Senior Executive Assistant (m/w/d)

Über Evotec
Bei Evotec sind wir von unserem Ziel getrieben – *Innovation in der Arzneimittelentdeckung freizusetzen, um lebensverändernde Medikamente zu entwickeln*. Als globaler Marktführer in der Arzneimittelentdeckung und -entwicklung bringen wir ehrgeizige Experten zusammen, um die Zukunft der modernen Medizin zu gestalten. Unser einzigartiges Geschäftsmodell, unternehmerisches Denken und eine leistungsstarke Kultur ermöglichen es uns, einen Einfluss auszuüben. Schließen Sie sich uns an und werden Sie Teil eines Führungsteams, das Zusammenarbeit, Zuverlässigkeit und operative Exzellenz schätzt.

Rollenübersicht
Wir suchen eine erfahrene und proaktive Senior Executive Assistant, um Mitglieder des Vorstands und das obere Management von unserem Büro in Hamburg zu unterstützen. In dieser Rolle sind Sie eine zentrale unterstützende Kraft, die sicherstellt, dass das Führungsteam sich auf strategische Prioritäten konzentrieren kann, während Sie operative und administrative Funktionen mit Präzision und Diskretion verwalten, koordinieren und ausführen.

Sie arbeiten eng mit Führungskräften und internen Partnern zusammen, erleichtern effiziente Arbeitsabläufe, organisieren wichtige Meetings und Veranstaltungen und vertreten das Vorstandsbüro intern und extern mit Professionalität. Diese Rolle erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, hohe Integrität und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu gedeihen, in dem Zuverlässigkeit und Detailgenauigkeit von größter Bedeutung sind.

Was Sie tun werden

• Komplexe Kalender verwalten und priorisieren, um eine reibungslose Koordination interner und externer Meetings und Anrufe sicherzustellen.
• Geschäftsreisen organisieren, einschließlich Buchungen, detaillierten Reiseplänen und Reisekostenverwaltung.
• Präsentationen, Berichte und Meetingmaterialien vorbereiten, überprüfen und formatieren.
• Professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch bearbeiten und als zentrale Kontaktstelle fungieren.
• Posteingänge und Anfragen triagieren, um zeitnahe Antworten und angemessene Priorisierung sicherzustellen.
• Vertrauliche Dateien, Aufzeichnungen und strukturierte Informationssysteme pflegen.
• Vorstandssitzungen, Führungsworkshops, Offsites und verwandte Veranstaltungen koordinieren und vorbereiten – einschließlich Agenden, Briefingmaterialien, Logistik und Nachverfolgungsmaßnahmen.
• Als primärer Ansprechpartner zwischen Vorstandsmitgliedern, dem oberen Management, internen Teams und externen Partnern fungieren.
• Klare, konsistente und zeitnahe Kommunikation über alle Beteiligten sicherstellen.
• Verbesserungen der administrativen Prozesse identifizieren und umsetzen (z. B. Dokumentenmanagement, Reisebuchung, Meetingvorbereitung).
• Fristen, Prioritäten und Arbeitsabläufe verwalten, um Sichtbarkeit über wichtige Ergebnisse zu gewährleisten.
• Operative Prozesse unterstützen, einschließlich Bestellungen, Rechnungskoordination, Dokumentation und Datenbankpflege.
• Bei der Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung strategischer Projekte und Initiativen für Vorstandsmitglieder helfen.
• Die bereichsübergreifende Koordination für wiederkehrende Managementaktivitäten und besondere Veranstaltungen erleichtern.
• Status überwachen, Updates vorbereiten und die Ausführung von Maßnahmen und Ergebnissen unterstützen.

Was wir suchen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Wirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich.
• Mehrere Jahre Erfahrung in einer Assistenzrolle auf Vorstandsebene.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, strukturiert und diszipliniert zu arbeiten.
• Fließende schriftliche und mündliche Kenntnisse in Englisch und Deutsch.
• Exzellente MS Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit modernen Kollaborationstools.
• Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten unter Druck zu managen.
• Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen mit Diskretion.
• Starke Stakeholder-Management-Fähigkeiten; professionelle und serviceorientierte Herangehensweise.
• Diskretion, Loyalität und professionelle Präsenz.
• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Flexibilität und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und kooperatives Denken.

Warum diese Rolle wichtig ist
Die Senior Executive Assistant zum Vorstand spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung operativer Exzellenz auf höchster Führungsebene. Sie sind entscheidend dafür, dass Vorstandsmitglieder und Führungskräfte sich auf strategische Entscheidungen und hochwirksame Prioritäten konzentrieren können. Durch die Bereitstellung strukturierter, zuverlässiger Unterstützung und reibungsloser Koordination im Führungsteam tragen Sie direkt zur organisatorischen Ausrichtung und Effektivität bei.

Evotec ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir feiern Vielfalt und setzen uns dafür ein, einen integrativen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter zu schaffen.