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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Sekretariat mit administrativen Aufgaben und kommuniziere mit internationalen Studierenden.
- Arbeitgeber: Das Studienkolleg bereitet internationale Bewerber auf ein Studium in Deutschland vor.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und tolle Firmen-Events am Meer.
- Warum dieser Job: Erlebe kulturelle Vielfalt und arbeite in einem unterstützenden Team mit vielen Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation sowie MS-Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Umfang Teilzeit (19,35 Stunden)
Vergütung Entgeltgruppe 6 TV-L
Beginn 01.09.2025
Bewerbungsfrist 04.06.2025
Fachliche Ansprechperson: Triinu Buchloh
Personalabteilung: Lena Becker
Telefon: 0431/210-1341
Dagmar Scheffler
Telefon: 0431/210-1340
Stellenbeschreibung
Das Studienkolleg bereitet ausländische Studienbewerber ohne direkten Hochschulzugang in Deutschland auf ein Fachhochschulstudium vor. Aktuell nehmen 140 Kollegiatinnen und Kollegiaten aus 25 Ländern an den zweisemestrigen Kursen teil, die an verschiedenen Standorten stattfinden. Im Sekretariat erleben Sie die kulturelle Vielfalt und sind Teil des Teams.
Ihre Aufgaben
- Administrative Mitarbeit im Sekretariat, inklusive Schriftverkehr, E-Mail-Kommunikation, digitales Bewerbungsmanagement, Datenverwaltung, Zeugnisdruck sowie Vor- und Nachbereitung des Aufnahmetests.
- Ansprechpartner für internationale Bewerberinnen und Bewerber, Studierende, Lehrende sowie Kooperationspartner im In- und Ausland.
Ihr Profil
- Abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder kaufmännische Ausbildung in Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung in Büroorganisation und sichere MS-Office-Kenntnisse.
- Englischkenntnisse sind wünschenswert.
- Offenheit, Flexibilität und Toleranz im Umgang mit verschiedenen Kulturen, Religionen und Mentalitäten.
Unser Angebot
- Interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einer Stadt mit hoher Lebensqualität am Meer.
- Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit attraktiven Leistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Jobticket, Fahrradleasing.
- Gehalt bis Entgeltgruppe 6 TV-L inklusive Jahressonderzahlung.
- 30 Tage Urlaub plus arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester.
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten.
- Vielfältige Weiterbildungsangebote und Gesundheitsmanagement.
- Überwiegend Präsenzarbeit, begrenztes Homeoffice möglich.
- Gemeinsame Aktivitäten wie After-Work-Events, Firmenläufe, Drachenbootrennen, Beach-Volleyball.
Die Hochschule fördert die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung und bevorzugt bei Eignung entsprechende Bewerbungen. Frauen mit passender Qualifikation werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Hochschule ist im audit "familiengerechte hochschule" zertifiziert und legt Wert auf Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie Teilzeitbeschäftigung. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Diese Stelle richtet sich an Landesbeschäftigte und externe Bewerber. Bei Fragen kontaktieren Sie uns gern. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal.
Mitarbeiter*in im Sekretariat Arbeitgeber: Fachhochschule Kiel
Kontaktperson:
Fachhochschule Kiel HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in im Sekretariat
✨Tip Nummer 1
Nutze die Gelegenheit, um dich über die kulturelle Vielfalt an deinem zukünftigen Arbeitsplatz zu informieren. Zeige in Gesprächen, dass du offen und flexibel im Umgang mit verschiedenen Kulturen bist, was für die Position im Sekretariat besonders wichtig ist.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine MS-Office-Kenntnisse in der Praxis zu demonstrieren. Vielleicht kannst du ein kleines Projekt oder eine Übung vorbereiten, die zeigt, wie du effizient mit diesen Programmen arbeitest.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben im Sekretariat des Studienkollegs. Wenn du während des Gesprächs konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung einbringst, zeigst du, dass du gut vorbereitet bist und die Rolle verstehst.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die dein Interesse an der Stelle und dem Team zeigen. Frage nach den Herausforderungen, die das Sekretariat aktuell hat, und wie du dazu beitragen kannst, diese zu meistern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in im Sekretariat
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenbeschreibung sorgfältig zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Verwaltungsausbildung und deine Kenntnisse in der Büroorganisation sowie MS-Office.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Stelle passen. Zeige auch deine Offenheit und Flexibilität im Umgang mit verschiedenen Kulturen.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über das Online-Bewerbungsportal ein. Stelle sicher, dass alle Dokumente vollständig sind und überprüfe sie auf Rechtschreibfehler oder Ungenauigkeiten, bevor du sie abschickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fachhochschule Kiel vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben im Sekretariat, wie Schriftverkehr und digitales Bewerbungsmanagement. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Kulturelle Sensibilität zeigen
Da du mit internationalen Bewerberinnen und Bewerbern arbeiten wirst, ist es wichtig, Offenheit und Toleranz zu demonstrieren. Bereite dich darauf vor, Fragen zu interkultureller Kommunikation zu beantworten und zeige, dass du flexibel im Umgang mit verschiedenen Kulturen bist.
✨MS-Office-Kenntnisse betonen
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS Office hervorhebst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um Büroorganisation und Datenverwaltung zu unterstützen.
✨Fragen zur Stelle vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Arbeitsumgebung und das Team zu erfahren. Fragen zu den Herausforderungen im Sekretariat oder zu den Weiterbildungsangeboten sind besonders relevant.
