zu unterstützen. Sie werden die Ausschreibungsaktionen und die entsprechenden Verträge/Kooperationsvereinbarungen unterstützen, die Ihnen zugewiesen werden und in den spezifischen Kompetenzbereich des Dienstes fallen. In diesem Rahmen beraten Sie direkt die einleitenden Behörden in Bezug auf rechtliche und verfahrenstechnische Angelegenheiten unter der Aufsicht des zuständigen ESA-Vertragsbeauftragten und haben eine hierarchische Berichtslinie zum Leiter des relevanten Vertragsdienstes. Dies sichert das angemessene Maß an Unabhängigkeit, um Unparteilichkeit, Transparenz und die Einhaltung des Ausschreibungs- und Vergabeprozesses zu gewährleisten.

Als Vertragspezialist wird Ihr Kompetenzbereich hauptsächlich Beschaffungsaktionen in offenen, eingeschränkten und nicht wettbewerblichen Ausschreibungen mit einem begrenzten finanziellen Haftungsniveau umfassen und unter der Aufsicht des verantwortlichen Vertragsbeauftragten oder des Leiters des relevanten Dienstes stehen.

Aufgaben

• Vorbereitung der zugewiesenen Elemente der Ausschreibung, Vertrags- und Kooperationsvereinbarungsdokumentation in enger Zusammenarbeit mit den technischen Diensten;
• Bereitstellung von Leitlinien zur Anwendung der relevanten, aktuellen rechtlichen und industriellen politischen Maßnahmen während der Ausschreibungs- und Vertragsumsetzungsprozesse;
• Organisation und Koordination mit allen relevanten internen ESA-Stakeholdern in allen Phasen der Beschaffung, einschließlich der Herausgabe der Ausschreibungen, Teilnahme an der Bewertung von Vorschlägen oder, wo relevant, Sicherstellung, dass die Vorschläge ordnungsgemäß bewertet werden und dass der Vertrag oder die Kooperationsvereinbarung mit den ausgewählten wirtschaftlichen Akteuren verhandelt und formalisiert wird;
• Überwachung der Umsetzung der Verträge und Kooperationsvereinbarungen unter Ihrer Verantwortung gemäß den geltenden vertraglichen Bestimmungen und industriellen politischen Regeln, einschließlich der Verhandlung aller Änderungen des Vertrags und Unterstützung der eventuellen Beendigung;
• Unterstützung des Vertragsbeauftragten bei der Umsetzung großer Verträge, einschließlich der Verhandlung von Änderungen an solchen großen Verträgen und, falls relevant, der eventuellen Beendigung;
• Aufbau einer Vertrauensbeziehung zu den technischen Beamten und relevanten Teams, einschließlich der Finanz- und Projektcontroller, und Beratung in Bezug auf ausschreibungs-/vertragsbezogene Angelegenheiten innerhalb Ihres Kompetenzbereichs;
• Sicherstellung der Einhaltung der relevanten Leistungskennzahlen (KPIs) und Innovation der Beschaffungsprozesse mit dem Ziel, die Zeit bis zum Vertrag zu verbessern;
• Förderung des Bewusstseins und des Verständnisses für die Ausschreibungs- und Vergabeprozesse der ESA bei den relevanten Stakeholdern;
• Effektive Bearbeitung aller zugewiesenen administrativen, vertraglichen, rechtlichen und industriellen Fragen, die regelmäßige und direkte Interaktion mit industriellen Partnern erfordern.

Technische Kompetenzen

• Kenntnis des Vertrags-, öffentlichen Beschaffungs- und internationalen Wirtschaftsrechts
• Verständnis von Fragen des geistigen Eigentums
• Erste Erfahrungen mit öffentlicher Ausschreibung und Vergabe
• Verständnis von Ausschreibungsunterlagen und Entwurf maßgeschneiderter Bedingungen
• Verständnis der europäischen und internationalen Geschäftsumgebungen, idealerweise im Raumfahrtsektor
• Verständnis der finanziellen Aspekte von Verträgen
• Gute Verhandlungsfähigkeiten

Verhaltenskompetenzen

• Ergebnisorientierung
• Betriebliche Effizienz
• Förderung der Zusammenarbeit
• Beziehungsmanagement
• Kontinuierliche Verbesserung
• Vorausschauendes Denken

Für weitere Informationen konsultieren Sie bitte das Handbuch zu den Kernverhaltenskompetenzen der ESA.

