Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Procurement-Team bei Vertragsanfragen und Dokumentationsanalysen.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen in Zürich mit einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zur Verlängerung und wertvolle Berufserfahrung.
- Weitere Informationen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich; EU-Bürger oder gültige Arbeitsgenehmigung in der Schweiz.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das die Zukunft des Beschaffungsmanagements gestaltet.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und 2-5 Jahre Erfahrung im Bereich Procurement oder Vertragsmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Standort: Zürich
Startdatum: ASAP
Dauer: 5 Monate – Möglichkeit zur Verlängerung
Verantwortlichkeiten
- Unterstützung als Procurement SME – primärer Ansprechpartner für vertragsbezogene Anfragen; Anleitung zu Dokumentation, Vertragsstrukturen und Hierarchien; Eskalationspunkt und zweite Überprüfung.
- Untersuchung der Vertragsdokumentation – Identifizierung, Abruf und Validierung von Verträgen und Artefakten in verschiedenen Repositories; Rekonstruktion fragmentierter Vertragshierarchien; Identifizierung fehlender Anhänge, Änderungen, SOWs, Zeitpläne.
- Entdeckung und Analyse von Artefakten – Lokalisierung von RFPs, Due Diligence, Genehmigungen, Governance- und Onboarding-Dokumenten; Koordination von Suchen über Systeme, SharePoint, E-Mail-Archive und Stakeholder.
- Datenqualität und Metadaten-Sicherung – Überprüfung der Vertragsmetadaten auf Vollständigkeit und regulatorische Bereitschaft; Validierung von Daten, bevor sie in TPRM-Aufzeichnungen eingehen; Empfehlung von Korrekturmaßnahmen.
- Koordination mit Stakeholdern – Zusammenarbeit mit Procurement Operations, Contract Repository Administrators, Sourcing, Category Leads und Legal; Nachverfolgung von Problemen und Eskalationen.
- Governance und kontinuierliche Verbesserung – Beitrag zu Remediation-Governance-Meetings, Fortschrittsberichten und nachhaltigen Dokumentationsstandards.
Qualifikationen
- Abschluss (Bachelor) oder gleichwertige Erfahrung in Betriebswirtschaft, Supply Chain, Beschaffung, Wirtschaft, Informationsmanagement, Wirtschaftsrecht, europäischen Bankvorschriften oder einem verwandten Bereich.
- 2–5 Jahre Erfahrung in den Bereichen Procurement Operations, Vertragsmanagement/-administration, Beschaffungsgovernance, Lieferantenlebenszyklus, Beschaffungsdatenmanagement oder Dokumentationsmanagement von Anbietern.
- Nachgewiesene Erfahrung mit kommerziellen Lieferverträgen für Dienstleistungen, Vertragsrepositories und Vertragsmetadaten-/Aufzeichnungsmanagement.
- Starkes Verständnis von vertraglichen Hierarchien: Master Agreements, SOWs, Änderungen, Ergänzungen, Anhänge, Änderungsaufträge, Zeitpläne und Ausstellungen.
- Fortgeschrittene Microsoft Excel-Kenntnisse; Erfahrung mit Datenqualitätsprüfungen, Informationsvalidierung und Aufzeichnungsbereinigung.
- Fähigkeit zur Analyse von Verträgen, Identifizierung von Beziehungen zwischen Vereinbarungen/Artefakten und Koordination mehrerer Stakeholder.
- Hohe Aufmerksamkeit für Details; Fähigkeit, genau mit großen Mengen an Dokumentation unter engen Fristen zu arbeiten.
- Fließend in Deutsch und Englisch (gesprochen und geschrieben).
Aufgrund der Schweizer Arbeitsgenehmigungseinschränkungen können wir nur Bewerbungen von EU-Bürgern oder Inhabern einer gültigen Arbeitsgenehmigung in der Schweiz berücksichtigen.
Procurement Contract Data, Documentation & Records Analyst Arbeitgeber: Experis Schweiz
Als Arbeitgeber bietet unsere traditionsreiche, unabhängige Schweizer Privatbank nicht nur ein dynamisches und herausforderndes Arbeitsumfeld im Bereich Trading, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und Innovation fördern wir eine Kultur, die Kreativität und Eigenverantwortung schätzt, während wir gleichzeitig unseren Mitarbeitern ein attraktives Paket an Vorteilen und eine ausgewogene Work-Life-Balance bieten. Arbeiten Sie in einem sicheren und komplexen Umfeld, das Ihnen die Möglichkeit gibt, Ihre Fähigkeiten in der Entwicklung von hochmodernen Finanzanwendungen voll auszuschöpfen.
