Logistic Operations Administrator (w/m/d)

Permanent employee, Full-time · Berlin Köpenicker Straße 154, 10997 Berlin

Über die Rolle

In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale operative Funktion im Retouren- und Transportumfeld mit Fokus auf Sendungsmonitoring sowie Schadens- und Verlustfälle (Carrier Claims). Du stellst durch Tracking, Datenpflege, Nachforschungen und Reporting reibungslose Retourenprozesse sicher und verantwortest die End-to-End Bearbeitung von Claims inkl. Kommunikation mit Versanddienstleistern. Darüber hinaus unterstützt du im operativen Tagesgeschäft, bei KPI-Auswertungen sowie in logistiknahen Themen wie Inventuren, Abrechnungen oder Zollprozessen.

Deine Aufgaben

• Retourenmanagement & Datenpflege: Administrative Unterstützung im Retourenmanagement durch Übertragung und Pflege von Rücksendedaten aus Dienstleister-Reports in interne Systeme sowie Sicherstellung der Datenqualität und -vollständigkeit.
• Retourenmonitoring & Sendungsnachverfolgung: Sicherstellung reibungsloser Retourenabläufe inkl. Tracking, Dokumentation, Datenabgleich mit internen Systemen sowie Überwachung des täglichen Sendungsvolumens und Nachforschungen bei Abweichungen oder nicht zugestellten Sendungen.
• Carrier Claims End-to-End: Operative Bearbeitung von Schadens- und Verlustfällen (Carrier Claims) von der Einleitung über Nachverfolgung und Fristenmonitoring bis zur finalen Klärung mit Versanddienstleistern inkl. proaktiver Kommunikation (telefonisch & schriftlich).
• Claims Reporting & Dokumentation: Strukturierte Dokumentation sowie Erstellung von Reportings und Auswertungen zu Claim-Status, Bearbeitungszeiten, Schadensquoten, Volumina und Kostenimpact.
• Schadensanalysen & Prävention: Analyse von Schadensmustern sowie Ableitung präventiver Maßnahmen zur Reduktion von Transportverlusten und -schäden.
• Return Logistics Support: Erstellung von Return Labels sowie Koordination und Buchung von Pickup Requests für Kundenrücksendungen.
• Operatives Tagesgeschäft & KPI-Support: Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft (z. B. interne Anfragen, Statusprüfungen, Sendungsrecherchen, Löschzertifikate) sowie Zuarbeit bei Reporting- und KPI-Auswertungen.
• Logistikprozesse & Compliance Support: Unterstützung bei Inventur- und Jahresendprozessen, Prüfung logistischer Abrechnungen sowie Mitwirkung bei zollrelevanten Themen und Versanddokumentation.

Dein Wohlbefinden ist unser Investment

• Bezuschusste Mitgliedschaften beim Urban Sports Club
• 30 Urlaubstage pro Jahr
• Monatlich bis zu 50 € Extra-Guthaben über Circula (für Lebensmittel, Drogerie, Baumärkte, Tankstellen u. a.)
• Jährlicher Mobilitätszuschuss von 348 € für den ÖPNV
• Zugang zur High Five App mit einem täglichen Budget
• Zugang zu mentaler Gesundheitsunterstützung über Voiio
• Die Möglichkeit für bis zu 4 Wochen im EU Ausland zu arbeiten
• Betrieblicher Altersvorsorgezuschuss
• Jährliche Grippeschutzimpfungen und Sehtests
• Frisches Obst, gesunde Snacks, hochwertige Kaffeespezialitäten und Softdrinks

Ein Arbeitsumfeld, das mehr bietet

• Laptop und Smartphone deiner Wahl
• Ergonomische Stühle und höhenverstellbare Schreibtische
• Hundefreundliches Büro

Gemeinschaft & Zusammenhalt

• Wöchentliche bezahlte Company Lunches und Frühstücks-Events
• Sommer- und Winterfest
• Teilnahme an unseren Employee Resource Groups

Lernen gehört zum Job

• Zugang zur Everphone Academy
• Interne Lernplattform EverLearn – Lernen voneinander und miteinander
• Vollständig finanzierte Sprachkurse (Deutsch & Englisch)
• Regelmäßige interne Workshops und Lernformate

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung in Logistik oder ein Studium mit Schwerpunkt Logistik.
• Mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit und Koordination von Logistikdienstleistern.
• Idealerweise bringst du erste Führungserfahrung mit oder bist bereit, den nächsten Karriereschritt in eine Führungsrolle zu gehen.
• Die Erreichung von KPIs motiviert dich, und du unterstützt dein Team gezielt bei der Zielerreichung.
• Du arbeitest klar und strukturiert, behältst den Überblick.
• Sicherer Umgang mit Excel und Google Sheets, einschließlich Formeln und Pivot-Tabellen.
• Klare und proaktive Kommunikation sowie Flexibilität im Umgang mit verschiedenen Gesprächspartnern zeichnen dich aus.
• Du hast Erfahrung in der Steuerung mehrerer Projekte, setzt Prioritäten und hältst Fristen zuverlässig ein.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (mindestens C1).

Everphone ist die One-Stop-Lösung für Firmensmartphones und -tablets. Als Pionier und führender Device-as-a-Service-Anbieter übernimmt Everphone Beschaffung, Konfiguration, Verwaltung, Sicherheit und Austausch der Geräte für Unternehmen und Organisationen. Die Zeitersparnis der firmeninternen IT beträgt beim Einrichten der Geräte bis zu zwei Stunden pro Gerät. DaaS erlaubt es Unternehmen und Mitarbeiter*innen, ihr bevorzugtes Smartphone von Herstellern wie Apple, Samsung, Google und Fairphone auszuwählen. Everphone verwaltet bereits über 400.000 Geräte für mehr als 1.000 Unternehmen, darunter internationale Unternehmensberatungen und mehrere DAX Unternehmen. Das 2016 von Jan Dzulko gegründete Unternehmen beschäftigt rund 300 Mitarbeiter*innen in Berlin, München und Miami. Zu den Investoren gehören u. a. Alleycorp, Apollo, Cadence Growthl, signals Venture und Tl.