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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organize and manage administrative processes in our Cologne office.
- Arbeitgeber: Join an international company with a dynamic work environment in Cologne.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a collaborative culture and opportunities for professional growth.
- Warum dieser Job: Be the go-to person for clients and colleagues, making a real impact daily.
- Gewünschte Qualifikationen: Commercial training or equivalent qualification; excellent organization and time management skills required.
- Andere Informationen: Fluent English and strong MS Office skills are essential.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Office Managerin (m/w/d) – (2882)
Für einen unserer international tätigen Kunden in Köln suchen wir eine/n Office Manager/in (m/w/d).
Ihre Aufgaben:
- Sie sind für die komplette Organisation und reibungslose Umsetzung der administrativen Abläufe im Kölner Büro verantwortlich. Dadurch unterstützen Sie sowohl die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Köln, als auch teilweise Kolleginnen und Kollegen an anderen europäischen Standorten.
- In dieser Position sind Sie sowohl telefonisch als auch bei persönlichen Treffen erster Ansprechpartner für Kunden, Interessenten, Lieferanten und alle weiteren Besucher.
- Sie organisieren sowohl einzelne Besprechungen (Vorstellungsgespräche, Besuche durch Kunden etc.) als auch mehrtägige Tagungen mit internationalen Teilnehmern. Die Vorbereitung der Besprechungsräume bzw. die Buchung von Tagungshotels gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabengebiet.
- Die Organisation und Buchung von nationalen und internationalen Dienstreisen, inklusive der Beantragung eventuell notwendiger Unterlagen wie z.B. Arbeitsvisa sind ebenso wie die spätere Überprüfung der Spesen sowie Reisekosten ebenfalls ein wichtiger Bestandteil Ihrer Aufgaben.
- Sie sind für die Abwicklung sämtlicher Bankgeschäfte der deutschen GmbH verantwortlich, stimmen sich mit der Konzernmutter bezüglich der Gehaltszahlungen ab und sind gleichzeitig Ansprechpartner für die Steuerberater und Behörden vor Ort.
- Im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses analysieren Sie bestehende Prozesse, prüfen Verbesserungsmöglichkeiten und stimmen sich auch diesbezüglich mit anderen Standorten ab.
- Sie bearbeiten sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Postsendungen, und stellen sicher, dass Sendungen pünktlich ihr Ziel erreichen. Zusätzlich melden Sie z.B. Musterteile falls notwendig beim Zoll an um eine reibungslose Zustellung an den Kunden zu gewährleisten.
- Sie nehmen Kontakt zu Anbietern von Produkten und Dienstleistungen auf, um den Bestand an Büromaterial und die Wartung der Geräte sicherzustellen, und verhandeln ggf. auch entsprechende Verträge (Autoversicherungen, Telekommunikation etc.)
- Zusätzlich erstellen Sie Besprechungsprotokolle und leiten diese später an den beteiligten Personenkreis weiter.
Ihr Profil:
- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Weiterbildung erfolgreich absolviert, oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie sind in der Lage sich selbst und andere sehr gut organisieren und verfügen über ein hervorragendes Zeitmanagement.
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office sowie sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch setzen wir voraus
Ansprechpartner:
Andreas Kaesbach
– Geschäftsführer –
0221 / 297 23 54 -0
#J-18808-Ljbffr
Office Managerin (m/w/d) – [2882] Arbeitgeber: F mal s GmbH
Kontaktperson:
F mal s GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Managerin (m/w/d) – [2882]
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Rolle geben.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Zeitmanagement unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Unternehmen und seine internationalen Standorte. Zeige im Gespräch, dass du die Herausforderungen und Chancen verstehst, die mit der Unterstützung von Teams an verschiedenen Standorten verbunden sind.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kenntnisse in MS Office zu demonstrieren. Vielleicht gibt es im Gespräch die Möglichkeit, deine Fähigkeiten in einem praktischen Test zu zeigen, also sei darauf vorbereitet!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Managerin (m/w/d) – [2882]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Besuche die offizielle Website und lerne mehr über deren Werte, Kultur und aktuelle Projekte.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen in der Organisation von administrativen Abläufen und deine Fähigkeiten im Zeitmanagement.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Kandidatin für die Position bist. Gehe auf deine kaufmännische Ausbildung und deine Erfahrungen im Umgang mit MS Office ein.
Prüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler vorhanden sind und alle Informationen klar und präzise formuliert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei F mal s GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner bisherigen Erfahrung in der Büroorganisation und deinem Zeitmanagement zu beantworten. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse in MS Office demonstrieren
Stelle sicher, dass du während des Interviews deine Kenntnisse in MS Office hervorhebst. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wie du ein bestimmtes Tool zur Verbesserung von Arbeitsabläufen genutzt hast.
✨Englischkenntnisse zeigen
Da die Position internationale Kontakte erfordert, sei bereit, einige Fragen auf Englisch zu beantworten oder Teile des Gesprächs auf Englisch zu führen. Das zeigt deine Sprachkompetenz und deine Bereitschaft zur Kommunikation mit internationalen Kollegen.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Firma, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Erwartungen an die Rolle stellst. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.
