Virtuelle Assistenz als Freelancer oder in Teilzeit (m/w/d)

Hier bekommst du eine zentrale organisatorische Rolle in einem dynamischen und wachsenden Unternehmen. Wir suchen eine zuverlässige virtuelle Assistenz, die uns bei einer Vielzahl an wiederkehrenden organisatorischen und administrativen Aufgaben unterstützt. Die Position kann als Freelancer oder in Teilzeit besetzt werden und bietet eine große Bandbreite an Aufgabenbereichen, die durch einen hohen Grad an Freiheit und Selbstständigkeit geprägt sind.

Aufgaben

Deine Aufgaben:

• Organisation von Reisen und Events: Von der Planung bis zur Durchführung.
• Vorbereitende Finanzbuchhaltung, Organisation von Rechnungen
• Pflege unseres Firmenkalenders
• Organisation der Urlaubstage unserer Mitarbeiter
• Lösung kleinerer Probleme: Du hilfst, Hindernisse schnell und effizient aus dem Weg zu räumen.
• Routinetätigkeiten: Verwaltung von Terminen, Kommunikation mit verschiedenen Ansprechpartnern und Unterstützung im administrativen Bereich

Du agierst als rechte Hand unserer Gründerin Katrin und managst proaktiv die Schnittstelle zwischen ihrem beruflichen und privaten Leben.

• Dazu gehört die vorausschauende Verwaltung ihres E-Mail-Postfachs und ihres Kalenders.
• Du planst und buchst nicht nur Geschäftsreisen, sondern koordinierst auch private Termine und Reisen.
• Du löst für sie alltägliche organisatorische Herausforderungen, indem du zuverlässige Dienstleister recherchierst und beauftragst.

Qualifikation

Dein Profil:

• Du bist technikaffin und lernst schnell, dich in neue Tools und Programme einzuarbeiten (z. B. WhatsApp und Google Workspace).
• Du triffst immer den richtigen Ton und es fällt dir leicht mit allen möglichen Parteien zu kommunizieren (schriftlich + telefonisch).
• Du hast Erfahrung im Bereich Buchhaltung, Organisation von Urlauben (von Mitarbeitern), Pflege des Firmenkalenders.
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent und meisterst auch mehrere Aufgaben parallel.
• Diskretion und Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich.
• Du bist in der Lage, eigenständig zu arbeiten und findest kreative Lösungen für alltägliche Herausforderungen.
• Du kommunizierst klar und wertschätzend und bist in der Lage, mit verschiedenen Menschen zu sprechen – egal, ob per E-Mail, Telefon oder Videochat.

Benefits

Was dich bei uns erwartet:

• Freundliche, wertschätzende Kommunikation: Ein Team, das dich unterstützt und schätzt.
• Zeitliche Flexibilität: Gestalte deine Arbeitszeit so, wie es für dich am besten passt.
• Freiheit bei der Problemlösung: Du kannst deine eigenen Ansätze verfolgen und wirst in deiner Selbstständigkeit bestärkt.
• Abwechslungsreiche Tätigkeiten: Kein Tag gleicht dem anderen.
• Arbeit mit Sinn: Wir helfen Menschen, in ihrem Alltag positive Veränderungen zu bewirken. Du möchtest mehr dazu wissen?

Was es bei uns nicht gibt:

• Unklare oder fehlende Kommunikation: Wir achten darauf, dass Aufgaben klar definiert sind und Erwartungen deutlich kommuniziert werden.
• Unstrukturierte Prozesse: Bei uns gibt es klare Abläufe und Verantwortlichkeiten, damit du immer weißt, woran du bist.
• Mikromanagement: Du arbeitest eigenständig und wirst nicht ständig kontrolliert.
• Unrealistische Deadlines: Wir planen Aufgaben mit realistischen Fristen, um deine Work-Life-Balance zu wahren.
• Fehlende Wertschätzung: Deine Arbeit wird anerkannt und geschätzt.
• Chaos bei Zuständigkeiten: Verantwortlichkeiten sind klar verteilt, damit du deine Aufgaben fokussiert erledigen kannst.
• Mangelnde Flexibilität: Bei uns hast du die Freiheit, deine Zeit und Arbeit eigenständig zu organisieren.

Fragen vor der Bewerbung

Wie viel Zeit investieren wir pro Woche? Es werden voraussichtlich ca. 10-20 Stunden pro Woche an Arbeit anfallen. Wir suchen jemanden, der uns auf Dauer unterstützt.

• Dafür suchen wir nach einem echten Organisationstalent: Terminmanagement, Kleinere Events planen, Reisen organisieren, Buchhaltung etc.
• Die Bezahlung liegt bei 30-35€ pro Stunde.

Weitere Punkte:

• Was bewirken wir?
• Was gibt es für Karrieremöglichkeiten/Weiterbildung?
• Kritik vs. Wertschätzung (Wie wir arbeiten)
• Kündigungsgründe
• Einarbeitung
• Fixe Arbeitszeiten (und was, wenn ich zum Arzt muss?)
• Ein typischer Arbeitstag

Diese Informationen findest du auf unserem YouTube-Kanal. Solltest du weitere Informationen wünschen, nutze bitte die entsprechenden Kanäle.