Secrétaire administratif·ive

Die Fédération des Entreprises Romandes Genève ist die unverzichtbare Arbeitgeberorganisation des Kantons. Mit 29'000 Mitgliedsunternehmen und über 80 Berufsverbänden spielt sie eine zentrale Rolle im wirtschaftlichen und sozialen Leben der Region.

Beschreibung des Postens:

• Taux d'occupation : 50 %
• Rattachement hiérarchique : Directrice du Pôle Média
• Organisation du temps de travail : idealerweise jeden Morgen anwesend; andere Möglichkeit: ganzer Montag, drei Morgen und ein freier Tag pro Woche
• Eintrittsdatum: so schnell wie möglich

Ihr Auftrag:

Sie sind direkt der Direktorin des Medienbereichs unterstellt und tragen täglich zu diesen Aufgaben bei. Innerhalb des Teams von Entreprise romande gewährleisten Sie die operative Effizienz der Abteilung und beteiligen sich schrittweise an deren kommerzieller Entwicklung. Sie übernehmen:

• Das Sekretariat der Abteilung;
• Die Verwaltung und Entwicklung der Abonnenten von Entreprise romande;
• Die Entwicklung von Werbetreibenden und Werbepartnerschaften;
• Die Buchhaltung der Abteilung und der Publikation.

Hauptverantwortlichkeiten:

1. Verwaltung des Sekretariats der Abteilung: Gewährleistung der üblichen Sekretariatsaufgaben (telefonische Betreuung, Korrespondenz, Agenden und Organisation interner Besprechungen). Unterstützung der Mitglieder des Teams von Entreprise romande.
2. Kommerzielle Entwicklung und Verwaltung der Abonnenten von Entreprise romande: Pflege der Abonnentendatenbank (Erstellungen, Änderungen und Kündigungen). Teilnahme an der Akquise, Bindung und Entwicklung des Abonnentenportfolios. Beantwortung von Anfragen der Abonnenten und Gewährleistung eines qualitativ hochwertigen Kundenservices. Beitrag zur Entwicklung von Werbetreibenden und Werbepartnerschaften mit schrittweiser Kompetenzsteigerung in diesem kommerziellen Bereich.
3. Buchhaltung der Abteilung und von Entreprise romande: Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Verfolgung von Zahlungen und Vorbereitung von Belegen. Zusammenarbeit mit der Buchhaltungsabteilung für Abschlüsse und Finanzberichterstattung.
4. Dokumentenmanagement und andere Aktivitäten: Dokumentenmanagement: Klassifizierung der Artikel von Entreprise romande in Syracuse, Versendung der Belege an die betreffenden Personen, Archivierung von Verträgen und Zeitungen. Verwaltung der Spesenabrechnungen. Korrekturlesen: Durchführung des Korrekturlesens von Texten und Inhalten der Abteilung.

Gesuchtes Profil:

• Ausbildung & Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertiger Abschluss. Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer administrativen oder ähnlichen Position. Nachgewiesene Erfahrung im administrativen Sekretariat. Idealerweise erste Erfahrung in der kommerziellen Akquise, im Verkauf von Dienstleistungen oder in der Entwicklung von Partnerschaften. Kenntnisse in der laufenden Buchhaltung und im Management von Kundendateien oder Abonnenten sind von Vorteil.
• Fähigkeiten & Qualitäten: Fähigkeit, die üblichen Aufgaben eines Sekretariats zu übernehmen (telefonische Betreuung, Korrespondenz, Agenden, Organisation von Besprechungen). Fähigkeit, eine administrative Unterstützung für ein Team zu leisten. Beherrschung der Verwaltung von Abonnenten (Erstellungen, Änderungen, Kündigungen) und ausgeprägtes Kundenservicebewusstsein. Fähigkeit, Lieferantenrechnungen zu bearbeiten, Zahlungen zu verfolgen und Belege vorzubereiten. Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit der Buchhaltung für Abschlüsse und Finanzberichterstattung. Unternehmerisches Denken, Kommunikationsfähigkeit und Überzeugungskraft, mit dem Wunsch, sich im Verkauf von Werbeflächen weiterzuentwickeln. Ergebnisorientierung: Fähigkeit, Chancen zu identifizieren und in Einnahmen für das Medium umzuwandeln. Sorgfalt, Prioritätensetzung, Teamgeist und Lösungsorientierung.
• Sprachen: Perfekte Beherrschung des Französischen, sowohl mündlich als auch schriftlich (Niveau C2). Gute Kenntnisse des Deutschen (Niveau B1/B2) sind von Vorteil.

Warum die FER Genève beitreten?

• Konkreter Beitrag zur Sichtbarkeit von Entreprise romande, dem Referenzmedium für die französischsprachigen Unternehmer, und zur Hervorhebung der Mitgliedsunternehmen.
• Schlüsselrolle in der operativen Effizienz eines Bereichs, der die Beziehungen zu den Medien verwaltet und den Einfluss der FER bei Entscheidungsträgern und der Öffentlichkeit stärkt.
• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Position, zwischen Sekretariat, Verwaltung der Abonnenten, Buchhaltungsüberwachung und Unterstützung des Medien-Teams.
• Echte Entwicklungsperspektiven: Diese Position ist ein Sprungbrett, um Kompetenzen im Bereich der kommerziellen Entwicklung und im Verkauf von Werbeflächen zu erwerben.
• Ein stimulierendes und kollaboratives Umfeld, im Herzen der wirtschaftlichen und unternehmerischen Herausforderungen der Region.

Was wir Ihnen bieten:

• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Rolle im Herzen des Medienbereichs der FER Genève, einem Schlüsselakteur der Wirtschaft der Romandie.
• Attraktive Arbeitsbedingungen und Sozialleistungen, die für eine Referenzinstitution in der Westschweiz typisch sind.
• Ideale Büros im Herzen von Genf.

Bereit, uns beizutreten? Diese Position steht internen und externen Bewerbungen offen. Bewerben Sie sich jetzt über unsere Online-Rekrutierungsplattform. Wir freuen uns darauf, Ihr Profil kennenzulernen!

Unser Engagement: Die FER Genève schätzt Vielfalt und ermutigt alle qualifizierten Personen, sich zu bewerben, unabhängig von ihrem Hintergrund. Wir bestätigen den Eingang jeder Bewerbung und werden Sie kontaktieren, wenn Ihr Profil unseren Anforderungen entspricht.