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Networking in der Einkaufswelt
Nutze spezielle Einkaufs- und Beschaffungs-Events oder Messen, um direkt mit Firmen wie Experis Schweiz in Kontakt zu treten. Diese Events sind perfekt, um persönliche Beziehungen aufzubauen und deine Motivation direkt zu zeigen.
✨Finde deine Chance über Praktikumsprogramme
Viele Unternehmen im Einkaufsbereich bieten spezielle Praktikumsprogramme an, die dir den Einstieg ermöglichen. Halte Ausschau nach solchen Angeboten bei Experis Schweiz und zögere nicht, deren Karriere-Website regelmäßig zu besuchen.
✨Werde aktiv in Online-Communities
Schau dir Plattformen wie XING oder LinkedIn an, auf denen du dich in Einkaufs-Communities einbringen kannst. Hier kannst du Freunde treffen, die bereits in der Branche sind, und von ihren Erfahrungen lernen – unabdingbar für deinen Erfolg!
✨Direkte Bewerbung auf befristete Stellen
Wenn du eine Stelle bei Experis Schweiz siehst, die dir gefällt, bewirb dich direkt über unsere Website! Befristete Stellen sind oft sehr gefragt und schnell vergeben, also zögere nicht, deine Bewerbung einzureichen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Procurement Contract Data, Documentation & Records Analyst mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deinen Verhandlungsskill!:Im Einkauf und in der Beschaffung sind starke Verhandlungsfähigkeiten super wichtig. Achte darauf, dass du in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele anführst, wo du erfolgreich Verträge ausgehandelt oder Kosten gesenkt hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Rolle verstehst und direkt umsetzbare Erfahrungen mitbringst.
Referenzen und Nachweise sind Gold wert:Wenn du Zertifikate oder Nachweise über Weiterbildungen im Bereich Einkauf hast, pack die unbedingt mit in deine Bewerbung! Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern auch deine Fachkenntnis. Hierauf wollen die Arbeitgeber in der befristeten Anstellung besonders achten.
Motivation und Lernbereitschaft zeigen:Bei einer befristeten Anstellung ist es wichtig, dass du deine Motivation und Lernpotential im Anschreiben zum Ausdruck bringst. Erkläre, warum du gerade bei Experis Schweiz arbeiten möchtest und wie du dich in der Zeit weiterentwickeln willst. Das kann echt den Unterschied machen.
Präzision im Lebenslauf:Im Einkauf kommt es auf Details an! Pass deine Aufzählungen im Lebenslauf an, ohne Floskeln, aber präzise und klar. Fokus auf relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zur Stelle passen – das macht einen Unterschied! Und vergiss nicht, dich über unser Portal zu bewerben, da sind alle Details gut sichtbar!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Experis Schweiz vorbereitet
✨Kenntnis von Verhandlungen
Einkauf und Beschaffung sind ganz stark auf Verhandlungen angewiesen. Mach dich also mit den gängigen Verhandlungstechniken vertraut. Im Interview könnten wir gefragt werden, wie wir bei einer bestimmten Situation mit Lieferanten verhandeln würden.
✨Analytische Fähigkeiten zeigen
Einkauf erfordert ein gutes Gespür für Zahlen und Daten. Mach dich mit gängigen Analysetools vertraut, wie z.B. Excel oder spezielle Software, die in der Branche genutzt wird. Sei bereit, konkrete Beispiele für deine bisherigen Analysen oder Strategien zu geben.
✨Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Da es sich um einen befristeten Vertrag handelt, wollen die Arbeitgeber wissen, wie gut wir uns schnell in neue Strukturen und Prozessen einfühlen können. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, wie du dich in der Vergangenheit schnell auf Veränderungen eingestellt hast.
✨Teamarbeit betonen
Einkauf ist oft teamorientiert. Wir sollten Beispiele parat haben, die zeigen, wie wir erfolgreich in Teams gearbeitet und dabei vielleicht auch interdisziplinäre Zusammenarbeit gefördert haben. Das zeigt, dass wir nicht nur für uns selbst, sondern auch für das gesamte Team einen Mehrwert bringen können.
