Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und steuere das internationale Gästemanagement für den Science Summit.
- Unternehmen: Falling Walls Foundation – eine gemeinnützige Organisation, die Wissenschaft und Innovation fördert.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, 30 Tage Urlaub, Team-Events und ein kreatives Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Lernbereitschaft ist wichtiger als perfekte Qualifikationen – bewirb dich trotzdem!
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und gestalte bedeutende wissenschaftliche Events mit.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Eventmanagement und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Über das Projekt
Der jährlich stattfindende Science Summit bietet den zukunftsorientiertesten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und mutigsten Visionärinnen und Visionären der Welt eine Bühne, um ihre wissenschaftlichen Durchbrüche aus einem möglichst breiten Spektrum von Disziplinen zu präsentieren. Mit dem Ziel, gemeinsames Lernen und neue Verbindungen durch Überbrückung von Grenzen und Disziplinen zu fördern, versammelt der dreitägige Science Summit Forschende, Denkende und Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik sowie aufstrebende Talente aus aller Welt.
Als Projektmanager Gäste- und Eventmanagement (gn) verantwortest Du die organisatorische und technische Steuerung unseres internationalen Gästemanagements – von der Datenpflege über Ticketing-Prozesse bis hin zur operativen Umsetzung vor Ort. Du sorgst dafür, dass unsere Gäste zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten, relevante Daten zuverlässig erfasst und ausgewertet werden und sämtliche Abläufe rund um Registrierung, Ticketing und Einlass reibungslos funktionieren. Gleichzeitig bist Du ein zentraler Teil des Eventteams und unterstützt die Umsetzung des Science Summit mit hoher Einsatzbereitschaft, Pragmatismus und Hands-on-Mentalität. Während der Veranstaltungsphase behältst Du auch in dynamischen Situationen den Überblick und findest schnelle, praktikable Lösungen.
Wir suchen Dich zum 15.07.2026 oder nächstmöglichen Zeitpunkt mit einem Stundenumfang von 40h. Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr mit der Option auf Verlängerung.
Deine Aufgaben
- Verantwortung für die Planung, Steuerung und Weiterentwicklung aller Prozesse rund um Gäste, Speaker und Teilnehmende
- Betreuung und Optimierung der Registrierungs-, Ticketing- und Akkreditierungssysteme
- Sicherstellung einer hohen Datenqualität sowie Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Reports
- Koordination relevanter Serviceleistungen für Gäste und Speaker, einschließlich Unterkunfts- und Reisemanagement
- Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern zur kontinuierlichen Verbesserung der Teilnehmenden-Experience
- Planung und operative Umsetzung des Falling Walls Science Summit gemeinsam mit internen Teams, Dienstleistenden und Partnern
- Steuerung von Eventlogistik, Raum- und Ressourcenplanung sowie relevanten Gewerken und Services
- Verantwortung für Ausschreibungen, Beauftragungen und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden
- Leitung von Abstimmungs- und Planungsprozessen mit internen und externen Projektbeteiligten
- Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs vor Ort – mit einem Blick fürs Detail und der Bereitschaft, dort anzupacken, wo es nötig ist
Dein Profil
- Du hast mindestens 3 Jahre Erfahrung im Gäste- und/oder Eventmanagement
- Ein abgeschlossenes Studium im Bereich Eventmanagement, Kommunikation oder einem verwandten Fach sind von Vorteil
- Du bist ein (Selbst-) Organisationstalent
- Du arbeitest gut und gerne mit verschiedenen Stakeholdern in- und extern
- Du hast hervorragende organisatorische Fähigkeiten, starke Kommunikations- und Interaktionsfähigkeiten
- Du bist ein Excel- und Zahlen-Fan und verhandelst gern die besten Konditionen
- Du hast eine Affinität für CRM
- Du hast bereits mit Gästemanagement-Tools gearbeitet und kannst auch komplexe Anmeldeprozesse erdenken und entwickeln
- Du sprichst und schreibst verhandlungssicher und fließend Englisch und Deutsch
- Du begeisterst dich für den Themenbereich Wissenschaft und Innovation
- Du erfüllst nicht jeden Punkt auf der Anforderungsliste? Bewerbe dich gern trotzdem, denn Lernbereitschaft- und -fähigkeit sind uns viel wichtiger.
Warum wir?
