Zentrale Assistenz der kaufmännischen und fachlichen Leitung (m/w/d)

Als diakonisches Dienstleistungsunternehmen in Norddeutschland mit rund 6.500 Mitarbeitenden sind wir schwerpunktmäßig in den Bereichen Eingliederungshilfe, Bildung und Medizin tätig. „Fachliche Kompetenz, Wertschätzung und Respekt sind die Pfeiler unserer Arbeit.“ Mit einer optimistischen und Mut machenden Arbeitsweise beraten und begleiten wir in unseren Psychosozialen Zentren Menschen mit psychischen Erkrankungen im Rahmen der Assistenz in der Sozialpsychiatrie (ASP). Teamarbeit, gezielte Fort- und Weiterbildung sowie Supervision sichern die Qualität unserer Arbeit.

In den Psychosozialen Zentren Hamburg der Evangelischen Stiftung Alsterdorf erhalten Menschen mit psychischen Erkrankungen ambulante Eingliederungshilfe. Wir suchen für die Mitarbeit in der kaufmännischen Abteilung sowie für die Pflege der Infrastruktur unserer drei Standorte eine Zentrale Assistenz der kaufmännischen und fachlichen Leitung (m/w/d).

Arbeitsumfeld

Sie arbeiten mit der kaufmännischen und der fachlichen Leitung zusammen und unterstützen die Teams an den Standorten bei der Umsetzung standortrelevanter Aufgaben. Unsere Standorte befinden sich in Rahlstedt, Winterhude und Alsterdorf. Ihre Einsatzorte sind flexibel entweder im mobilen Office oder bei Bedarf an den jeweiligen Standorten vor Ort. Ihr Tätigkeitsfeld ist vorwiegend kaufmännisch und organisatorisch.

• Kaufmännische Aufgaben: Rechnungsprüfung, Tätigen von Bestellungen, Erstellen von Ausgangsrechnungen, Datenbankpflege, u.Ä.
• Microsoft Office, insbesondere Excel: Aufbereiten von Daten, Erstellen von Kostenvergleichen und Finanzübersichten
• IT-Koordination: Ansprechpartner*in bei Problemen sowie Veränderungen für die IT-Firmen sowie die Mitarbeitenden, Anfragen von Angeboten
• Terminkoordination von Dienstleistungen: Termine vereinbaren, koordinieren bzw. abwickeln, z.B. mit Handwerk, IT, u.Ä.
• Fuhrparkmanagement: Erstellen und aktualisieren von Übersichten über Fahrtenbücher und Führerscheine, sowie vorhandene Autos und deren Leasing-Laufzeiten, Abwicklung von Schadensfällen und Inspektionen
• Übernahme von Aufgaben im Bereich Arbeitsschutz und Hygiene
• Mitarbeit beim Verwalten und Erstellen von Stellenanzeigen
• Reporting an die kaufmännische und fachliche Leitung

Ihr Profil:

• Eine erfolgreiche Ausbildung z.B. als Bankkauffrau/-mann oder mehrjährige Berufserfahrung
• Gute EDV-Kenntnisse
• IT-Affinität
• Kommunikationstalent und Sicherheit in Wort- und Schriftsprache
• Problemlösungskompetenz und strategisches Denken
• KFZ-Führerschein

Nähere Informationen und Details werden im Gespräch erläutert. Das Leitbild unserer Stiftung spiegelt unser christliches Selbstverständnis wider und bildet die Grundlage Ihres Handelns.

Wir bieten:

• Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Aufgaben ohne Schichtdienst
• Eine gründliche und individuelle Einweisung in die jeweiligen Standorte und kaufmännischen Arbeitsbereiche
• Mitgestaltungsmöglichkeiten in einem lebendigen Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und ein kollegiales Miteinander in der Zusammenarbeit mit den Teams und der Leitung
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld, 30 Tage Urlaub (auf Basis der 5-Tage-Woche)
• Ein vergünstigtes Deutschlandticket
• Eine zusätzliche Altersversorgung (EZVK)
• Anonyme Sozialberatung für Mitarbeitende zu beruflichen und privaten Themen

Vergütung: Nach KTD (Kirchlicher Tarifvertrag der Diakonie)

Arbeitsbeginn: Ab 01.06.25 oder nach Vereinbarung

Befristung: Zwei Jahre mit Option auf Verlängerung

Arbeitszeit: 30 Std./Wo

Sonstiges: Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.