Office Coordinator (m/f/d) - Full-Time/Part-Time

Curious about the space sector and excited to support a team working on real launch missions? Then Exolaunch might be the perfect place for you. Exolaunch GmbH ist ein globaler Anbieter von Startdiensten für kleine Satelliten und arbeitet mit Kunden und Raumfahrtbehörden auf der ganzen Welt zusammen. Um unser Büro in Berlin am Potsdamer Platz zu unterstützen, suchen wir einen Office Coordinator (m/w/d) in Vollzeit (mit der Möglichkeit, auch Teilzeit zu arbeiten), der gerne ein Büro reibungslos am Laufen hält, eine einladende Umgebung schafft und Kollegen bei den täglichen Bedürfnissen hilft. In dieser Rolle erhalten Sie Einblicke in die Raumfahrtindustrie, während Sie in einem dynamischen, internationalen Umfeld arbeiten.

Wenn Sie Abwechslung, Organisation und die Rolle der Anlaufstelle in einem modernen Arbeitsplatz genießen, würden wir uns freuen, Sie kennenzulernen.

Ihre Mission

• Sie sind der erste Ansprechpartner für Besucher und Telefonanrufe und hinterlassen einen professionellen und freundlichen Eindruck.
• Verwaltung und Optimierung der Büroabläufe, einschließlich Inventar, Vorräte und Koordination mit externen Dienstleistern.
• Organisation von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen sowie Unterstützung interner Projekte.
• Allround-Bürohilfe: Zubereitung von Erfrischungen, Reinigung und Vorbereitung von Besprechungsräumen, Pflege der Küche und Gemeinschaftsbereiche sowie proaktive Erledigung aller anfallenden Aufgaben.
• Erledigung kleiner Besorgungen und Bedarfsbestellungen wie Obst, Gebäck oder Büromaterialien.
• Kommunikation mit dem Facility Management, der Gebäudesicherheit, Dienstleistern und Vermietern.
• Unterstützung bei vorbereitenden Buchhaltungsaufgaben wie Kostenverfolgung, Rechnungsbearbeitung und Pflege interner Systeme.
• Planung und Koordination kleiner Wartungs- und Reparaturarbeiten, um sicherzustellen, dass die Aufgaben ordnungsgemäß ausgeführt werden.
• Recherche und Vergleich von Anbietern und Dienstleistungen zur Verbesserung der Büroeffizienz.
• Verwaltung bürobezogener Verpflichtungen wie Miete, Versicherung und andere administrative Angelegenheiten.
• Vorbereitung von Informationen und Analysen zur Unterstützung strategischer Entscheidungen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium im Bereich Wirtschaft oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise in der Büroverwaltung, als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer ähnlichen Rolle.
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Sichere Anwendung von MS Office und gängigen Geschäftsanwendungen (z.B. Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme).
• Starke organisatorische Fähigkeiten, Eigeninitiative und eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Belastbar, flexibel und ein Teamplayer in einem dynamischen Umfeld.
• Wünschenswert: Erfahrung in der Veranstaltungsplanung oder Projektkoordination; Kenntnisse in Buchhaltung oder Finanzen.

Warum wir?

• Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, das auf Ihre Erfahrungen und Verantwortlichkeiten zugeschnitten ist.
• Subventionen für Mittagessen, Mobilität und besondere Anlässe, abhängig von der Berechtigung.
• Flexible Arbeitszeiten und eine freundliche, kollegiale Atmosphäre.
• Modernes Büro im Herzen Berlins am Potsdamer Platz.
• Zugang zu einem Fitnessstudio vor Ort in der Zentrale.
• Alle notwendigen IT-Ausrüstungen und Büromittel, um Ihre Rolle effektiv auszuführen.
• Kostenlose Getränke, Snacks und frisches Obst sowie eine gut ausgestattete Büroumgebung.
• Regelmäßige Teambesprechungen, Feiern und interne Veranstaltungen.

Exolaunch, mit Hauptsitz in Berlin, Deutschland, und Büros in den USA, Frankreich und Japan, ist ein globaler Marktführer in der Integration und Bereitstellung von Startmissionstechnologien für kleine Satelliten. Exolaunch fördert die sichere, nachhaltige und verantwortungsvolle Nutzung des Weltraums und setzt sich dafür ein, den Zugang zum Weltraum für alle zu ermöglichen.