Coordonnateur (trice) administration People & Culture

Rejoignez l’équipe Talent & Culture du Fairmont Le Montreux Palace et devenez le cœur battant de notre culture d’entreprise ! Plus qu’un poste administratif, le rôle de Coordinateur(trice) Talent & Culture est une véritable mission humaine au sein d’un hôtel de légende. Vous êtes au carrefour des relations internes, de l’expérience collaborateur et de la vie de l’hôtel : un lien précieux entre les équipes et la vie de l’hôtel. Ambassadeur(rice) de nos valeurs, vous contribuerez chaque jour à faire rayonner notre culture d’entreprise par une communication fluide, des événements fédérateurs et un accompagnement administratif attentif.

Résumé des Responsabilités :

• Communication interne : Être responsable de la communication interne FLMP (Mémos, télévision Polyglotte et garantir la mise à jour des tableaux d’affichages).
• Préparer les mémos (activité, fermeture de bureau etc.).
• Envoyer les correspondances aux collaborateurs selon les événements de leur vie (mariage, naissance, décès).

Événements internes / Reconnaissance :

• Être responsable de l’organisation et de la mise en place des quizz collaborateurs une fois par mois.
• Préparer et organiser les célébrations (fêtes nationales, ouverture de nouveau hôtel etc.).
• Aider dans la préparation des événements internes (fête du personnel et barbecue) et participer à ces mêmes événements.
• Créer la liste des anniversaires, envoyer les cartes d’anniversaire chaque semaine, envoyer les rappels des anniversaires à l’équipe Talent & Culture.
• Être responsable de la prise de photos de tous les événements internes et les événements clients dans l’hôtel mais toujours orienté collaborateurs.
• Organiser la Journée Osez Tous les Métiers.
• Organiser l’Assemblée Générale 2 fois par année.

Administration :

• Coordonner et distribuer les demandes administratives des collaborateurs.
• Être responsable de la digitalisation des dossiers des collaborateurs.
• Être responsable de mettre à jour la liste des documents manquants et effectuer un suivi rigoureux ainsi que faire les relances nécessaires auprès des collaborateurs.
• Aider à l’accueil des nouveaux collaborateurs.
• Être responsable des demandes d’avance sur salaire.
• Gérer les réductions F&B accordés aux collaborateurs.
• Assurer la fermeture du bureau.
• Répondre à l’interphone et accueillir les collaborateurs au bureau talent & culture.
• Gestion du courrier interne et envoi du courrier externe.
• Gérer la vente des tickets repas aux partenaires internes et externes de l'entreprise.
• Approvisionner le département Talent & Culture en matériel de papeterie.
• Être responsable des stagiaires d’observations (organisation, planning, photo, évaluation, dossier, document, accueil et départ).
• Suivi du développement des stagiaires, rencontre des stagiaires après leurs évaluations (1 mois et 3 mois, effectuer le suivi de l’évaluation de fin de stage avec l’école) ainsi que de la publication LinkedIn à leur départ.
• Préparer les documents pour les journées d’intégration.
• Préparer avec la collaboration du Généraliste les documents pour les visites internes et s’assurer de la mise en place des salons.
• Préparer avec la collaboration du Recruteur les documents pour les visites dans les écoles.
• Être responsable de la prise de photo professionnelle des collaborateurs et suivi des photos manquantes.
• Participer à des journées de recrutement dans les écoles hôtelières.
• Récupérer les dossiers et documents des collaborateurs dans les archives.
• Envoyer les courriers recommandés.
• Effectuer le contrôle des vestiaires une fois par semaine avec la coordinatrice.
• Respecter les politiques et procédures du département.
• Respecter les normes ergonomiques en termes de Santé et Sécurité.
• Toutes autres tâches, telles qu’assignées.

Résidence du personnel :

• Effectuer les états des lieux d’entrée et de sortie de la résidence du personnel, ainsi que la distribution des sacs poubelle des résidents du tournesol.
• Gérer les entrées et sorties de clé (Résidence du Tournesol et aspirateur).

Qualifications :

• Expérience de 6 mois dans le domaine des ressources humaines ou dans le domaine administratif ou en vue d’un certificat administration RH ou assistante RH.
• Maîtrise la langue française et la langue anglaise parlées et écrites.
• Capacité à se servir des applications Microsoft Windows requise.
• CFC employé de commerce est un atout important.
• Une expérience préalable dans un hôtel est un atout.
• Une expérience préalable dans un poste administratif est un atout.
• Une aptitude avérée à gérer des tâches multiples dans un environnement très achalandé.
• Être impliqué dans le maintien de l'excellence du service client en offrant un service de qualité à nos clients internes.
• Doit posséder un sens de l'organisation avéré.
• Capacité à faire preuve de tact, de diplomatie dans un contexte de confidentialité, de compassion et un sens aigu de la confidentialité.
• Compétences interpersonnelles de communication et de souci du détail.
• Particulièrement responsable et fiable.
• Capacité à travailler en équipe.

Implications physiques du poste :

• Fréquent : rester assis tout au long de la période de travail.
• Occasionnel : soulever et porter des charges.
• Occasionnel : se pencher, s’agenouiller, pousser, tirer et marcher.
• Occasionnel : monter ou descendre des escaliers et des rampes.
• Constant : se tenir debout et marcher tout au long de la période de travail.

Informations supplémentaires :

• EXIGENCES DE VISA : Afin de pouvoir travailler en Suisse, le candidat doit être en possession d’un permis de travail suisse ou faire partie d’un pays européen de l’UE – 17 ou UE -8.
• Veuillez prendre en compte que seules les candidatures envoyées à travers notre site de recrutement seront prises en considération.

AVANTAGES :

• Possibilité de logement selon disponibilité.
• 1 repas par jour travaillé (avantage en nature).
• Réductions dans diverses entreprises de la région.
• Tarifs préférentiels dans le Groupe Accor, dans nos points de vente et au portfolio Swiss Deluxe Hotels.
• Rejoignez-nous et découvrez tous nos autres avantages…

Nos valeurs :

• Respect : Nous valorisons les besoins, les idées et l'individualité des autres. Nous traitons tout le monde avec équité et dignité.
• Appartenance : Nous célébrons nos différences. Nous nous soutenons mutuellement et nous sommes toujours solidaires.
• Intégrité : Nous établissons la confiance par le respect mutuel et l'authenticité.
• Autonomisation : Nous avons le pouvoir de prendre des initiatives et d'anticiper les moments qui créent des expériences inoubliables.
• Excellence : Nous établissons des liens authentiques et nous chérissons chaque occasion de faire en sorte que les gens qui nous entourent se sentent spéciaux.

Diversité et inclusion : Fairmont s'engage à créer un environnement inclusif où les talents diversifiés s'épanouissent. Nous accueillons des candidats de tous horizons pour rejoindre notre équipe.

Avantages pour les employés : Rejoignez notre équipe et profitez d'une gamme d'avantages exclusifs pour vos collègues, notamment des surclassements gratuits, des séjours prolongés, des séjours à prix réduit dans les établissements Fairmont et Raffles, des réductions spéciales sur les repas et le bien-être, ainsi que des luxes supplémentaires pour améliorer votre expérience. Nous croyons qu'il est important de prendre soin de notre équipe, en veillant à ce que votre travail acharné soit récompensé par des avantages exceptionnels.