Finance Operations Director

Wir suchen einen vielseitigen, praktischen Finance/Operations Director, der alle finanziellen Operationen für TransPro Consulting, LLC mit Sitz in Spring Hill, Florida leitet. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der in einer kleinen Unternehmensumgebung gedeiht und die gesamte Finanzfunktion übernimmt. Von täglichen Transaktionen bis hin zu strategischen Analysen spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Weiterentwicklung des Unternehmens.

Sie verwalten die Kernbuchhaltungsprozesse, stellen die finanzielle Genauigkeit sicher und liefern Einblicke, die der Führung helfen, fundierte Entscheidungen über Rentabilität, Wachstum und langfristige Nachhaltigkeit zu treffen. Wir bieten die Möglichkeit, in einer Schlüsselrolle mit einem hochqualifizierten, unternehmerisch orientierten Team zu arbeiten. Dies ist eine Vollzeitstelle, die vollständig remote ist (nur für Kandidaten mit Sitz in den USA).

• Finanzoperationen & Buchhaltung: Vollständige Durchführung aller täglichen Buchhaltungsfunktionen, einschließlich Ausgaben-Codierung, Belegverwaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Überwachung der Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und Mitarbeitererstattungen für ein Team von über 15 Fachleuten mit einer individuellen Kundenbasis von 25–30 Kunden. Durchführung rechtzeitiger Monats- und Jahresabschlüsse, einschließlich monatlicher Buchungseinträge und Kontenabstimmungen. Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Sicherstellung genauer, pünktlicher Zahlungen. Überwachung des Cash-Managements, einschließlich Überweisungen zwischen Betriebskonten, Fidelity-Konten und Kreditlinien.
• Finanzplanung & Analyse: Aufbau und Pflege von 6-monatigen rollierenden Cashflow-Prognosen, Umsatzprognosen und Szenariomodellen. Vorbereitung und Bereitstellung finanzieller Berichte, Prognosen und Einblicke für die Führungsebene monatlich. Berichterstattung über Finanzen bei vierteljährlichen Unternehmensbesprechungen und Besprechungen des Beirats. Bereitstellung monatlicher Ausgabenberichte nach Kunde zur Analyse der Rentabilität pro Projekt und zur Information über Preisgestaltung und Ressourcenallokation.
• Strategische Finanzen & Geschäftseinblicke: Partnerschaft mit dem CEO und dem Führungsteam zur Unterstützung von Budgetierung, langfristiger Planung und operativen Entscheidungsfindungen. Identifizierung finanzieller Risiken, Chancen und Empfehlungen zur Stärkung der finanziellen Gesundheit. Vorbereitung finanzieller Berichte und Einblicke für vierteljährliche Beiratssitzungen. Unterstützung strategischer Initiativen wie neue Dienstleistungsangebote, Einstellungspläne und Investitionsentscheidungen. Erstellung eines Jahresbudgets, das mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
• Betriebliche Compliance & Steuererklärungen: Überwachung der Gehaltsabrechnung von Anfang bis Ende über Paychex, Verwaltung von Compliance-Updates, Form 5500/8955-Einreichungen und Überprüfungen der Prämien für die Krankenversicherung. Verwaltung jährlicher staatlicher Unternehmensanmeldungen, SAM.gov-Registrierungen und spezialisierter Agenturzertifizierungen wie NCDOT-Vorqualifikation und FL DOS-Berichterstattung. Koordination mit dem CPA der Firma zur Prognose vierteljährlicher geschätzter Steuern und zur Bearbeitung vierteljährlicher Steuerzahlungen. Hauptansprechpartner für den CPA sein und alle erforderlichen Unterlagen für die jährlichen Steuererklärungen und Steuererklärungen bereitstellen. Monatliche Rechnungen für Ausgaben und Arbeitskräfte zwischen verbundenen Unternehmen vorbereiten und intercompany-Fonds abstimmen. Überwachung von Vertragsverlängerungen zur Sicherstellung der Lizenzgenauigkeit (Salesforce, Paychex, Monday.com) und Verwaltung professioneller Versicherungen.
• Projekt-Onboarding & Subunternehmermanagement: Überprüfung neuer Verträge und Budgets, insbesondere mit Fokus auf Zahlungs- und Rechnungsbedingungen. Verwaltung des Onboardings von Subunternehmern, einschließlich Subunternehmervereinbarungen, W-9s und Versicherungszertifikaten. Initialisierung neuer Projekte in QuickBooks und internen Tracking-Tabellen zur Sicherstellung nahtloser Rechnungsstellung und Prognosegenauigkeit.
• Systeme & Prozesse: Aufrechterhaltung und Verbesserung finanzieller Systeme, Werkzeuge und Arbeitsabläufe zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit. Sicherstellung der Einhaltung von GAAP, internen Kontrollen und Unternehmensrichtlinien. Implementierung von Best Practices für das Finanzmanagement in einer kleinen, aber wachsenden Organisation. Erfahrung in der Entwicklung und Unterstützung der Dokumentation eines FAR-Overhead-Satzes gemäß FAR Teil 31.

• Bachelor-Abschluss in Finanzen, Buchhaltung oder einem verwandten Bereich.
• 7+ Jahre progressive Erfahrung in Finanzen oder Buchhaltung, idealerweise in einer Beratungs-, Dienstleistungs- oder Kleinunternehmensumgebung.
• Starker Hintergrund und nachgewiesene Geschichte mit finanzieller Ethik, einschließlich Treuhandpflicht, Transparenz und Management von Interessenkonflikten.
• Vertrautheit mit den finanziellen Berichtspflichten der Bundesstaaten, in denen TransPro tätig ist, einschließlich Florida.
• Nachgewiesene Fähigkeit, sowohl transaktionale Buchhaltung als auch strategische Finanzanalyse zu verwalten.
• Starke Kenntnisse in Buchhaltungssoftware (z.B. QuickBooks) und fortgeschrittene Excel-/Analytikfähigkeiten.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, finanzielle Informationen für nicht-finanzielle Zielgruppen zu übersetzen.
• Komfortabel im selbstständigen Arbeiten und Priorisieren über mehrere Verantwortlichkeiten hinweg.
• Komfortabel in einer Remote-Arbeitsumgebung.