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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei das Herz des Empfangs und sorge für eine einladende Atmosphäre.
- Arbeitgeber: FAKTOR 3 AG ist eine führende Kommunikationsagentur in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Teamevents und ein Corporate Benefits Programm.
- Warum dieser Job: Trage aktiv zur Unternehmenskultur bei und gestalte deine Aufgaben selbst.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und gute Deutschkenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Freue dich auf ein dynamisches Team von über 200 Kolleg*innen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
FAKTOR 3 AG ist eine der führenden, inhabergeführten Kommunikationsagenturen in Deutschland und realisiert integrierte (digital) Lösungen für Kunden aus den Bereichen Technologie, Online Business, Mobilität, Telekommunikation, Medien & Entertainment, Automotive, Beauty, Healthcare, Manufacturing und Food.
Deine Mission:
Du bist das Herz des Empfangs unserer Agentur und sorgst dafür, dass sich Mitarbeiter, Kunden und Gäste (all genders) von der ersten Sekunde an willkommen fühlen. Mit einem offenen Auge für Details, einem Gespür für Atmosphäre und einer strukturierten Arbeitsweise übernimmst du sowohl klassische Empfangs- und Officetätigkeiten als auch Themen, die eine gute Unternehmenskultur ausmachen.
Dein Ziel: Zu einer guten Stimmung in der Agentur beizutragen, in der sich alle wohlfühlen und organisatorische Prozesse reibungslos laufen. Von der Terminplanung, Gestaltung unserer Konferenzräume über Reisebuchungen bis zum übersichtlichen "Maschinenpark" in unseren Kaffee küchen: Du bist gut darin, Struktur zu schaffen, hast aber genauso Freude daran, Dreh- und Angelpunkt für die Belange unserer Kolleg*innen und Kunden zu sein.
Deine Aufgaben:
- Freundlicher, offener und professioneller Empfang sowie Betreuung von Gästen
- Sicherstellen eines gepflegten und einladenden Empfangsbereichs
- Zuverlässige Annahme von Telefonaten sowie Bearbeitung von E-Mails
- Unterstützung bei Reisebuchungen und administrativen Aufgaben (z.B. Annahme von Paketen, Zuordnung der internen Post, Bestellungen tätigen und Zusammenarbeit mit der Buchhaltung)
- Koordination und Organisation von Terminen, Konferenzräumen und Meetings inkl. der räumlichen Vorbereitung (z.B. Auffüllen der Getränke oder Bestellung von kleinem Catering)
- Organisation und/oder Bestellung von kleinen "Wohlfühl-Extras", saisonaler Deko oder wöchentlichen Formaten (gemeinsames Mittagessen)
- Ansprechpartner*in für allgemeine organisatorische Fragen und Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft
- Planung, Unterstützung oder auch Umsetzung von kleinen internen Events oder kleineren Projekten (wie z.B. bei All Hands oder dem Sommerfest)
Das bringst du mit:
- Erfahrung im Office Management, am Empfang oder aus ähnlichen Positionen sowie eine ausgeprägte Service- oder Dienstleistermentalität
- Sicherer Umgang mit MS Office und organisatorischen Tools; idealerweise Interesse an neuen KI-Anwendungen
- Ein offenes, proaktives Wesen mit Freude an Kommunikation und Organisation
- Ein Auge fürs Detail und ein Gespür für eine angenehme Atmosphäre
- Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise gute Englischkenntnisse
Das findest du bei uns:
- Eine abwechslungsreiche, zentrale Position mit viel eigenem Gestaltungsspielraum
- Über 200 Kolleg*innen, die sich auf Deine Unterstützung freuen
- Die Möglichkeit, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen und eigenständig kleine Projekte zu übernehmen
- Benefits wie Corporate Benefits Programm, Getränke, Zuschuss zum Deutschlandticket, Teamevents und vieles mehr
Klingt spannend? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung.
Office Coordinator Arbeitgeber: Faktor 3 AG
Kontaktperson:
Faktor 3 AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Coordinator
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Kommunikationsbranche arbeiten. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur von FAKTOR 3 AG. Besuche deren Website und Social-Media-Kanäle, um ein Gefühl für die Atmosphäre und Werte des Unternehmens zu bekommen. Das hilft dir, im Gespräch authentisch zu wirken.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Position als Office Coordinator gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deinen Servicegedanken unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Rolle! Während des Interviews ist es wichtig, dass du deine Motivation und dein Interesse an der Position und dem Unternehmen klar kommunizierst. Das kann einen großen Unterschied machen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Coordinator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die FAKTOR 3 AG. Besuche ihre Website, um mehr über die Unternehmenskultur, aktuelle Projekte und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er deine Erfahrungen im Office Management und Empfangsbereich hervorhebt. Betone deine Serviceorientierung und organisatorischen Fähigkeiten, die für die Position wichtig sind.
Motivationsschreiben: Verfasse ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Rolle bist. Gehe auf deine Kommunikationsfähigkeiten und dein Gespür für eine angenehme Atmosphäre ein.
Überprüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass deine Deutschkenntnisse klar und deutlich dargestellt sind, da dies für die Position entscheidend ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Faktor 3 AG vorbereitest
✨Sei freundlich und offen
Da du als Office Coordinator das Herz des Empfangs bist, ist es wichtig, dass du während des Interviews eine freundliche und offene Haltung zeigst. Lächeln und Augenkontakt können einen positiven Eindruck hinterlassen.
✨Bereite dich auf organisatorische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Office Management und wie du organisatorische Herausforderungen gemeistert hast. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten in der Terminplanung und Koordination zeigen.
✨Zeige dein Gespür für Atmosphäre
Da die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle spielt, solltest du während des Interviews betonen, wie du zur Schaffung einer angenehmen Atmosphäre beitragen kannst. Teile Ideen, wie du den Empfangsbereich oder interne Events gestalten würdest.
✨Hebe deine Kommunikationsfähigkeiten hervor
Als Ansprechpartner*in für Mitarbeiter und Gäste ist Kommunikation entscheidend. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur klaren und effektiven Kommunikation unter Beweis stellen, sowohl in Deutsch als auch in Englisch.
