Documentation Management - Assistant (m/w/d) in Vollzeit / klinische Dokumente

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DIES SIND IHRE AUFGABEN:

• Sie sind verantwortlich für die eigenständige Organisation, Koordination und fristgerechte Bearbeitung von Dokumenten und Berichten im Fachbereich unter Nutzung der relevanten Systeme und stellen dabei die Einhaltung der GxP-Konformität sicher.
• Sie steuern den gesamten Dokumentationsprozess von der Erstellung bis zur finalen Freigabe (Approval), einschließlich der Koordination aller Workflows sowie der technischen Umsetzung.
• Sie übernehmen das Monitoring sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der bestehenden Template-Landschaft durch Konzeption, Erstellung und Optimierung von Vorlagen, Manuals und Best Practices.
• Sie führen neue Mitarbeitende in die Prozesse des Documentation Managements ein und fungieren als zentrale Ansprechperson für alle system- und prozessbezogenen Fragestellungen, insbesondere im Zusammenhang mit EDMS-for-Submission, der GxP-konformen Archivierung von Rohdaten sowie der Formatierung von Dokumenten.
• Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit ist die eigenverantwortliche Organisation und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Archivierung von Rohdaten gemäß GLP-, GCP- und non-GxP-Anforderungen, wobei Sie als zentrale Schnittstelle für alle archivierungsrelevanten Themen agieren.
• Darüber hinaus übernehmen Sie die Key-User-Funktion sowie den First-Level-Support für die relevanten Systeme und koordinieren die Durchführung von IB QC Checks für die CPS-Funktionen.
• Abgerundet wird Ihr Aufgabenbereich durch die Recherche von Publikationen und Referenzen sowie die Beantragung und Verwaltung von Referenznummern für unterschiedliche Dokumententypen.
• Zudem vertreten Sie den Fachbereich in Audits und Inspektionen.

DAS BRINGEN SIE MIT:

• Abgeschlossene kaufmännische oder naturwissenschaftliche Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder eine Ausbildung zum medizinischen Dokumentar oder vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Berufserfahrung im Dokumentation Management.
• Mehrjährige fundierte Erfahrung in den relevanten Prozessen sowie im Umgang mit den entsprechenden Systemen innerhalb des Verantwortungsbereichs.
• Erfahrung bei der Bearbeitung klinischer und nicht-klinischer Dokumente oder Dokumentteilen ist essentiell.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine ausgeprägte Bereitschaft und Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten.
• Kommunikationsstark, serviceorientiert und ein freundliches, souveränes Auftreten gepaart mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit.
• Teamplayer mit eigenverantwortlicher, proaktiver und lösungsorientierter Arbeitsweise.
• Fließend Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Bereitschaft zur regelmäßigen Vor-Ort-Präsenz und zur engen Zusammenarbeit im Team.

WIR GARANTIEREN DIR:

• Wir zahlen ein tarifliches Gehalt sowie ggf. Branchenzuschläge, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Schichtzulagen nach dem GVP-Tarifvertrag in Anlehnung an den Chemietarifvertrag Baden-Württemberg.
• Dein Arbeitsvertrag ist unbefristet.
• In Kooperation mit der Allianz und der Nürnberger Versicherung bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge.
• Du erhältst eine hochwertige Profi-Ausstattung an Schutz- und Arbeitskleidung sowie medizinische Vorsorge durch das Werksarztzentrum.
• Bei Bedarf finanzieren wir individuelle Fortbildungen, die Dich langfristig weiterbringen.
• Als expertum Mitarbeiter bekommst Du exklusive Rabatte in über 600 Geschäften und Online-Shops.
• Auch zu anderen ausgeschriebenen Stellen und Karrieremöglichkeiten beraten wir Dich gern.

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