Executive Assistant

Wir suchen ab August 2026 oder nach Vereinbarung einen Executive Assistant.

Verantwortlichkeiten

• Umfassende administrative Unterstützung für das Executive Management, einschließlich Kalenderverwaltung, Reiseorganisation, Terminplanung und Priorisierung von Aktivitäten.
• Hauptansprechpartner zwischen dem Executive Management und internen sowie externen Stakeholdern, einschließlich Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern, Verwaltung von Kommunikation, Korrespondenz, Anfragen und Nachverfolgungsaktionen.
• Vorbereitung, Verwaltung und Pflege vertraulicher Dokumente, Präsentationen, Berichte und Materialien für Vorstandssitzungen, einschließlich der Vorbereitung von Agenden, Protokollführung und Verteilung relevanter Informationen.
• Koordination von Terminen, Genehmigungen, Unterschriften und Dokumentationen für Vorstandsmitglieder, um eine effiziente Verwaltung und zeitnahe Nachverfolgung sicherzustellen.
• Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten und strategischen Initiativen, Überwachung von Zeitplänen und Ergebnissen sowie proaktive Lösung von Terminüberschneidungen und operativen Angelegenheiten.
• Planung, Organisation und Durchführung wiederkehrender Unternehmensveranstaltungen wie Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Off-Sites und Teamevents.
• Hauptansprechpartner für externe Anbieter, Caterer, Veranstaltungsorte und andere Drittanbieter.
• Unterstützung der Büroverwaltungsaktivitäten in Zusammenarbeit mit dem bestehenden Team, einschließlich der Begrüßung von Gästen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Verwaltung von Büromaterialien, Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post sowie Koordination von Erfrischungen und Snacks.
• Durchführung einer Vielzahl von ad-hoc administrativen und operativen Aufgaben nach Bedarf.

Anforderungen

• Mehrere Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle als Executive Assistant, Personal Assistant oder im Office Management.
• Muttersprache Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil.
• Starke Serviceorientierung mit einer professionellen, kundenorientierten Denkweise und hervorragenden zwischenmenschlichen Fähigkeiten.
• Proaktive, praktische und lösungsorientierte Persönlichkeit mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, vorausschauend zu denken und unabhängig zu handeln.
• Hochgradig organisiert, detailorientiert und in der Lage, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu managen.
• Freude daran, als zentraler Ansprechpartner zu agieren und starke Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen.
• Diskret, vertrauenswürdig und in der Lage, vertrauliche Informationen mit höchster Professionalität zu behandeln.
• Hohe Servicementalität mit guten Manieren und professioneller Einstellung.
• Fortgeschrittene MS Office-Kenntnisse und starke digitale Kompetenz.

Was Sie mitbringen

• Sie sind ein geschätztes Teammitglied, das Menschen zusammenbringt und zu einem motivierenden und kollaborativen Arbeitsumfeld beiträgt.
• Sie stellen sicher, dass die täglichen Abläufe durch Ihre starken organisatorischen Fähigkeiten und proaktive Herangehensweise reibungslos funktionieren.
• Mit Ihrer serviceorientierten Denkweise unterstützen Sie das Team und fördern eine positive Unternehmenskultur.
• Sie spielen eine wichtige Rolle dabei, einen einladenden, unterstützenden und angenehmen Arbeitsplatz für alle zu schaffen.