Facilities Coordinator III - International

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Position Übersicht

Der Facilities Coordinator III wird eng mit dem Management-Team der Facility-Abteilung zusammenarbeiten, um verschiedene Aktivitäten im Bereich Facility zu unterstützen und die Rollen, Aktivitäten und Prozesse der Facilities Coordinator an mehreren Standorten abzustimmen. Diese Rolle bietet administrative Unterstützung für die Facility-Abteilung, verwaltet Büroabläufe, einschließlich der Koordination von Arbeitsaufträgen, der Kommunikation mit Kunden und Anbietern, der Datenbankverwaltung, der täglichen Abteilungsoperationen, der Pflege von Abteilungsunterlagen und der Bereitstellung allgemeiner Unterstützungsdienste für das Abteilungspersonal. Darüber hinaus wird der Facilities Coordinator III unter der Aufsicht des Facilities Services Managers bei der Verwaltung externer Auftragnehmer zur Unterstützung der Facility-Abteilung helfen, einschließlich der Pflege von Aufzeichnungen und Dienstverträgen, der Koordination von Projektaktivitäten und der Bereitstellung von Planungsunterstützung sowie eines kontinuierlichen Verbesserungsrahmens für langfristige Verbesserungen.

Verantwortlichkeiten

• Unterstützen Sie die Facility-Abteilung in allen Aspekten der Projektimplementierung und -ausführung nach Bedarf.
• Unterstützen Sie die Facility-Abteilung bei der Verwaltung externer Kontakte und Beziehungen an mehreren Standorten.
• Unterstützen Sie bei der Überprüfung der Leistung von Anbietern, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen und des Leistungsumfangs sicherzustellen.
• Bereitstellung operativer Unterstützung für Einrichtungen an allen Unternehmensstandorten.
• Vertreten Sie die Facility-Abteilung gelegentlich in internen Besprechungen, um die Zusammenarbeit zwischen den Standorten zu fördern.
• Koordinieren Sie Aktivitäten und Zeitpläne für mehrere Facilities Coordinators, um einen effizienten Arbeitsablauf sicherzustellen.
• Unterstützen Sie alle Aktivitäten der Standorteinrichtungen und Standortleiter bei Beschaffungs- und Vertragsaktivitäten.
• Unterstützen Sie das Nachhaltigkeitsprogramm des Unternehmens an bestimmten Standorten.
• Organisieren und pflegen Sie Abteilungsdateien, Aufzeichnungen und Kommunikationen für bestimmte Einrichtungen.
• Liefern Sie klare, zeitnahe und professionelle Kommunikationen an interne und externe Interessengruppen.
• Recherchieren und schlagen Sie Lösungen für einzigartige anlagenbezogene Anfragen an den zugewiesenen Standorten vor.
• Demonstrieren Sie Kenntnisse in allgemeinen Geschäftspraktiken und priorisieren Sie effektiv konkurrierende Aufgaben.
• Demonstrieren Sie Unabhängigkeit und seien Sie ein Selbststarter mit einer positiven Einstellung und überdurchschnittlichen organisatorischen Fähigkeiten.
• Flexibel, offen für Veränderungen, in der Lage, in unklaren Situationen zu arbeiten und auf neue Informationen und unerwartete Umstände zu reagieren.
• Die Position erfordert eine starke Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit sowie die Fähigkeit, mündliche Anweisungen und Informationen in schriftliches Format zu übersetzen und bei Bedarf klärende Fragen zu stellen.
• Fähigkeit, strikte Vertraulichkeit mit sensiblen Daten zu wahren.
• Die Unternehmensmission und -werte durch Verantwortlichkeit, Innovation, Integrität, Qualität und Teamarbeit aufrechterhalten.
• Unterstützen und einhalten der Richtlinien und Verfahren des Qualitätsmanagementsystems des Unternehmens.
• Regelmäßige und zuverlässige Anwesenheit aufrechterhalten.
• Fähigkeit, mit einer inklusiven Denkweise zu handeln und diese Verhaltensweisen für die Organisation vorzuleben.
• Fähigkeit, Sicherheitsausrüstung zu verwenden und zu tragen (z. B. Schutzbrille, Laborkittel, Handschuhe, Atemschutzgerät usw.) und Sicherheitsrichtlinien zu befolgen.
• Fähigkeit, häufig und genau mit Mitarbeitern, Kunden und Anbietern persönlich, telefonisch oder per E-Mail zu kommunizieren.
• Fähigkeit, nach einem festgelegten Zeitplan zu arbeiten, sowie nachts und/oder am Wochenende nach Bedarf.
• Fähigkeit, Überstunden zu leisten, wenn nötig.
• Fähigkeit, auf einem mobilen Gerät, Tablet oder vor einem Computerbildschirm zu arbeiten und/oder etwa 90 % eines typischen Arbeitstags zu tippen.
• Fähigkeit, etwa 50 % eines typischen Arbeitstags sitzend zu arbeiten; Fähigkeit, etwa 50 % eines typischen Arbeitstags stehend oder gehend zu arbeiten.
• Fähigkeit und Mittel, 20 % zwischen lokalen Exact Sciences-Standorten zu reisen.

Mindestens Anforderungen

• Abschluss eines Associate-Studiums in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich und 5+ Jahre Erfahrung in der Koordination von Facility- oder Wartungsaktivitäten; oder 8+ Jahre Erfahrung in der Koordination von Facility- oder Wartungsaktivitäten.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, einschließlich Dateiverwaltung, Rechnungsmanagement und Überprüfung und Annahme von Serviceberichten.
• Starke Kenntnisse in Microsoft Office-Programmen wie: Word, Excel, PowerPoint, Teams und Outlook.
• Vertrautheit mit ERP- und Dokumentationssystemen wie SAP und Agile.
• Erfahrung mit verschiedenen Computerized Maintenance Management Software (CMMS) oder computergestützten Workflow-Management-Tools.
• Nachgewiesene Fähigkeit, die wesentlichen Aufgaben der Position mit oder ohne Anpassung auszuführen.
• Bewerber müssen derzeit berechtigt sein, im Land zu arbeiten, in dem die Arbeit in Voll- oder Teilzeit ausgeführt wird. Wir können derzeit keine Arbeitsvisa sponsern oder übernehmen.

Bevorzugte Anforderungen

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Erfahrung mit Programmmanagement-Tools wie Procore, MS Project, Smartsheets.
• Erfahrung mit Vertrags- und Anbietermanagementsoftware wie Coupa.
• Erfahrung in der Bewertung der Anbieterleistung für die Vertragserfüllung und kontinuierliche Verbesserung.
• Erfahrung in regulierten Umgebungen, z. B. ISO 13485 und ISO 15189.

Unser Erfolg beruht auf den Erfahrungen und Perspektiven eines vielfältigen Teams, und Exact Sciences fördert eine Kultur, in der alle Mitarbeiter sich persönlich und beruflich mit einem Gefühl von Respekt und Zugehörigkeit entwickeln können. Wenn Sie eine Anpassung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte hier.

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