Ausbildung

Eine berufliche Qualifikation (EQF-Niveau 5) in einem relevanten Fachgebiet ist für diese Stelle erforderlich.

Zusätzliche Anforderungen

Darüber hinaus sollten Sie über:

• relevante Berufserfahrung in Verträgen und/oder öffentlicher Beschaffung verfügen, die in einer öffentlichen Verwaltung oder in einer internationalen Organisation, einem Unternehmen oder einer spezialisierten Kanzlei erworben wurde;
• ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich;
• eine Kundenorientierung mit gesundem Urteilsvermögen bei der Problemlösung;
• Diskretion und Integrität;
• die Fähigkeit, mit mehreren internationalen Akteuren zu interagieren und im Team zusammenzuarbeiten, um organisatorische Ziele zu erreichen;
• betriebliche Effizienz, einschließlich hervorragender Planungs- und Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient parallel zu verwalten;
• die Fähigkeit, auch unter Druck konsistent zu arbeiten;
• die Fähigkeit, IT-Tools zu nutzen, einschließlich solcher für die Durchführung administrativer Aufgaben;
• die Fähigkeit, vertragliche und rechtliche Texte in Französisch und/oder Englisch zu verstehen und zu formulieren.

Diversität, Chancengleichheit und Inklusion

Die ESA ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, Vielfalt innerhalb der Belegschaft zu erreichen und ein integratives Arbeitsumfeld zu schaffen. Wir begrüßen daher Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit, religiösen Überzeugungen, Alter, Behinderung oder anderen Merkmalen. Bei der Agentur schätzen wir Vielfalt und heißen Menschen mit Behinderungen willkommen. Wo immer möglich, bemühen wir uns, Personen mit Behinderungen zu unterstützen, indem wir die notwendige Unterstützung am Arbeitsplatz bereitstellen. Die Personalabteilung kann auch während des Rekrutierungsprozesses Unterstützung bieten. Wenn Sie dies weiter besprechen möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter contact.human.resources@esa.int.

Wichtige Informationen und Haftungsausschluss

Während des Rekrutierungsprozesses kann die Agentur von den Bewerbern verlangen, an Auswahltests teilzunehmen. Darüber hinaus müssen erfolgreiche Kandidaten vor der Ernennung ein grundlegendes Screening durchlaufen, das von einem externen Hintergrundscreening-Dienst durchgeführt wird, in Übereinstimmung mit den Sicherheitsverfahren der Europäischen Weltraumorganisation. Die auf der Karriereseite der ESA veröffentlichten Informationen zu den Arbeitsbedingungen sind zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt. Sie sind nicht als erschöpfend gedacht und beantworten möglicherweise nicht alle Fragen, die Sie haben könnten.

Nationalität und Sprachen

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen nur von Staatsangehörigen eines der folgenden Staaten berücksichtigt werden: Österreich, Belgien, Tschechische Republik, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Ungarn, Irland, Italien, Luxemburg, die Niederlande, Norwegen, Polen, Portugal, Rumänien, Slowenien, Spanien, Schweden, die Schweiz, das Vereinigte Königreich sowie Kanada, Zypern, Lettland, Litauen und die Slowakei. Gemäß dem ESA-Vertrag werden Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Qualifikationen rekrutiert, wobei eine angemessene Verteilung der Stellen unter den Staatsangehörigen der Mitgliedstaaten berücksichtigt wird. Die Arbeitssprachen der Agentur sind Englisch und Französisch. Gute Kenntnisse einer dieser Sprachen sind erforderlich. Kenntnisse einer weiteren Sprache eines Mitgliedstaates wären von Vorteil.