Facilities Coordinator

Position Overview

Der Facilities Coordinator III wird eng mit dem Management-Team der Facility-Abteilung zusammenarbeiten, um verschiedene Aktivitäten im Bereich Facility zu unterstützen und die Rollen, Aktivitäten und Prozesse der Facilities Coordinator über mehrere Standorte hinweg abzustimmen. Diese Rolle bietet administrative Unterstützung für die Facility-Abteilung, verwaltet Büroabläufe, einschließlich der Koordination von Arbeitsaufträgen, der Kommunikation mit Kunden und Anbietern, der Datenbankverwaltung, der täglichen Abteilungsoperationen, der Pflege von Abteilungsunterlagen und der Bereitstellung allgemeiner Unterstützungsdienste für das Abteilungspersonal. Darüber hinaus wird der Facilities Coordinator III unter der Aufsicht des Facilities Services Managers bei der Verwaltung externer Auftragnehmer zur Unterstützung der Facility-Abteilung helfen, einschließlich der Pflege von Aufzeichnungen und Dienstleistungsverträgen, der Koordination von Projektaktivitäten und der Bereitstellung von Planungsunterstützung sowie der Bereitstellung eines kontinuierlichen Verbesserungsrahmens für langfristige Verbesserungen.

Responsibilities

• Unterstützung der Facility-Abteilung in allen Aspekten der Projektimplementierung und -ausführung nach Bedarf.
• Unterstützung der Facility-Abteilung bei der Verwaltung externer Kontakte und Beziehungen über mehrere Standorte hinweg.
• Hilfe bei der Überprüfung der Leistung von Anbietern, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen und des Leistungsumfangs sicherzustellen.
• Bereitstellung operativer Unterstützung für Einrichtungen an allen Unternehmensstandorten.
• Vertretung der Facility-Abteilung gelegentlich in internen Besprechungen zur Förderung der Zusammenarbeit zwischen den Standorten.
• Koordination von Aktivitäten und Zeitplänen für mehrere Facilities Coordinators, um einen effizienten Arbeitsablauf sicherzustellen.
• Unterstützung aller Aktivitäten der Standorteinrichtungen und der Standortleiter bei Beschaffungs- und Vertragsaktivitäten.
• Unterstützung des Unternehmensprogramms zur Nachhaltigkeit an bestimmten Standorten.
• Organisation und Pflege von Abteilungsdateien, Aufzeichnungen und Kommunikationen für bestimmte Einrichtungen.
• Lieferung klarer, zeitnaher und professioneller Kommunikation an interne und externe Stakeholder.
• Recherche und Vorschlag von Lösungen für einzigartige anlagenbezogene Anfragen an den zugewiesenen Standorten.
• Demonstration von Fähigkeiten in allgemeinen Geschäftspraktiken und effektive Priorisierung konkurrierender Aufgaben.
• Demonstration von Unabhängigkeit und der Fähigkeit, selbstständig mit einer positiven Einstellung und überdurchschnittlichen organisatorischen Fähigkeiten zu arbeiten.
• Anpassungsfähigkeit, Offenheit für Veränderungen, Fähigkeit, in unklaren Situationen zu arbeiten und auf neue Informationen und unerwartete Umstände zu reagieren.
• Starke Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit sowie die Fähigkeit, mündliche Anweisungen und Informationen in schriftliches Format zu übersetzen, wobei bei Bedarf klärende Fragen gestellt werden.
• Fähigkeit, strikte Vertraulichkeit mit sensiblen Daten zu wahren.
• Vertretung der Unternehmensmission und -werte durch Verantwortlichkeit, Innovation, Integrität, Qualität und Teamarbeit.
• Unterstützung und Einhaltung der Richtlinien und Verfahren des Qualitätsmanagementsystems des Unternehmens.
• Regelmäßige und zuverlässige Anwesenheit.
• Handeln mit einer inklusiven Denkweise und Modellierung dieses Verhaltens für die Organisation.
• Fähigkeit, Sicherheitsausrüstung zu verwenden und zu tragen (z. B. Schutzbrille, Laborkittel, Handschuhe, Atemschutzgerät usw.) und Sicherheitsrichtlinien zu befolgen.
• Fähigkeit, häufig und genau mit Mitarbeitern, Kunden und Anbietern persönlich, telefonisch oder per E-Mail zu kommunizieren.
• Fähigkeit, den festgelegten Zeitplan sowie nachts und/oder am Wochenende nach Bedarf zu arbeiten.
• Fähigkeit, Überstunden nach Bedarf zu leisten.
• Fähigkeit, an einem mobilen Gerät, Tablet oder vor einem Computerbildschirm zu arbeiten und/oder etwa 90 % eines typischen Arbeitstags zu tippen.
• Fähigkeit, etwa 50 % eines typischen Arbeitstags sitzend zu arbeiten. Fähigkeit, etwa 50 % eines typischen Arbeitstags stehend zu arbeiten.
• Fähigkeit und Mittel, 20 % zwischen lokalen Exact Sciences-Standorten zu reisen.

Minimum Qualifications

• Abschluss eines Associate-Studiums in Betriebswirtschaft oder in einem verwandten Bereich und 5+ Jahre Erfahrung in der Koordination von Facility- oder Wartungsaktivitäten; oder 8+ Jahre Erfahrung in der Koordination von Facility- oder Wartungsaktivitäten.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, einschließlich Dateiverwaltung, Rechnungsmanagement und Überprüfung und Annahme von Serviceberichten.
• Starke Kenntnisse in Microsoft Office-Programmen wie: Word, Excel, PowerPoint, Teams und Outlook.
• Vertrautheit mit ERP- und Dokumentationssystemen wie SAP und Agile.
• Erfahrung mit verschiedenen Computerized Maintenance Management Software (CMMS) oder computergestützten Workflow-Management-Tools.
• Nachgewiesene Fähigkeit, die wesentlichen Aufgaben der Position mit oder ohne Anpassung auszuführen.
• Bewerber müssen derzeit autorisiert sein, im Land zu arbeiten, in dem die Arbeit in Voll- oder Teilzeit ausgeführt wird. Wir können derzeit keine Arbeitsvisa sponsern oder übernehmen.

Preferred Qualifications

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder in einem verwandten Bereich.
• Erfahrung mit Programmmanagement-Tools wie Procore, MS Project, Smartsheets.
• Erfahrung mit Vertrags- und Anbietermanagement-Software wie Coupa.
• Erfahrung in der Bewertung der Anbieterleistung für die Vertragserfüllung und kontinuierliche Verbesserung.
• Erfahrung in regulierten Umgebungen, z. B. ISO 13485 und ISO 15189.