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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support our team with secretarial tasks, event planning, and guest coordination in a dynamic research environment.
- Arbeitgeber: Join GSI Helmholtzzentrum, a leader in particle accelerator research, working on groundbreaking international projects.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible work options, health management programs, and opportunities for personal development.
- Warum dieser Job: Be part of a collaborative team making a global impact in science while enhancing your skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Fluent in German and English, with relevant training and experience in administrative roles.
- Andere Informationen: This position is initially limited to two years, with a salary based on TVöD (Bund) standards.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Fremdsprachensekretär*in / Teamassistenz (d/m/w)
Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (F acility for A ntiproton and I on R esearch) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Zur Unterstützung der Abteilung Plasmaphysik/PHELIX suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Fremdsprachensekretär*in / Teamassistenz (d/m/w)
Kennziffer: 25.02-1700
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben inklusive Abwicklung von interner und externer Korrespondenz, Bestellwesen etc.
- Vorbereitung und Durchführung von nationalen sowie internationalen Veranstaltungen (Workshops, Konferenzen) inklusive der Betreuung und Unterstützung von externen und internen Teilnehmer*innen (Bewirtung, Personenbeförderung, Flugbuchung, Internetzugang, etc.) in deutscher und englischer Sprache.
- Betreuung von wissenschaftlichen Gästen / Kollaborationspartner*innen in deutscher und englischer Sprache (z.B. Unterstützung bei Anreise und Zugang, Einrichten von Zugängen, usw.)
- Planung und Buchung von Dienstreisen, inkl. Visumbeantragung.
- Terminkoordination, Vorbereitung von Terminen, Besprechungen, Sitzungen, usw. inklusive Protokollführung.
- Erstellung und Auswertung von Statistiken, Unterstützung bei der Steuerung von Projekten.
- Erstellung von englischsprachlichen Texten, Übersetzungsarbeiten (z.B. Präsentationen, Vorlagen).
- Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in bzw. kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation) mit nachgewiesenen Englischkenntnissen mindestens auf B2- bzw. C1-Niveau.
- Berufserfahrung in einer solchen Position oder vergleichbaren Tätigkeit.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sehr gute Kenntnisse der MS Office-Anwendungen; SAP- und Typo3-Kenntnisse sind wünschenswert.
- Erfahrung in der Projektassistenz von Vorteil.
- Gutes Zeitmanagement, organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigeninitiative sowie Teamfähigkeit.
- Sicheres, freundliches und gepflegtes Auftreten.
Wir bieten Ihnen eine vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an einem überdurchschnittlich gut ausgestatteten Arbeitsplatz mit interessanten und vielfältigen Aufgaben. Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich.
GSI bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, mobiles Arbeiten, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job-Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit sowie einen Betriebssportverein „Schnelle Ionen“.
Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).
GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.
Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellung unter Angabe der Kennziffer 25.02-1700 bis spätestens 12.02.2025 über das Onlineportal auf unserer Webseite:
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
#J-18808-Ljbffr
Fremdsprachensekretär*in / Teamassistenz (d/m/w) Ref. No.: 25.02-1700 Arbeitgeber: FAIR GmbH
Kontaktperson:
FAIR GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär*in / Teamassistenz (d/m/w) Ref. No.: 25.02-1700
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im GSI Helmholtzzentrum oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen im GSI Helmholtzzentrum, insbesondere im Bereich Plasmaphysik/PHELIX. Zeige dein Interesse und dein Wissen über die Organisation während des Gesprächs.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Englischkenntnisse zu demonstrieren. Da die Stelle sowohl deutsche als auch englische Korrespondenz erfordert, könnte es hilfreich sein, ein kurzes Gespräch auf Englisch zu führen oder eine Übersetzung vorzubereiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär*in / Teamassistenz (d/m/w) Ref. No.: 25.02-1700
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben, Nachweisen über Sprachkenntnisse und gegebenenfalls Empfehlungsschreiben. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell und übersichtlich ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle als Fremdsprachensekretär*in / Teamassistenz unterstreicht. Gehe auf deine Erfahrungen in der Projektassistenz und deine Sprachkenntnisse ein und erläutere, wie du zum internationalen Umfeld des GSI Helmholtzzentrums beitragen kannst.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständigen Bewerbungsunterlagen über das Onlineportal auf der Webseite des GSI Helmholtzzentrums ein. Achte darauf, dass du die Kennziffer 25.02-1700 angibst und alle erforderlichen Dokumente hochlädst.
Frist beachten: Achte darauf, dass du deine Bewerbung bis spätestens 12.02.2025 einreichst. Plane genügend Zeit ein, um deine Unterlagen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles vollständig ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei FAIR GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Sprich die Sprachen fließend
Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du sicherstellen, dass du in beiden Sprachen kommunizieren kannst. Übe eventuell einige Fachbegriffe oder Phrasen, die in der Sekretariatsarbeit häufig verwendet werden.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite dich darauf vor, Fragen zu deinem Zeitmanagement und deinen organisatorischen Fähigkeiten zu beantworten. Du könntest auch ein Beispiel für eine erfolgreiche Planung oder Koordination eines Projekts oder einer Veranstaltung geben.
✨Sei bereit für Teamarbeit
Da Teamarbeit in dieser Position wichtig ist, sei bereit, über deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen zu sprechen. Betone, wie du zur Teamdynamik beigetragen hast und welche Rolle du in Gruppenprojekten eingenommen hast.
