Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte und organisiere Dokumente für spannende Projekte und sorge für reibungslose Abläufe.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit Fokus auf Dokumentenmanagement und Teamarbeit.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung in einem unterstützenden Team.
- Warum dieser Job: Werde zum Experten in der Dokumentenkontrolle und gestalte die Zukunft von Projekten mit.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Dokumentenkontrolle und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 70000 € pro Jahr.
Als Expert Project Document Control werden Sie als Schlüssel-Experte Projekte und Teams in allen Dokumentationsangelegenheiten innerhalb der Organisation unterstützen. Sie stellen konsistente, konforme und effiziente Dokumentenmanagementprozesse während des gesamten Projektlebenszyklus sicher. Durch die Nutzung Ihrer Expertise harmonisieren Sie Prozesse, implementieren Standards und unterstützen die kontinuierliche Verbesserung von Dokumentenkontrollsystemen und -tools. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung von Transparenz, Qualität und Compliance in der Projektdokumentation.
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Verwalten, Organisieren und Koordinieren elektronischer Dokumente und Daten während ihres gesamten Lebenszyklus
- Sicherstellen der ordnungsgemäßen Ablage und Pflege von Dokumentationen innerhalb elektronischer Dokumentenmanagementsysteme
- Koordinieren der fristgerechten Einreichung von Projektdokumentationen an Kunden und Verfolgen von Fristen
- Überwachen der Zusammenstellung und Lieferung vertraglich erforderlicher Dokumente
- Pflegen, Überwachen und Aktualisieren von Metadaten und Dokumentenaufzeichnungen in Systemen
- Leiten und Organisieren von Koordinationsbesprechungen zu Dokumentationen und Prozessen
- Definieren, Abstimmen und Implementieren projektspezifischer Dokumentenkontrollrichtlinien
- Als „Gatekeeper“ für Dokumentenkontrollregeln, -prozesse und Qualitätsstandards fungieren
- Unterstützen und Schulen von Benutzern in Dokumentenmanagementsystemen und Bereitstellen von Problemlösungsanleitungen
- Entwickeln und Durchsetzen von Standards für strukturierte Projektdokumentation
- Unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Auswertungsdaten zur Verfolgung des Dokumentenfortschritts
- Beitragen zur Implementierung und Einführung von Dokumentenkontrollsystemen und -tools
- Aktuell bleiben mit Branchenvorschriften und internen Standards und deren Umsetzung in Projekten sicherstellen
- Fördern von Best Practices durch Schulungen und Wissensaustauschinitiativen
- Starke Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern, Kunden und externen Partnern aufrechterhalten
Ihr Fachwissen:
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Dokumentenkontrolle, mit praktischer Erfahrung in allen relevanten Aufgaben
- Technische oder kaufmännische Qualifikation und/oder ein Hochschulabschluss
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams und Projektumgebungen
- Starkes Wissen über Dokumentenmanagementsysteme (interne und marktübliche Tools)
- Hohe IT-Affinität und Kenntnisse der Microsoft Office-Anwendungen
- Fließend in Italienisch und Englisch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
- Starkes Verständnis für Projektinterfaces und interdisziplinäre Anforderungen
- Strukturierte, zuverlässige und detailorientierte Arbeitsweise
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit hoher sozialer Kompetenz
- Fähigkeit, verschiedene Perspektiven der Stakeholder auszubalancieren und Abstimmungen voranzutreiben
- Proaktive Denkweise mit starkem Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfähigkeit
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig positiv zu Teamumgebungen beizutragen
- Leidenschaft für Schulungen, Coaching und Förderung einer Lernkultur
Das Gehaltsband für diese Position liegt zwischen 42.900 € und 50.000 € brutto pro Jahr (Vollzeit). Das genaue Gehalt wird innerhalb dieses Rahmens basierend auf objektiven und transparenten Kriterien, einschließlich Rollenumfang, Qualifikationen und relevanter Berufserfahrung, festgelegt.
Expert Project Document Control Arbeitgeber: Exyte
Als Arbeitgeber bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten, das auf kontinuierliche Verbesserung und Zusammenarbeit setzt. Unsere Unternehmenskultur fördert persönliches Wachstum und berufliche Entwicklung, während wir gleichzeitig Wert auf Transparenz und Qualität in der Projektarbeit legen. Mit einem attraktiven Gehaltspaket und der Chance, Ihre Fähigkeiten in einem internationalen Team einzubringen, sind wir der ideale Arbeitgeber für Fachkräfte im Bereich Dokumentenmanagement.
