Teamassistenz / Projektassistenz (m/w/d) administrative und operative Koordination

Teamassistenz / Projektassistenz (m/w/d) – administrative und operative Koordination

Bereich: Fakultät Physik, Institut für Angewandte Physik (IPF). Beginn: 01.09.2026.

Verfügbarkeit: je nach geeigneter administrativer Ausgestaltung, ggf. zu 50 % an der TUD und zu 50 % am IPF.

Beschäftigungsdauer: zunächst 2 Jahre (befristet gem. TzBfG), möglich in Vollzeit oder Teilzeit, mit Aussicht auf unbefristete Position.

Stellenart: (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen E 6 TV‑L).

Aufgaben:

• Unterstützung der Abteilungsleitung bei Planung und Steuerung von Budgets und Personalressourcen im Projekt.
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen für Führungskräfte und Mitarbeitende, inklusive Buchung von Flügen, Bahnreisen und Hotels sowie Unterstützung bei Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Koordination administrativer Personalprozesse, einschließlich Vertragsmanagement und Austrittsabwicklung.
• Administrative Unterstützung für internationale Mitarbeitende, Doktorandinnen und Doktoranden sowie Gäste.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Lehrtätigkeit an der Professur.
• Erledigung administrativer und organisatorischer, projektbezogener Aufgaben wie Terminplanung, Bearbeitung ein- und ausgehender Post sowie Kommunikation mit nationalen und internationalen Partnern.
• Organisation von Sitzungen, Seminaren, Workshops und internationalen Veranstaltungen inklusive Logistik, Dokumentation und Protokollführung.
• Koordination des Einkaufs von Laborgeräten, Verbrauchsmaterialien und Büromaterial.
• Koordination der Kommunikation mit Lieferanten, Angebotseinholung und Beschaffungsprozesse in Zusammenarbeit mit der Universitätsverwaltung, Dezernat Finanzen und Beschaffung.
• Nachverfolgung von Bestellungen, Lieferungen und Lagerbeständen von Laborbedarf.
• Unterstützung beim Aufbau effizienter administrativer und organisatorischer Arbeitsabläufe im Labor.

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Ausbildung als staatlich geprüfte Kauffrau bzw. staatlich geprüfter Kaufmann, Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in Verwaltungs- oder Koordinationsaufgaben, vorzugsweise im Forschungs- oder technischen Umfeld.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zuverlässig zu bearbeiten.
• Sicherer Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationsprogrammen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohe Organisationsfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit.
• Serviceorientiertes Denken und proaktiver Arbeitsstil.
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit.
• Selbstbewusstes, freundliches und professionelles Auftreten.
• Fähigkeit, in einem internationalen und interdisziplinären Umfeld effektiv zu arbeiten.

Wir bieten:

• Eine vielseitige und interessante Herausforderung in einem internationalen Arbeitsumfeld sowie angemessene Bezahlung.
• Betreuung der betr. Altersversorgung.
• Jobticket.
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeit.
• Arbeitsplatzbezogene Weiterbildung.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind besonders willkommen. Bei gleicher Eignung werden diese oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen gleichgestellte Personen bevorzugt eingestellt.

Deadline: Ihre Bewerbungsunterlagen sind bis zum 17.07.2026 einzureichen. (Poststempel/Zeitsignal). Die Unterlagen werden nicht zurückgesandt.

Kontakt: E‑Mail: dekanat.physik@tu-dresden.de (SecureMail-Portal).