People Operations Coordinator, Talent Acquisition Focus (m/w/d)

Curious about the space sector and excited to support a Team, das an realen Startmissionen arbeitet? Dann könnte Exolaunch der perfekte Ort für Sie sein. Exolaunch ist ein globaler Marktführer im Bereich Launch-Missionsmanagement, Satellitenintegration und Satelliteneinsatztechnologien.

Wir suchen einen People Operations Coordinator mit einem Fokus auf Talent Acquisition, um unser People Ops-Team bei der Rekrutierungskoordination, der Kommunikation mit Kandidaten, der Unterstützung von Einstellungsmanagern, der Dokumentation von Prozessen und ausgewählten Themen im Bereich People Operations zu unterstützen. In dieser Rolle liegt Ihr Hauptaugenmerk auf der Unterstützung des täglichen Rekrutierungsprozesses und der Gewährleistung einer gut organisierten, zeitgerechten und kandidatenfreundlichen Einstellung.

Ihre Mission:

• Überwachung der Rekrutierungs-E-Mails und aller kandidatenbezogenen Kommunikationen, um eine professionelle und zeitgerechte Erfahrung sicherzustellen.
• Koordination der Interviewplanung und -umplanung über mehrere Abteilungen und internationale Zeitzonen hinweg.
• Verantwortung für die Hygiene des Rekrutierungssystems, um sicherzustellen, dass alle Pipelines genau und aktuell sind.
• Proaktive Nachverfolgung mit Einstellungsmanagern und Interviewern, um sicherzustellen, dass Kandidaten im Prozess vorankommen.
• Unterstützung bei Stellenanzeigen und der Einrichtung interner Rekrutierungsabläufe für neue Rollen.
• Erstellung und Verbesserung von Rekrutierungsdokumentationen, einschließlich Interviewleitfäden, Bewertungsbögen, Feedbackvorlagen und Prozessübersichten.
• Durchführung strukturierter Erstgespräche zur Bewertung von Motivation, allgemeiner Passung, Verfügbarkeit, Erwartungen und grundlegenden Anforderungen, wenn nötig.
• Unterstützung der Kommunikation mit deutschsprachigen Kandidaten oder der Durchführung von Erstgesprächen in Deutsch, wo dies möglich ist.
• Entwicklung grundlegender Schulungsmaterialien und Leitfäden für Einstellungsmanager zu Interviewstrukturen, Feedbackqualität und guten Rekrutierungspraktiken.
• Identifizierung von Engpässen im Rekrutierungsprozess und Vorschläge für praktische Verbesserungen.
• Unterstützung ausgewählter Aufgaben und Projekte im Bereich People Operations, abhängig von der Rekrutierungsbelastung, den Prioritäten des Teams und den geschäftlichen Bedürfnissen.
• Beitrag zur Klarheit, Struktur und Benutzerfreundlichkeit der People Ops-Prozesse für Mitarbeiter und Teams.

Ihr Profil:

• Vorherige Erfahrung in der Rekrutierungskoordination, im Junior Talent Acquisition, HR oder in einer People Operations-Rolle mit Rekrutierungsexposure.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Nachverfolgungsdisziplin, mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Kandidaten gleichzeitig zu verwalten.
• Ein klares Prozessdenken und Interesse an der Verbesserung von Arbeitsabläufen, der Kandidatenerfahrung und internen Standards.
• Selbstbewusster Kommunikationsstil und die Fähigkeit, das Unternehmen professionell in der Interaktion mit Kandidaten und in strukturierten Screening-Gesprächen zu vertreten.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich. Deutschkenntnisse sind ein großer Vorteil, insbesondere die Fähigkeit, die Kommunikation mit Kandidaten zu unterstützen oder Erstgespräche in Deutsch durchzuführen, wenn nötig.
• Gute Schreib- und Dokumentationsfähigkeiten zur Unterstützung des Aufbaus unseres internen Rekrutierungs- und People Ops-Toolkits.
• Proaktive, serviceorientierte Denkweise und Motivation, sowohl Kandidaten als auch interne Teams zu unterstützen.
• Sorgfältiger und vertraulicher Umgang mit Informationen von Kandidaten und Mitarbeitern.
• Interesse an breiteren Themen im Bereich People Operations über die Rekrutierung hinaus, wie z.B. Onboarding, Prozesse im Mitarbeiterlebenszyklus, HR-Systeme, Dokumentation und interne Kommunikation.

Warum wir?

• Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, das auf Ihre Erfahrungen und Verantwortlichkeiten zugeschnitten ist.
• Subventionen für Mittagessen, Mobilität und besondere Anlässe, je nach Berechtigung.
• Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeitsmodell in einer freundlichen, kollaborativen Atmosphäre.
• Modernes Büro im Herzen Berlins am Potsdamer Platz.
• Zugang zu einem Fitnessstudio im Haus am Hauptsitz.
• Alle notwendigen IT-Ausrüstungen und Büromittel, um Ihre Rolle effektiv auszuführen.
• Kostenlose Getränke, Snacks und frisches Obst sowie eine gut ausgestattete Büroumgebung.
• Regelmäßige Teambesprechungen, Feiern und interne Veranstaltungen.

Standortanforderung: Diese Rolle ist in unserem Berliner Büro angesiedelt. Da Exolaunch hauptsächlich ein bürobasiertes Unternehmen ist, wird eine regelmäßige Präsenz im Büro erwartet, mit etwas Flexibilität für hybrides Arbeiten, abhängig von den Bedürfnissen des Teams und der Arbeitslast.