Senior Events & Programme Manager

Wien, Vollzeit

Vergütung: €70.000-90.000 brutto pro Jahr

Startdatum: September 2026

Europa hat viele Konferenzen, Podiumsdiskussionen und institutionelle Treffen. Doch oft verlassen die Menschen diese mit einem Ausweis, einem Notizbuch und sehr wenig anderem.

Bei der Europe's Futures Initiative wollen wir etwas anderes schaffen. Wir möchten Momente kreieren, die wichtig sind: Gespräche, an die sich die Menschen erinnern, Räume, in denen unerwartete Allianzen entstehen, Formate, die zum anders Denken anregen, und Erfahrungen, die den Teilnehmern mehr als nur ein Programm und ein paar Visitenkarten hinterlassen.

EFI ist eine neue europäische Plattform mit Sitz in Wien. Wir bringen Denker, politische Entscheidungsträger, Journalisten, Künstler, zivilgesellschaftliche Führungspersönlichkeiten, Stipendiaten und Praktiker zusammen, um die Zukunft Europas zu erdenken, zu debattieren und zu gestalten.

Wir suchen jemanden, der uns hilft, Dinge schön, präzise, ambitioniert und europaweit umzusetzen.

Wer wir sind

Die Europe's Futures Initiative ist eine neue unabhängige Organisation, die an der Schnittstelle von Ideen, Politik, Kultur und öffentlicher Debatte arbeitet. Wir produzieren Inhalte, versammeln Menschen, starten Projekte, unterstützen mehr als 40 Mitglieder in ganz Europa und schaffen Räume, in denen die Zukunft des Kontinents mit Ambition, Tiefe und Vorstellungskraft diskutiert werden kann.

Unser Team ist klein, das Tempo ist intensiv und es gibt noch viele Dinge zu bauen. Genau deshalb ist es wichtig, jetzt bei EFI einzusteigen. Dies ist keine Rolle für jemanden, der einen bestehenden Veranstaltungskalender pflegen möchte. Es ist eine Rolle für jemanden, der die Kultur des Zusammenkommens einer neuen europäischen Organisation mitgestalten möchte.

Was wir suchen

Wir suchen einen Senior Events & Programme Manager, der hochwertige EFI-Veranstaltungen in ganz Europa entwerfen, organisieren und durchführen kann. Jemand, der weiß, dass eine Veranstaltung niemals nur eine Veranstaltung ist. Sie ist Inhalt, Gastfreundschaft, Logistik, Atmosphäre, Timing, Beziehungen und Magie.

Wir suchen jemanden mit dem Instinkt, Dinge geschehen zu lassen: jemand, der das fehlende Detail sieht, bevor es ein Problem wird, der viele Interessengruppen managen kann, ohne die Klarheit zu verlieren, und der sich tief darum kümmert, was die Teilnehmer fühlen, verstehen und mitnehmen.

Sie sollten in der Lage sein, kleine geschlossene Abendessen, Rückzüge, öffentliche Gespräche, Workshops oder größere Versammlungen zu organisieren, ohne Angst vor Komplexität, Reisen, Druck oder kurzfristigen Änderungen zu haben. Sie sollten die berufliche Disziplin eines Eventmanagers, den Geschmack eines Kurators, die Ruhe eines Produzenten und die Energie eines Menschen haben, der etwas Neues in Europa aufbauen möchte.

Woran Sie arbeiten werden

• Entwurf und Produktion von EFI-Veranstaltungen in ganz Europa.
• Entwicklung von Veranstaltungskonzepten, Formaten, Agenden und Teilnehmerreisen.
• Koordination von Logistik, Veranstaltungsorten, Lieferanten, Reisen, Gastfreundschaft, technischen Bedürfnissen und der Produktion vor Ort.
• Erstellung und Verfolgung von Zeitplänen, Budgets, Checklisten und Produktionsplänen.
• Enge Zusammenarbeit mit dem EFI-Team, um sicherzustellen, dass jede Veranstaltung einen klaren strategischen, intellektuellen und gemeinschaftsbildenden Zweck erfüllt.
• Management von Beziehungen zu Rednern, Teilnehmern, Partnern, Veranstaltungsorten und externen Interessengruppen.
• Hilfe beim Aufbau von EFI's Veranstaltungsstandards, Vorlagen, Routinen und Lieferantennetzwerken.
• Sicherstellen, dass die Teilnehmer die EFI-Veranstaltungen mit dem Gefühl verlassen, dass etwas Bedeutungsvolles passiert ist.

Was wir erwarten

• Mehrere Jahre Erfahrung im Eventmanagement, in der Veranstaltungsproduktion, in der kulturellen Programmierung, in der Öffentlichkeitsarbeit, bei Konferenzen, Festivals, institutionellen Veranstaltungen oder in einem verwandten Bereich.
• Die Fähigkeit, komplexe Projekte mit vielen beweglichen Teilen zu managen.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und sehr starke Aufmerksamkeit für Details sowie einen strukturierten Arbeitsstil.
• Starkes Stakeholder-Management und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit hochrangigen Rednern, Partnern, Institutionen oder hochrangigen Teilnehmern.
• Die Fähigkeit, unter Druck ruhig, klar und lösungsorientiert zu bleiben.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse. Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil, aber nicht erforderlich.
• Ein starkes Gespür für Gastfreundschaft, Atmosphäre und Teilnehmererfahrung.
• Interesse an europäischer Politik, internationalen Angelegenheiten, Kultur, Demokratie, Zivilgesellschaft oder öffentlicher Debatte.
• Bereitschaft, regelmäßig durch Europa zu reisen.
• Die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen.

Was wir bieten

• Die Möglichkeit, eine neue europäische Organisation von Anfang an mit aufzubauen.
• Eine Rolle mit echtem Einfluss auf die Veranstaltungen und die Kultur des Zusammenkommens von EFI.
• Die Chance, in ganz Europa mit Denkern, politischen Entscheidungsträgern, zivilgesellschaftlichen Führungspersönlichkeiten, Journalisten, Künstlern und Institutionen zu arbeiten.
• Ein kleines, ehrgeiziges und kollaboratives Team.
• Ein schnelles und intensives Arbeitsumfeld für Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, Schwung entwickeln und Dinge erledigen.
• Beitrag zu einer sinnvollen Mission im europäischen Kontext.
• Flexibilität und ein hybrides Arbeitsumfeld.
• Ein Büro im Zentrum von Wien.

Was diese Rolle nicht ist

Wir suchen nicht jemanden, der einfach bestehende Formate wiederholt oder Logistik isoliert verwaltet. EFI ist jung und wächst, daher können sich Prioritäten schnell ändern und neue Möglichkeiten schnell ergeben. Die Rolle erfordert Flexibilität, Ruhe unter Druck und die Fähigkeit, Ordnung zu schaffen, während noch gebaut wird. Dies ist auch keine rein logistische Rolle. Wir suchen jemanden, der über das große Ganze nachdenkt: Inhalt, Menschen, Atmosphäre und Wirkung, nicht nur über Zeitpläne, Lieferanten und Checklisten.