Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Hochschulleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: FH Aachen - eine innovative Hochschule mit starken Verbindungen zur Gesellschaft.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Unbefristete Stelle mit 30 Stunden pro Woche und familienfreundlicher Infrastruktur.
- Warum dieser Job: Gestalte den Hochschulalltag aktiv mit und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung in administrativen Funktionen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Im Prorektorat an der FH Aachen ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Die FH Aachen steht für anwendungsnahe Lehre, starke Forschung und enge Verbindungen in Gesellschaft und Wirtschaft. Für das Sekretariat der Prorektorinnen und Prorektoren suchen wir eine engagierte, organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, administrative Abläufe zuverlässig zu koordinieren und die Hochschulleitung im Arbeitsalltag professionell zu unterstützen.
Ihre Aufgaben
- Sie unterstützen die Prorektorinnen und Prorektoren in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben.
- Sie planen, koordinieren und überwachen Termine, führen Kalender und Wiedervorlagen und organisieren Dienstreisen sowie sonstige dienstliche Verpflichtungen.
- Sie bearbeiten die schriftliche, digitale und telefonische Korrespondenz und erstellen Schreiben, Vorlagen und sonstige Unterlagen bis zur Unterschriftsreife.
- Sie recherchieren, bereiten Informationen adressatengerecht auf und erstellen Präsentationen, Tabellen, Statistiken, Berichte und Übersichten.
- Sie bereiten Besprechungen, Sitzungen, Gremientermine und Veranstaltungen organisatorisch vor und nach, stellen Unterlagen zusammen und übernehmen bei Bedarf die Protokollführung.
- Sie übernehmen Aufgaben der digitalen Büroorganisation, insbesondere in der Dokumentenverwaltung, der strukturierten Ablage sowie bei Posteingängen und -ausgängen.
- Sie pflegen und bearbeiten Webseiten und digitale Inhalte im Zuständigkeitsbereich.
- Sie vertreten im Kanzler- und Rektorsekretariat.
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung in einem staatlich anerkannten kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Beruf oder vergleichbar.
- Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren administrativen Funktion mit.
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen. Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren Systemen sind wünschenswert.
- Sie arbeiten vollständig digital und gehen sicher und reflektiert mit KI-gestützten Anwendungen zur Unterstützung von Recherche-, Textverarbeitungs- und Organisationsaufgaben um.
- Sie verfügen über ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache sowie über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie kommunizieren sicher und adressatengerecht mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig.
- Sie zeichnen sich durch Organisationsgeschick, Priorisierungsvermögen sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein aus.
- Freude an der Arbeit, eine ausgeprägte Dienstleistungs– und Serviceorientierung sowie eine teamorientierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.
- Kenntnisse der Hochschulstrukturen und der Hochschullandschaft sind wünschenswert.
Wir bieten
- Arbeitsbedingungen und Vergütung nach dem TV-L.
- Eine Stelle, die nach der Entgeltgruppe E 9a bewertet und unbefristet ist.
- Eine Stelle mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden.
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Belegplätze in einer Kindertageseinrichtung nach Verfügbarkeit, familienfreundliche Infrastruktur).
- Attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Die Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter sind erwünscht. Die Fachhochschule Aachen beabsichtigt, den Anteil der akademischen Mitarbeiterinnen zu erhöhen. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht.
Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis zum 07.06.2026 über unser Online-Bewerbungsportal.
Für Rückfragen steht Ihnen Frau Prof. Dr. Isabel Kuperjans, Telefon: 0241 6009 - 51003, gerne zur Verfügung.
Sekretär:in des Prorektorats der FH Aachen Arbeitgeber: Fachhochschule Aachen Personaldezernat
Die Fachhochschule Aachen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine anwendungsnahe Lehre und starke Forschung mit einem engagierten Team verbindet. Hier profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und einer familienfreundlichen Infrastruktur, die die Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützt. Zudem bieten wir vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, um Ihre berufliche Entwicklung zu fördern und Ihnen eine sinnstiftende Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld zu ermöglichen.
Kontaktdaten:
Fachhochschule Aachen Personaldezernat Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sekretär:in des Prorektorats der FH Aachen erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit den Prorektorinnen und Prorektoren oder anderen Mitarbeitenden der FH Aachen zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse an der Stelle und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Engagement unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der FH Aachen über LinkedIn oder andere Plattformen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur gewinnen und vielleicht sogar eine persönliche Empfehlung erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die FH Aachen, ihre Werte und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du die gesuchten Fähigkeiten und Eigenschaften mitbringst.
✨Tip Nummer 4
Nutze unser Online-Bewerbungsportal! Es ist der einfachste Weg, um deine Bewerbung einzureichen. Achte darauf, alle geforderten Unterlagen vollständig und ordentlich hochzuladen, damit du einen guten Eindruck hinterlässt.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretär:in des Prorektorats der FH Aachen mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben. Das macht es authentisch und hebt dich von anderen Bewerbungen ab.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles klar und professionell ist.
Beziehe dich auf die Stellenanzeige!:Nutze die Informationen aus der Stellenbeschreibung, um zu zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die genau zu den Anforderungen passen.
Bewirb dich online!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal einzureichen. So stellst du sicher, dass alles schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fachhochschule Aachen Personaldezernat vorbereitet
✨Informiere dich über die FH Aachen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die FH Aachen und ihre Werte verschaffen. Schau dir die Webseite an, informiere dich über aktuelle Projekte und die Hochschulstruktur. So kannst du im Gespräch gezielt auf die Philosophie der Hochschule eingehen.
✨Bereite deine organisatorischen Fähigkeiten vor
Da die Stelle viel mit Organisation zu tun hat, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben. Überlege dir, wie du Termine koordiniert, Reisen organisiert oder Dokumente verwaltet hast. Diese Beispiele zeigen, dass du die Anforderungen der Position verstehst.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
In der Rolle als Sekretär:in ist es wichtig, klar und präzise zu kommunizieren. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und adressatengerecht ausdrücken kannst. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel für eine gelungene Korrespondenz oder Präsentation nennen, um deine Fähigkeiten zu untermauern.
✨Zeige deine Serviceorientierung
Die FH Aachen sucht eine serviceorientierte Persönlichkeit. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit anderen geholfen hast, sei es durch Unterstützung bei Projekten oder durch das Lösen von Problemen. Teile diese Erfahrungen im Interview, um zu zeigen, dass du die richtige Einstellung mitbringst.
