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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Arbeitgeber: D.LIVE GmbH ist ein innovatives Unternehmen in der Event- und Veranstaltungsbranche.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitoption und ein dynamisches Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Umfelds und entwickle deine Fähigkeiten in einem spannenden Bereich.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Einstieg ab 01.10.2024, Bewerbung bis 21.09.2024 möglich.
Einsatzgebiet: Deutschland | Nordrhein-Westfalen
Beschäftigung als: Teilzeit
Abteilung: Technik
Eintrittsdatum: 01.10.2024
Angebot verfügbar bis: 21.09.2024
Firma: D.LIVE GmbH & Co. KG
Stellenbeschreibung:
Deine Aufgaben:
- Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben: Erstellen von Berichten, Protokollen und Präsentationen
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Geschäftsreisen
- Terminplanung und -koordination: Abstimmung und Überwachung von Terminen und Fristen
- Organisation von internen und externen Besprechungen
- Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen: Sammlung und Analyse von Daten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung
- Gestaltung von Präsentationsunterlagen und Reports für Meetings und Konferenzen
- Reiseplanung und -organisation: Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln
- Erstellung von Reiseplänen und -abrechnungen
- Organisation und Koordination des Abteilungsbetriebes: Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktion und Ausstattung der MitarbeiterInnen
- Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Arbeitskleidung, PSA o.ä.
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Teammeetings und Veranstaltungen
- Ansprechpartner/in für Mitarbeiter und externe Dienstleister in allen bürobezogenen Fragen: Betreuung von Besuchern und Gästen
Anforderungen:
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation/Studentische Aushilfe
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Serviceorientierung, Diskretion und Zuverlässigkeit
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist
- Sehr hohes Maß an zeitlicher Flexibilität
- Hohe Belastbarkeit und Stressresistenz, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen
Assistenz Executive Director Production (w/m/d) in Teilzeit Arbeitgeber: EVVC e.V
Kontaktperson:
EVVC e.V HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Executive Director Production (w/m/d) in Teilzeit
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Branche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über D.LIVE GmbH & Co. KGA und deren Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an der Firma und ihrer Arbeit hast. Das kann dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu deinen organisatorischen Fähigkeiten und deiner Erfahrung mit MS Office 365. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Eignung für die Stelle unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Belastbarkeit in der Kommunikation. Betone, dass du auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren kannst. Dies ist besonders wichtig für die Assistenzposition, die oft mit hohem Arbeitsaufkommen verbunden ist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Executive Director Production (w/m/d) in Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenbeschreibung sorgfältig zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen widerspiegelt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung mit MS Office 365, da diese für die Position wichtig sind.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für die Assistenzposition bist. Gehe auf deine Serviceorientierung und Teamfähigkeit ein und nenne konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles gründlich durch. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Formulierungen. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei EVVC e.V vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Assistenz des Executive Directors übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle stark auf Organisation und Koordination fokussiert ist, solltest du konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten parat haben. Zeige, wie du in der Vergangenheit Termine koordiniert oder Meetings organisiert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
In dieser Position ist eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsstrategien und Teamarbeit betreffen. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Sei flexibel und belastbar
Die Anforderungen an die Stelle erfordern ein hohes Maß an Flexibilität und Stressresistenz. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du in stressigen Situationen ruhig bleibst und Prioritäten setzt, um deine Aufgaben effizient zu erledigen.