- Die Möglichkeit, dich aktiv und kreativ bei Falling Walls einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
- Ein attraktives Arbeitsumfeld in einer international agierenden, gemeinnützigen Organisation
- Ein motiviertes und diverses Team mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungen
- Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und weitere familienfreundliche Maßnahmen
- Regelmäßige Team-Events und ein wunderschönes, grünes Büro in Berlin-Mitte mit Terrasse/Innenhof, frischem Obst, vielen leckeren Getränken, Tischtennisplatte und Yogaraum
- 30 Tage Urlaub im Jahr bei einer 5-Tage-Woche + 2 zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
- Einen Zuschuss zu einer Urban Sports Mitgliedschaft
Über uns
Die Falling Walls Foundation steht für Wissenschaft, die fasziniert, inspiriert und die Welt verändert. Seit 2009 bringt die gemeinnützige Organisation weltweit führende Vordenkerinnen und Vordenker aus Wissenschaft, Innovation und Gesellschaft zusammen. Nobelpreisträgerinnen und Nobelpreisträger, Startups, junge Wissenschaftstalente, Forschungsorganisationen sowie Vertreterinnen und Vertreter aus Politik, Kultur und Medien diskutieren bei den Falling Walls Formaten gemeinsam die zentrale Frage: “Which are the next walls to fall in science and society?” Mit ihren vielfältigen Programmen macht die Falling Walls Foundation wissenschaftliche Durchbrüche sichtbar und fördert den Dialog zwischen Wissenschaft und Gesellschaft. Dabei verbindet sie Disziplinen - von Naturwissenschaften und Technologie bis zu Sozial- und Geisteswissenschaften - und setzt ein starkes Zeichen für internationale Zusammenarbeit und interdisziplinären Austausch.
Projektmanager Gäste- und Eventmanagement des Science Summits (gn) Arbeitgeber: Falling Walls Foundation
Die Falling Walls Foundation ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, aktiv und kreativ in einem internationalen, gemeinnützigen Umfeld zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Option auf mobiles Arbeiten und einem motivierten, diversen Team in einem inspirierenden Büro in Berlin-Mitte fördern wir nicht nur deine berufliche Entwicklung, sondern auch eine ausgewogene Work-Life-Balance. Zudem erwarten dich regelmäßige Team-Events und 30 Tage Urlaub im Jahr, was das Arbeiten bei uns besonders attraktiv macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Projektmanager Gäste- und Eventmanagement des Science Summits (gn) erhalten könnten
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Besuche Events, Konferenzen oder Meetups und sprich mit anderen Projektmanagern. Wer weiß, vielleicht ist dein nächster Job nur ein Gespräch entfernt!
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen auf dich zukommen. Recherchiere Unternehmen, die dich interessieren, und kontaktiere sie direkt. Zeig ihnen, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und bringe deine Ideen ein!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Mach dir Gedanken über mögliche Fragen und bereite Antworten vor, die deine Erfahrungen im Gäste- und Eventmanagement hervorheben. Übe mit Freunden oder vor dem Spiegel, damit du beim echten Interview selbstbewusst auftrittst.
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wenn du denkst, dass du gut zu uns passt, dann zögere nicht und bewirb dich direkt über unsere Website. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und gemeinsam an spannenden Projekten zu arbeiten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Projektmanager Gäste- und Eventmanagement des Science Summits (gn) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du für die Rolle als Projektmanager im Gäste- und Eventmanagement brennst.
Mach es konkret!:Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung im Eventmanagement. Zeig uns, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast. Das macht deine Bewerbung lebendig und nachvollziehbar!
Achte auf Details!:Ein reibungsloser Ablauf ist uns wichtig, also achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibung und Grammatik sollten stimmen, damit wir sehen, dass du auch bei der Organisation von Events ein Auge fürs Detail hast.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnellstmöglich prüfen können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Falling Walls Foundation vorbereitet
✨Verstehe die Mission
Mach dich mit der Mission und den Werten der Falling Walls Foundation vertraut. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung von Wissenschaft und Innovation verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese Ziele zu erreichen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung im Gäste- und Eventmanagement, in denen du Herausforderungen gemeistert hast. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um deine Fähigkeiten und deinen Pragmatismus zu demonstrieren.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Organisationstalent erfordert, solltest du im Interview betonen, wie du komplexe Anmeldeprozesse oder Eventlogistik erfolgreich geplant und umgesetzt hast. Nutze Zahlen und Statistiken, um deine Erfolge zu untermauern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Organisation. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Zielen für den nächsten Science Summit.
