Conference and Event Manager (all genders)

Evotec sucht einen hochmotivierten und engagierten Conference & Events Manager (alle Geschlechter) in Vollzeit und unbefristet, um die Planung, Durchführung und kontinuierliche Verbesserung des globalen Konferenz- und Veranstaltungsportfolios von Evotec zu leiten. Diese Rolle spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Unternehmensziele, der Stärkung der Kundenbeziehungen, der Verbesserung der Markenbekanntheit und der Generierung kommerzieller Chancen durch wirkungsvolle Veranstaltungen. Dies ist eine praktische Position mit umfassender Verantwortung für Konferenzen, Messen, Kundenveranstaltungen, Executive Roundtables, Workshops und andere strategische Engagementformate. Sie arbeiten eng mit Marketing, Geschäftsentwicklung, wissenschaftlicher Leitung, Betrieb und Key Account Management in einem hochgradig kollaborativen und internationalen Umfeld zusammen.

Verantwortlichkeiten

• Konferenz- und Veranstaltungsmanagement
  • Planung, Koordination und Durchführung der Teilnahme von Evotec an globalen Konferenzen, Messen und strategischen Veranstaltungen
  • Management mehrerer Projekte gleichzeitig, Sicherstellung der termingerechten Lieferung, Einhaltung des Budgets und operativer Exzellenz
  • Koordination aller Aspekte der Veranstaltungsdurchführung, einschließlich Logistik, Registrierungen, Lieferantenmanagement, Werbematerialien und Kommunikation mit Stakeholdern
  • Förderung der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse für Konferenzen und Veranstaltungen
• Strategische Veranstaltungsplanung & Stakeholder-Engagement
  • Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung der jährlichen Konferenz- und Veranstaltungsstrategie von Evotec
  • Bewertung von Konferenz- und Sponsoringmöglichkeiten und Bereitstellung von Empfehlungen basierend auf strategischer Passung und Unternehmenszielen
  • Planung und Durchführung maßgeschneiderter Kundenveranstaltungen, Executive Roundtables, Beiräte und Aktivitäten zur Meinungsführerschaft
  • Zusammenarbeit mit Führungskräften, Kunden, Partnern, wissenschaftlichen Beratern und Key Opinion Leaders (KOLs), um wirkungsvolle Erlebnisse zu schaffen
• Bereichsübergreifende Zusammenarbeit
  • Agieren als zentrale Koordinationsstelle zwischen Marketing, Geschäftsentwicklung, wissenschaftlicher Leitung, Betrieb, Key Account Management und externen Partnern
  • Unterstützung von Rednern, Präsentatoren und Teilnehmern während der Veranstaltungsvorbereitung und -durchführung
  • Sicherstellung der Übereinstimmung hinsichtlich Ziele, Zielgruppen, Botschaften und Erfolgsmessungen
• Budget- & Lieferantenmanagement
  • Verwaltung von Veranstaltungsbudgets und Überwachung der Ausgaben
  • Verhandlung und Pflege von Beziehungen zu Konferenzorganisatoren, Agenturen, Veranstaltungsorten und Lieferanten
  • Sicherstellung der Einhaltung von Beschaffungsprozessen und internen Richtlinien
• Leistungsanalyse & Berichterstattung
  • Verfolgung und Analyse der Veranstaltungsleistung anhand von KPIs (z.B. Kundenengagement, Meetings, Lead-Generierung, Pipeline-Beitrag, ROI)
  • Erstellung von Nachberichten und Bereitstellung von Empfehlungen für zukünftige Teilnahmen und Investitionsentscheidungen
  • Nutzung von Daten und Erkenntnissen zur kontinuierlichen Optimierung des Veranstaltungsportfolios von Evotec
• Marken- & Marketingunterstützung
  • Sicherstellung, dass alle Veranstaltungen und Materialien mit der Unternehmensmarke und den Botschaften von Evotec übereinstimmen
  • Zusammenarbeit mit Marketingteams zur Maximierung von Kampagnen, Inhalten, Kommunikation und Möglichkeiten zur Meinungsführerschaft rund um Veranstaltungen
  • Agieren als interner Experte für Veranstaltungen als strategischen Marketing- und Geschäftsentwicklungskanal

Qualifikationen

• Abschluss in Marketing, Kommunikation, Betriebswirtschaft, Eventmanagement, Lebenswissenschaften oder einem verwandten Bereich
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Konferenzmanagement, Eventmarketing oder einer ähnlichen Rolle, vorzugsweise in einem B2B-Umfeld
• Nachweisliche Erfahrung in der Verwaltung komplexer internationaler Konferenzen und Veranstaltungen
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften, Kunden und externen Stakeholdern
• Erfahrung in den Bereichen Lebenswissenschaften, Biotechnologie, Pharma oder Gesundheitswesen ist von Vorteil
• Starke Projektmanagement- und Organisationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten
• Starkes analytisches Denken mit der Fähigkeit, Daten in umsetzbare Erkenntnisse zu übersetzen
• Kommerzielle Sensibilität und kundenorientiertes Denken
• Proaktive, lösungsorientierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu managen
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere PowerPoint und Excel
• Erfahrung mit CRM-Systemen, Veranstaltungsplattformen und Projektmanagement-Tools (z.B. Smartsheet) ist von Vorteil
• Fließend in Englisch
• Bereitschaft zu internationalen Reisen nach Bedarf

Unser Angebot

• Eine Position in einem dynamischen und spannenden beruflichen Umfeld, gefördert durch eine offene Kultur und einen Gemeinschaftsgeist
• Ein vielfältiges, internationales Team mit einem dynamischen Arbeitsumfeld, das Kreativität, Innovationen und Teamarbeit fördert
• 30 Tage Jahresurlaub, monatliche Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel und eine hauseigene Kantine
• Kapitalbildende Leistungen, flexible Arbeitszeiten, Urlaubsvergütung und jährliche Boni abhängig von der Leistung