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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte alle administrativen Aufgaben und organisiere spannende Firmenveranstaltungen.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit einem kreativen und unterstützenden Team.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag und bringe deine Ideen in ein innovatives Umfeld ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Büroorganisation und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Aufgaben
- Sie sind für die selbstständige Erledigung aller administrativer und organisatorischer Tätigkeiten im Managementsekretariat, einschließlich interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch verantwortlich. Dazu gehören zum Beispiel die Annahme und Bearbeitung der eingehenden Anrufe, E-Mails und Postsendungen.
- Der Empfang und die Betreuung von Besuchern gehört ebenso wie die Vorbereitung von Besprechungsräumen zu Ihrem Aufgabenbereich. Zusätzlich bringen Sie sich aktiv bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Messen ein und führen Verhandlungen mit Event-Dienstleistern.
- Sie optimieren fortlaufend bestehende und entwickeln neue Büroprozesse um reibungslose und effiziente Abläufe zu gewährleisten.
- Die Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Präsentationen für Meetings ist ebenso wie die die Termin- und Reiseorganisation für internationale Standorte (u. a. USA, Kanada, England, China, Asien) und die Unterstützung bei der Beantragung von Visa ein wichtiger Teil Ihrer Aufgaben.
- Sie übernehmen die Verwaltung von Mietverträgen, den Einkauf und das Bestandsmanagement von Büromaterial sowie die vollumfängliche Organisation und Verwaltung der Firmenwagenflotte.
- Die Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, die Durchführung der finanziellen Transaktionen sowie die Koordination mit der Buchhaltung und externen Steuerbehörden gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich.
Das ideale Profil
- Idealerweise haben Sie Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Büroleitung, Assistenz der Geschäftsführung) gesammelt und haben dort bereits Ihre organisatorischen Fähigkeiten sowie Ihre selbstständige und strukturierte Arbeitsweise unter Beweis gestellt.
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir ebenso wie gute Kenntnisse im Umgang mit dem MS Office Paket voraus. Italienischkenntnisse sind von Vorteil.
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ausgeprägte Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten runden Ihr Profil ab.
Ansprechpartner:
Andreas Kaesbach
– Geschäftsführer –
0221 / 297 23 54 -0
bewerbung@fmals.de
#J-18808-Ljbffr
Office Manager (w/m/d) / Büroleiter (w/m/d) – [7936] Arbeitgeber: F mal s GmbH
Kontaktperson:
F mal s GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (w/m/d) / Büroleiter (w/m/d) – [7936]
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Büroleiter bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an und überlege, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt auf die Anforderungen der Stelle anwenden kannst. Zeig, dass du nicht nur die Aufgaben verstehst, sondern auch, wie du sie verbessern kannst.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit Leuten aus der Branche auszutauschen. Vielleicht gibt es sogar jemanden, der dir einen Fuß in die Tür bei dem Unternehmen geben kann, bei dem du dich bewirbst.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über häufige Fragen und überlege dir, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen am besten präsentieren kannst. Übe deine Antworten laut, damit du selbstbewusst und klar rüberkommst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und Engagement. Außerdem hast du so die Möglichkeit, deine Bewerbung direkt an die richtigen Leute weiterzuleiten und eventuell schneller eine Rückmeldung zu bekommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (w/m/d) / Büroleiter (w/m/d) – [7936]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu uns passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Achte auf Details: Stell sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles gründlich zu überprüfen!
Pass deine Unterlagen an: Jede Stelle ist anders, also passe dein Anschreiben und deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Büroleiter-Position an. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zeigen, dass du die richtige Wahl für uns bist.
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So bist du auf der sicheren Seite und wir können dich schneller kennenlernen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei F mal s GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Schau dir die spezifischen Aufgaben an, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Aufgaben passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du ähnliche Herausforderungen in der Vergangenheit gemeistert hast.
✨Sprich die Sprache der Stelle
Da fließende Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du sicherstellen, dass du in beiden Sprachen kommunizieren kannst. Übe wichtige Fachbegriffe und Formulierungen, die in der Büroorganisation und im Management verwendet werden, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite dich darauf vor, über deine organisatorischen Fähigkeiten zu sprechen. Du könntest ein Beispiel für ein erfolgreiches Projekt oder eine Veranstaltung geben, die du geplant hast. Zeige, wie du Prozesse optimiert hast und welche Tools oder Methoden du verwendet hast, um effizient zu arbeiten.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage nach den aktuellen Herausforderungen im Büro oder wie das Team zusammenarbeitet, um einen Eindruck von der Unternehmenskultur zu bekommen.
