Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere den Geschäftsverkehr im Bereich Wirtschaftswissenschaft.
- Unternehmen: HTWK Leipzig, eine innovative Hochschule mit vielfältigen Aufgaben.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsmanagement und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein familienfreundlicher Arbeitsplatz.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Verwaltung und unterstütze Studierende und Lehrende.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Verwaltung oder Büromanagement, gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination des Geschäftsverkehrs für Lehrgebiete im Bereich der Wirtschaftswissenschaft und deren Verwaltung, z. B. Postbearbeitung, Koordination von Gesprächswünschen und Telefonaten.
- Unterstützung der Fakultätsangehörigen bei der Beantragung von Dienstreisen.
- Auskünfte zu Anfragen (von Mitarbeitenden, Studierenden und Dritten).
- Überwachung und Planung von Terminen und Fristen.
- Bestellung von Büromaterial, Möbeln u. Ä.
- Administrative Unterstützung der Professorenschaft.
- Administrative Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Beratungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen (z. B. Raum- und Terminorganisation, Einladungen, Zusammenstellung der Unterlagen, Protokollführung, Reiseorganisation).
- Beschaffung, Aufbereitung, Verdichtung und Verwaltung von Daten (z. B. für Berichte und Statistiken, Entscheidungsvorlagen für die zuständige Professorenschaft), von Fachliteratur und anderen Informationsmitteln sowie Internetrecherchen (Informationsmanagement).
- Unterstützung der Lehrenden sowie Betreuung von Studierenden, wie Organisation und Übernahme von Prüfungsaufsichten und -einsichten, Unterstützung bei der Einschreibung in Wahlpflichtmodule, Erteilung von Auskünften an Studierende, im Besonderen zu organisatorischen Fragen.
- Schreibarbeiten und Korrespondenzarbeiten, z. B. Erledigen von Schreibarbeiten mittels Textverarbeitungsprogrammen, Erstellen von Übersichten mittels Tabellenkalkulation und/oder Präsentationsprogrammen, Gestaltung von Unterlagen für die Lehre, Erledigen der Korrespondenz, Kopieren von Prüfungsaufgaben etc.
- Aufgaben in der Fakultätsverwaltung bzw. im Fakultätsmanagement, wie Wahrnehmung von unterstützenden Aufgaben im Bereich des Dekanatssekretariats sowie administrative Unterstützung der Fakultätsleitung.
Das bringen Sie mit
- Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung auf dem Gebiet der Verwaltung und des Rechts, des Büromanagements bzw. der Bürokommunikation oder eine andere dreijährige kaufmännische bzw. nichttechnische Ausbildung, in der die erforderlichen Fachkenntnisse für die Wahrnehmung des übertragenen Aufgabenkreises vermittelt worden.
- Gute anwendungsbereite Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit moderner Büro- und Kommunikationstechnik (insbesondere Office-Programme).
- Gute Englischkenntnisse.
- Erfahrungen in der Verwaltung einer Hochschule ausdrücklich erwünscht.
- Kommunikations- und Teamfähigkeit, Flexibilität, hohe Einsatzbereitschaft sowie Organisationstalent und ausgezeichnetes Zeitmanagement.
Wir bieten
- Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten und vielfältigen Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum.
- Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung.
- Individuelle Entwicklungsgespräche und umfangreiche Weiter- und Fortbildungsangebote.
- Ihr Wohlbefinden und Ihre Gesundheit liegen uns am Herzen. Hierfür bieten wir insbesondere flexible Arbeitsbedingungen, einen familiengerechten Arbeitsplatz und vielfältige Angebote des Hochschulgesundheitsmanagements sowie des Hochschulsports.
- Sie erhalten eine Jahressonderzahlung und haben die Möglichkeit, ein ermäßigtes Ticket für den bundesweiten Personennahverkehr (Deutschland-Jobticket) zu beziehen.
Die HTWK Leipzig begrüßt Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Bei Unterrepräsentanz werden Frauen bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Mitarbeit im Sekretariat/Studierendenverwaltung (w/m/d) Arbeitgeber: Federal State of Saxony
Die HTWK Leipzig ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitsbedingungen, einem familienfreundlichen Arbeitsplatz und umfangreichen Weiterbildungsangeboten fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Zudem legen wir großen Wert auf Ihr Wohlbefinden und bieten zahlreiche Gesundheits- und Sportangebote, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeit im Sekretariat/Studierendenverwaltung (w/m/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit deinem gewünschten Job zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten sprechen, die dort arbeiten, und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür bekommen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kommilitonen über offene Stellen. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von Möglichkeiten, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die Institution und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Zeige, dass du die Aufgaben im Sekretariat verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen richtig übermittelst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeit im Sekretariat/Studierendenverwaltung (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du bist! Verwende eine persönliche Ansprache und bringe deine Persönlichkeit in die Bewerbung ein. Das macht einen großen Unterschied!
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können schnell einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Zeige deine Motivation!:Erkläre uns, warum du genau bei uns arbeiten möchtest. Was reizt dich an der Stelle im Sekretariat? Deine Begeisterung wird uns überzeugen und zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Federal State of Saxony vorbereitet
✨Informiere dich über die Hochschule
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die HTWK Leipzig verschaffen. Schau dir die Webseite an, informiere dich über aktuelle Projekte und die Fakultät für Wirtschaftswissenschaften. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Teamarbeit zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle zu untermauern und machen deine Antworten anschaulicher.
✨Praktische Kenntnisse demonstrieren
Da gute Kenntnisse in Office-Programmen gefordert sind, sei bereit, deine Erfahrungen mit diesen Programmen zu erläutern. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wo du diese Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast, um eine Aufgabe effizient zu erledigen.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen zur Unternehmenskultur und den Arbeitsbedingungen vor. Das zeigt, dass du nicht nur an der Stelle interessiert bist, sondern auch daran, wie du dich ins Team einfügen kannst. Fragen zu Weiterbildungsmöglichkeiten oder flexiblen Arbeitszeiten sind hier besonders relevant.
