Executive & Personal Assistant (m/w/d) für die Geschäftsführung | Finance · HR · Administration in Freiburg im Breisgau

Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz Du bist die Person, die den Überblick behält, bevor andere ihn brauchen. Als Executive & Personal Assistant arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst eine zentrale Rolle in den Bereichen Executive & Personal Assistance, Finance, HR und Administration. Dabei geht es nicht darum, Aufgaben lediglich abzuarbeiten. Du schaffst Struktur, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig, effizient und nachhaltig umgesetzt werden. Du denkst mit, arbeitest vorausschauend und suchst selbstständig nach Lösungen. Kurz gesagt: Du schaffst der Geschäftsführung den Freiraum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Aufgaben Deine Aufgaben Geschäftsführungs- & persönliche Assistenz Organisation und Koordination von Kalendern, Meetings, Reisen und Terminen Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Korrespondenz Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Themen Koordination der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Aufbereitung relevanter Informationen und Entscheidungsgrundlagen Unterstützung bei vertraulichen geschäftlichen und persönlichen Angelegenheiten Eigenständige Übernahme organisatorischer Themen im Tagesgeschäft Finance & Administration Unterstützung bei Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr Vorbereitung, Prüfung und strukturierte Ablage von Finanzunterlagen Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung Zusammenarbeit mit Steuerberatung und externen Dienstleistern Überwachung wichtiger administrativer und finanzieller Fristen Pflege einer strukturierten und aktuellen Dokumentation HR Unterstützung bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden Erstellung und Pflege von Personalunterlagen Unterstützung bei Arbeitsverträgen und administrativen HR-Prozessen Koordination von Urlauben und Abwesenheiten Vorbereitung relevanter Informationen für die Lohnabrechnung Ansprechpartner für organisatorische HR-Themen Prozesse & Digitalisierung Analyse bestehender Abläufe und kontinuierliche Weiterentwicklung Schaffung klarer Strukturen und effizienter Prozesse Vereinfachung und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben Einsatz moderner digitaler Tools und KI im Arbeitsalltag Entwicklung und Umsetzung eigener Ideen zur Verbesserung von Effizienz und Zusammenarbeit Qualifikation Das bringst du mit Du arbeitest gerne selbstständig, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast einen hohen Anspruch an Qualität. Wir suchen eine Persönlichkeit, die: vorausschauend denkt und nicht auf jede Anweisung wartet sehr organisiert und strukturiert arbeitet zuverlässig ist und Verantwortung übernimmt sorgfältig mit Zahlen, Dokumenten und Fristen umgeht sich durch Diskretion und Vertrauenswürdigkeit auszeichnet professionell und verbindlich kommuniziert gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammenarbeitet sicher mit digitalen Tools und MS Office umgeht offen für KI und moderne Arbeitsweisen ist Probleme nicht nur erkennt, sondern Lösungen entwickelt Erfahrung in Executive Assistance, Personal Assistance, Office Management, Finance oder HR ist von Vorteil. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse setzen wir voraus. Benefits Was dich erwartet Verantwortung statt Routine: Du übernimmst eine wichtige Vertrauensposition und arbeitest unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammen. Abwechslungsreiche Aufgaben: Kein Tag ist wie der andere. Du verbindest Organisation, Kommunikation, Finance, HR und operative Themen. Gestaltungsspielraum: Wir möchten nicht nur, dass du bestehende Abläufe verwaltest. Wir möchten, dass du sie besser machst. Moderne Arbeitsweise: Digitale Tools, Automatisierung und KI gehören für uns zu einer zeitgemäßen Arbeitsweise. Kurze Wege: Direkte Kommunikation, schnelle Entscheidungen und ein Umfeld, in dem deine Ideen gehört werden. Persönliche Entwicklung: Du erhältst die Möglichkeit, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und mit deinen Aufgaben zu wachsen. Vertrauen & Wertschätzung: Wir legen Wert auf Eigenverantwortung, Verlässlichkeit, gegenseitigen Respekt und eine langfristige Zusammenarbeit. Die richtige Position für dich? Du bist organisiert, denkst gerne einen Schritt voraus und hast Freude daran, Dinge selbstständig zu strukturieren und voranzubringen? Du möchtest nicht nur assistieren, sondern eine echte Schlüsselrolle im Umfeld der Geschäftsführung übernehmen? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Bitte sende uns deinen Lebenslauf und eine kurze persönliche Vorstellung. Wir freuen uns auf dich!