Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam bei administrativen Aufgaben und sorge für reibungslose Abläufe.
- Unternehmen: Evotec, ein globaler Leader in der Arzneimittelentdeckung mit innovativer Unternehmenskultur.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige und inklusive Arbeitsumgebung mit großartigen Karrierechancen.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und trage zur Zukunft der modernen Medizin bei.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und hervorragende organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 48000 - 84000 € pro Jahr.
Über Evotec
Bei Evotec sind wir von unserem Ziel getrieben – Innovationen in der Arzneimittelentdeckung freizusetzen, um lebensverändernde Medikamente zu entwickeln. Als globaler Marktführer in der Arzneimittelentdeckung und -entwicklung bringen wir ehrgeizige Experten zusammen, um die Zukunft der modernen Medizin zu gestalten. Unser einzigartiges Geschäftsmodell, unternehmerisches Denken und eine leistungsstarke Kultur befähigen uns, einen Einfluss auszuüben. Schließen Sie sich uns an und werden Sie Teil eines Führungsteams, das Zusammenarbeit, Zuverlässigkeit und operative Exzellenz schätzt.
Rollenübersicht
Wir suchen eine erfahrene und proaktive Senior Executive Assistant zur Unterstützung der Mitglieder des Vorstands und des oberen Managements von unserem Büro in Hamburg. In dieser Rolle werden Sie eine zentrale unterstützende Kraft sein, die sicherstellt, dass das Führungsteam sich auf strategische Prioritäten konzentrieren kann, während Sie operative und administrative Funktionen mit Präzision und Diskretion verwalten, koordinieren und ausführen.
Sie arbeiten eng mit Führungskräften und internen Partnern zusammen, erleichtern effiziente Arbeitsabläufe, organisieren wichtige Meetings und Veranstaltungen und vertreten das Vorstandsbüro professionell intern und extern. Diese Rolle erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, hohe Integrität und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu gedeihen, in dem Zuverlässigkeit und Detailgenauigkeit von größter Bedeutung sind.
Was Sie tun werden
- Komplexe Kalender verwalten und priorisieren, um eine reibungslose Koordination interner und externer Meetings und Anrufe sicherzustellen.
- Geschäftsreisen organisieren, einschließlich Buchungen, detaillierten Reiseplänen und Reisekostenverwaltung.
- Präsentationen, Berichte und Meetingmaterialien vorbereiten, überprüfen und formatieren.
- Professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch bearbeiten und als zentrale Kontaktstelle fungieren.
- Posteingänge und Anfragen triagieren, um zeitnahe Antworten und angemessene Priorisierung sicherzustellen.
- Vertrauliche Dateien, Aufzeichnungen und strukturierte Informationssysteme pflegen.
- Vorstandssitzungen, Führungsworkshops, Offsites und verwandte Veranstaltungen koordinieren und vorbereiten – einschließlich Agenden, Briefingmaterialien, Logistik und Nachverfolgungsmaßnahmen.
- Als primäre Schnittstelle zwischen Vorstandsmitgliedern, oberem Management, internen Teams und externen Partnern fungieren.
- Klare, konsistente und zeitnahe Kommunikation über alle Beteiligten sicherstellen.
- Verbesserungen der administrativen Prozesse identifizieren und umsetzen (z. B. Dokumentenmanagement, Reisebuchung, Meetingvorbereitung).
- Fristen, Prioritäten und Arbeitsabläufe verwalten, um Sichtbarkeit über wichtige Ergebnisse zu gewährleisten.
- Operative Prozesse unterstützen, einschließlich Bestellungen, Rechnungskoordination, Dokumentation und Datenbankpflege.
- Bei der Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung strategischer Projekte und Initiativen für Vorstandsmitglieder helfen.
- Die bereichsübergreifende Koordination für wiederkehrende Managementaktivitäten und besondere Veranstaltungen erleichtern.
- Status überwachen, Updates vorbereiten und die Ausführung von Maßnahmen und Ergebnissen unterstützen.
Was wir suchen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Wirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich.
- Mehrere Jahre Erfahrung in einer Assistenzrolle auf Vorstandsebene.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, strukturiert und diszipliniert zu arbeiten.
- Fließende schriftliche und mündliche Kenntnisse in Englisch und Deutsch.
- Exzellente MS Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit modernen Kollaborationstools.
- Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten unter Druck zu managen.
- Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen mit Diskretion.
- Starke Stakeholder-Management-Fähigkeiten; professionelle und serviceorientierte Herangehensweise.
- Diskretion, Loyalität und professionelle Präsenz.
- Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
- Flexibilität und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten und kooperatives Denken.
Warum diese Rolle wichtig ist
Die Senior Executive Assistant zum Vorstand spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung operativer Exzellenz auf höchster Führungsebene. Sie sind entscheidend dafür, dass Vorstandsmitglieder und Führungskräfte sich auf strategische Entscheidungen und hochwirksame Prioritäten konzentrieren können. Durch die Bereitstellung strukturierter, zuverlässiger Unterstützung und reibungsloser Koordination im Führungsteam tragen Sie direkt zur organisatorischen Ausrichtung und Effektivität bei.
Evotec ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir feiern Vielfalt und setzen uns dafür ein, einen integrativen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter zu schaffen.
Senior Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Evotec
Evotec ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung in Hamburg bietet. Mit einem starken Fokus auf Zusammenarbeit und operativer Exzellenz fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter. Die Möglichkeit, Teil eines engagierten Führungsteams zu sein, das Vielfalt schätzt und eine inklusive Unternehmenskultur pflegt, macht Evotec zu einem attraktiven Arbeitsplatz für alle, die einen bedeutenden Beitrag zur modernen Medizin leisten möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Senior Executive Assistant (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Evotec über LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren und deine Chancen zu erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen in der Pharmaindustrie und bereite einige Fragen vor, die du im Vorstellungsgespräch stellen kannst. Das zeigt dein Engagement und deine Fachkenntnisse.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt und du alle relevanten Informationen erhältst. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Senior Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist. Authentizität kommt immer gut an!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. Wir lieben es, wenn alles ordentlich und übersichtlich ist!
Pass auf die Details auf!:Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen. Zeig uns, dass du Wert auf Präzision legst – das ist besonders wichtig in der Rolle, die wir besetzen wollen.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und sicher bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Evotec vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Kultur von Evotec. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung von Zusammenarbeit und operativer Exzellenz verstehst und wie du diese Prinzipien in deiner Rolle als Senior Executive Assistant umsetzen kannst.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deinen organisatorischen Fähigkeiten und deinem Umgang mit vertraulichen Informationen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen und zeige, wie du in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahrst.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch zu demonstrieren. Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise vermitteln kannst, sowohl schriftlich als auch mündlich.
✨Zeige Initiative und Flexibilität
Betone deine Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und proaktiv Lösungen zu finden. Teile Beispiele, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast und wie du Verbesserungen in administrativen Prozessen identifiziert und umgesetzt hast.
