Office Coordinator

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Office Coordinator (m/w/d)

Voll- oder Teilzeit
Hamburg
Mit Berufserfahrung
28.03.25

FAKTOR 3 AG ist eine der führenden, inhabergeführten Kommunikationsagenturen in Deutschland und realisiert integrierte (digital) Lösungen für Kunden aus den Bereichen Technologie, Online Business, Mobilität, Telekommunikation, Medien & Entertainment, Automotive, Beauty, Healthcare, Manufacturing und Food.
Deine Mission:

Du bist das Herz des Empfangs unserer Agentur und sorgst dafür, dass sich Mitarbeiter, Kunden und Gäste (all genders ) von der ersten Sekunde an willkommen fühlen. Mit einem offenen Auge für Details, einem Gespür für Atmosphäre und einer strukturierten Arbeitsweise übernimmst du sowohl klassische Empfangs- und Officetätigkeiten als auch Themen

, die eine gute Unternehmenskultur ausmachen .

Dein Ziel: Zu einer einer guten Stimmung in der Agentur beizutragen , in der s ich alle wohlfühlen und organisatorische Prozesse reibungslos laufen. V on der Terminplanung , Gestaltung unserer Konferenzräume über Reisebuchungen bis zum übersichtlichen \“Maschinenpark\“ in unseren

Kaffee küchen : Du bist gut darin , Struktur zu schaffen, hast aber genauso Freude daran, Dreh- und Angelpunkt für die Belange

unserer
K olle g *innen und Kund en zu sein .

Deine Aufgaben:

Freundlicher , offener und professioneller Empfang sowie Betreuung von Gästen

Sicherstellen eines gepflegten und einladenden Empfangsbereichs

Zuverlässige Annahme von Telefonaten sowie Bearbeitung von E-Mails

Unterstützung bei Reisebuchungen und administrativen Aufgaben (z.B. Annahme von Paketen , Zuordnung der internen Post , Bestellungen tätigen und Zusammenarbeit mit der Buch haltung )

Koordination und Organisation von Terminen, Konferenzräumen und Meetings inkl. der räumlichen Vorbereitung (z.B. Auffüllen der Getränke oder Bestellung von kleinem Catering )

Organisation und /oder Bestellung von kleinen \“ Wohlfühl-Extras \“ , saisonaler Deko oder wöchentlichen Formaten (gemeinsames Mittagessen)

Ansprechpartner *in für allgemeine organisatorische Fragen und Unterstützung de r Teams im Tagesgeschäft

Planung , Unterstützung oder auch Umsetzung von kleinen internen Events oder kleineren Projekten (wie z.B. bei All Hands oder dem Sommerfest)

Das bringst du mit:

Erfahrung im Office Management , am Empfang oder aus ähnlichen Positionen sowie eine ausgeprägte Service- oder Dienstleistermentalität

Sicherer Umgang mit MS Office und organisatorischen Tools ; idealerweise Interesse an neuen KI-Anwendungen

Ein offenes , proaktives Wesen mit Freude an Kommunikation und Organisation

Ein Auge fürs Detail und ein Gespür für eine angenehme Atmosphäre

Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, idealere gute Englischkenntnisse

Das findest du bei uns:

Eine abwechslungsreiche , zentrale Position mit viel eigenem Gestaltungsspielraum

Ü ber 2 00 K olleg*innen , die sich auf Deine Unterstützung freuen

Die Möglichkeit, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen und eigenständig kleine Projekte zu übernehmen

Benefits wie Corporate Benefits Programm, Getränke, Zuschuss zum Deutschlandticket, Teamevents und vieles mehr

Klingt spannend ? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung

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