Was erwartet dich?
- Du übernimmst die Verantwortung für die digitale Personalaktenführung vom Eintritt bis zum Austritt und erstellst sorgfältig alle relevanten HR-Dokumente.
- Als wichtige Schnittstelle zur Buchhaltung prüfst und kontierst du Belege vor und stellst so einen reibungslosen Finanzablauf sicher.
- Du bist die zentrale Anlaufstelle für das Office Management und sorgst eigenständig dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft.
- Du verwaltest und pflegst unsere Vertrags-, Kunden- und Datenschutzdokumentationen in den entsprechenden digitalen Systemen.
- Du unterstützt aktiv bei der Pflege und Optimierung unserer administrativen Prozesse und Vorlagen, um die tägliche Arbeit für alle einfacher zu machen.
Was bieten wir dir?
- Eine unbefristete Festanstellung in Teilzeit mit 24 bis 32 Stunden pro Woche, die du flexibel gestalten kannst.
- Die Möglichkeit, nach Absprache regelmäßig einen Tag pro Woche mobil zu arbeiten.
- Ein hohes Maß an Eigenverantwortung für deine Projekte in einem offenen Team mit kurzen Entscheidungswegen.
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, die wir gemeinsam mit dir planen und fördern.
- Ein moderner Arbeitsplatz im kreativen Umfeld des Alten Schlachthofs in Karlsruhe.
- Selbstverständlich eine kostenlose Kaffee- und Getränke-Flatrate für den perfekten Start in den Tag.
Was solltest du mitbringen?
- Du bringst erste Berufserfahrung in einem kaufmännischen Bereich mit, z. B. in der Administration, HR-Sachbearbeitung oder im Office Management.
- Deine Arbeitsweise ist selbstständig und zuverlässig, und du behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
- Ein sorgfältiger und vertraulicher Umgang mit sensiblen Personal- und Finanzdaten ist für dich selbstverständlich.
- Du hast ein gutes Gespür für Zahlen und arbeitest dich schnell und sicher in neue digitale Systeme ein.
- Du kommunizierst klar, verbindlich und freundlich auf Deutsch (C1-Niveau) mit internen und externen Ansprechpartner:innen.
Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Teams. Als Kaufmännische:r Mitarbeiter:in (w/m/d) hältst du exgenio in den zentralen Services wie HR-Administration, vorbereitender Buchhaltung und Office Management zuverlässig den Rücken frei. Dabei arbeitest du eigenverantwortlich, strukturiert und mit Raum für deine Entwicklung (25–30 Std./Woche in Karlsruhe).
- Du erhältst innerhalb von 3 Werktagen Rückmeldung von uns
- Wir laden dich zu einem kurzen Kennenlernen per Videokonferenz ein (ca. 20-30 Minuten)
- Wir laden dich zu einem Bewerbungsgespräch zum näheren Kennenlernen und zum Kennenlernen des Teams ein
