Persönliche Assistenz mit Sinn + Erfüllung (m/w/d) KI affin

Über uns: Peak Performance & Innovation Orthopädische Praxis. Wir sind zwei Praxis-Eigentümer, die medizinische Exzellenz mit modernstem Unternehmertum verbinden. Wir legen extrem großen Wert auf Persönlichkeitsentwicklung, systematisches Selbstmanagement und fachliche Weiterbildung. Inspiriert von Vordenkern aus dem Bereich Peak-Performance arbeiten wir täglich daran, besser zu werden, sowohl als Unternehmer als auch als Menschen.

Wir suchen kein „klassisches Rädchen im Getriebe“, sondern einen echten A-Player. Jemanden, der administrative Prozesse liebt, diese aber nicht manuell abarbeiten möchte, sondern den starken Drang hat, sie maximal zu optimieren und mit Hilfe unserer KI-Spezialisten soweit wie möglich zu automatisieren und so auf das nächste Level zu heben.

Aufgaben

• Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz. Deine Mission ist es, der Geschäftsführung den Rücken vollständig freizuhalten und unsere administrativen Bereiche auf ein neues Exzellenz-Level zu heben. Du trägst die große Verantwortung für die Bereiche Finanzen, Operations und Personalmanagement (HR). Du bist nicht nur für die operative Durchführung verantwortlich, sondern agierst als Architekt unserer administrativen Workflows.
• Vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Personalmanagement: Du bist vollumfänglich verantwortlich für das Belegmanagement, die Rechnungsprüfung und die fehlerfreie Aufbereitung für DATEV. Du überwachst Zahlungseingänge und -ausgänge akribisch und verhinderst Flüchtigkeitsfehler durch eiserne Struktur.
• KI-Integration & Automatisierung: Du nutzt aktiv KI‑Tools und moderne Software‑Lösungen, um bestehende Prozesse in der Buchhaltung und Belegverwaltung zu verschlanken und konsequent zu automatisieren.
• Executive & Personal Office Management: Du bist der zentrale Anker für den Geschäftsalltag und das Privatleben der Eigentümer. Du hältst uns administrativ komplett den Rücken frei.
• Business Operations: Du managst proaktiv unsere Kalender und die E‑Mail‑Kommunikation. Du bist die souveräne Anlaufstelle für Mitarbeiter sowie interne und externe Partner.
• Private Administration: Du übernimmst die vollumfängliche private Assistenz (z. B. Versicherungsverträge, Immobilienverwaltung inkl. Nebenkostenabrechnungen, Postbearbeitung).
• Entlastung als Prinzip: Egal ob geschäftlich oder privat – du denkst voraus, antizipierst Bedürfnisse und nimmst uns Aufgaben ab, bevor sie zum „To‑do“ werden.

Qualifikation

• Dein Profil: Resilienz, Struktur & Growth Mindset. Du bist ein absolutes Organisationstalent mit kaufmännischem Background (oder vergleichbarer Erfahrung in der Buchhaltung/Assistenz) und einer großen Leidenschaft für digitale Effizienz.
• Herausragendes Selbstmanagement & Resilienz: Du verfügst über fest verankerte Werkzeuge und Routinen, um dich selbst auch in stressigen Phasen optimal zu regulieren.
• Drive für Persönlichkeitsentwicklung: Du interessierst dich tiefgehend für Peak-Performance-Konzepte und hast den starken inneren Antrieb, jeden Tag dazu zu lernen und dich persönlich weiterzuentwickeln.
• Technologie- & KI-Affinität: Du wendest KI bereits aktiv in deinem Alltag an und hast große Freude daran, dich in neue technische Systeme einzuarbeiten.
• Radikale Verlässlichkeit: Du arbeitest äußerst präzise, eigenständig und zu 100 % verlässlich.

Benefits

• Was wir dir bieten: Ein Umfeld für Überflieger. Fokus auf Weiterbildung: 5 voll bezahlte Fortbildungstage pro Jahr.
• Interne AI-Trainings: Zugang zu unseren exklusiven internen KI-Schulungen sowie die Teilnahme an innovativen Team‑Hackathons.
• Team-Spirit & Events: Gemeinsame Erlebnisse: Sport, saisonale Events & kreative Highlights.
• Erholung & Sicherheit: 30 Tage Urlaub bei 12 Monatsgehältern.
• Wachstumsorientiertes Umfeld: Wir pflegen ehrliches Feedback, tiefe und anregende Gespräche und absolute Professionalität ohne veraltete Hierarchien.

Standort: Büro im Herzen der Freiburger Innenstadt & Homeoffice.