Administration of sales ( ADV ) representative

Die Hauptaufgabe des Verkaufsadministrators besteht darin, die Verwaltung von Verkaufsverträgen zu übernehmen und ist ein grundlegendes Element in einem Unternehmen. Ziel ist es, einen reibungslosen Ablauf des Verkaufszyklus sicherzustellen: vom Eingang der Kundenbestellung bis zur Lieferung an den vorgesehenen Ort. Der Verkaufsadministrator ist ständig im Zentrum der Handelsbewegung und bietet die Schnittstelle zwischen den Kunden. Zudem kümmert er sich um die finanziellen und administrativen Aspekte der Abläufe, indem er das Rechnungsstellungssystem verwaltet und den reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse in Bezug auf Gutschriften, Rabatte oder ausstehende Beträge der Kunden sicherstellt.

Diese Profession ist somit äußerst vielseitig, und die strengen Gesetze des aktuellen Marktes zwingen Unternehmen dazu, die Bedürfnisse ihrer Kunden immer genauer zu verstehen, was die essentielle Notwendigkeit von Mitarbeitern im Bereich Administration und Aufsicht unterstreicht.

Ihre Mission bei Safran: ADV spielt eine wesentliche Rolle an der Schnittstelle zwischen dem Kunden, der Lieferkette (Betrieb) und der Finanzabteilung. Als ADV-Vertreter überwachen Sie die Analyse der Kundennachfrage entlang der gesamten Lieferkette und entwickeln Möglichkeiten zur Prognose zukünftiger Nachfrage. Sie stellen die Ausführung aller Verkaufsverträge vom Auftragseingang über die Lieferung, Rechnungsstellung bis hin zur Inkasso sicher. Ihr Ziel ist die Kundenzufriedenheit. Sie sind Teil des Verkaufsteams und arbeiten mit dem Verkaufsleiter zusammen.

Ihre Verantwortlichkeiten:

• Bearbeitung des Bestellflusses: Erstellung, Verarbeitung, Lieferung, Zahlung.
• Proaktive Überwachung der Kundenbeziehungen.
• Sicherstellung der Qualität und Einhaltung interner Kontrollen bei der Verarbeitung: Einhaltung des unterzeichneten Angebots / Vertrags sowie der damit verbundenen Preise, Fristen, Dienstleistungen und Gesetze zum Export kontrollierter Produkte.
• Bestätigung von Kundenbestellungen rechtzeitig gemäß Verfügbarkeit von Materialien und Kapazitäten.
• Erstellung von Verkaufsprognosen im Rahmen des Budgets, Aktualisierung des Budgets in Verbindung mit Vertrieb und Finanzen.
• Erstellung von Angeboten für SED-Kunden.
• Erstellung der Preisliste mit dem Verkaufsteam.
• Nachverfolgung der Forderungen der Kunden (Überfälligkeiten).
• Exportkontrolle.
• Unterstützung bei Exportlogistik- und Zollangelegenheiten, falls erforderlich.
• Planung des Bedarfs (Schnittstelle zum Bedarfsplaner).
• Interpretation von Marktgeschichten und Informationen aus den Verkaufsteams unter Berücksichtigung von Parametern, die den Verkauf beeinflussen können (Produktlebenszyklus, Saisonalität).
• Analyse von Prognosedashboards und regelmäßige Erstellung von kurz-, mittel- und langfristigen Prognosen.
• Messung und Verbesserung der Qualität von Prognosen, KPIs.
• Vorbereitung und Durchführung von Reviews.
• Berichterstattung: Erstellung monatlicher Verkaufsberichte, kurzfristige und mittelfristige Prognosen sowie monatliche Planungs- und Lieferleistungsindikatoren.
• Erstellung von Dashboards, die mit den Sichtbarkeitsbedürfnissen der Verkaufs- und Produktionsteams verbunden sind.
• Regelmäßige Überwachung und Berichterstattung über erwartete Lieferungen, mögliche Verzögerungen, Zahlungen.
• Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung für das monatliche Reporting und verschiedene Anforderungen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Proaktive Teilnahme an der kontinuierlichen Verbesserung von Methoden und Werkzeugen.
• Verbesserung der Leistung bestehender Verkaufsverwaltungsprozesse mit dem Ziel, Aufgaben zu straffen und die Konsistenz der Aktivitäten in Übereinstimmung mit den internen Kontrollen sicherzustellen.