EXECUTIVE ASSISTANT - EMPLOYERS' SECRETARIAT

Die Föderation der Empfangs- und Genussberufe sucht einen Executive Assistant - Arbeitgebersekretariat. Vertragsart: Unbefristeter Vertrag, Beginn am 1. Oktober 2026 oder nach Vereinbarung.

Arbeitszeit und -ort: 70% bis 100% nach Vereinbarung, in Pully (VD). Der Executive Assistant – Arbeitgebersekretariat unterstützt den FMAG-Direktor bei der Verwaltung und Entwicklung von Berufsverbänden und Mitgliedsorganisationen der Föderation. In enger Zusammenarbeit mit den Kommissionen der Mitgliedseinheiten, institutionellen Partnern und Behörden gewährleisten sie mit erheblicher Autonomie die sorgfältige Nachverfolgung der ihnen anvertrauten Akten und tragen aktiv zum Aufbau und zur Entwicklung der Föderation im Einklang mit den definierten strategischen Zielen bei.

Zu ihren Aufgaben gehören:

• Verwaltung des Sekretariats mehrerer Mitgliedsberufsverbände: Organisation von Ausschusssitzungen und Generalversammlungen, Erstellung von Einladungen, Tagesordnungen und Protokollen.
• Direkte Unterstützung des Direktors bei der Verwaltung und Entwicklung der Beziehungen zu Mitgliedsorganisationen und deren jeweiligen Ausschüssen.
• Beratung und Information der Verbandsmitglieder zu administrativen, regulatorischen und vertraglichen Angelegenheiten, die spezifisch für ihren Sektor sind.
• Vorbereitung und Überwachung der Umsetzung von Entscheidungen, die von Ausschüssen und Versammlungen getroffen wurden, in Abstimmung mit dem Direktor und den Präsidien der Verbände.
• Gelegentliche Vertretung der Föderation und ihrer Mitgliedsverbände bei Sitzungen, Kommissionen oder Veranstaltungen, abwechselnd mit dem Direktor.
• Beitrag zur Entwicklung neuer Dienstleistungen und Angebote für Verbände und Mitgliedsorganisationen.
• Überwachung und Verfolgung von regulatorischen, wirtschaftlichen und politischen Nachrichten, die für die von der Föderation vertretenen Sektoren relevant sind.
• Teilnahme an der Organisation von Veranstaltungen und Aktivitäten, die spezifisch für Mitgliedsverbände sind (Versammlungen, Berufstage usw.).
• Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern an bereichsübergreifenden Projekten, die den Mitgliedsverbänden zugutekommen (Schulung, Politik, Kommunikation usw.).
• Aktive Teilnahme am Aufbau und an der Strukturierung der Föderation, Verbesserung der Verwaltungsprozesse und Erleichterung des Austauschs zwischen den Einheiten, mit Initiative und Unterstützung bei der Implementierung von Managementwerkzeugen und -prozessen, die einer sich entwickelnden Struktur entsprechen.

Gesuchtes Profil:

• Hochschulbildung (eidgenössisches Zertifikat, ES/HES oder Universitätsabschluss) im Bereich Management, Recht, Wirtschaft oder einem gleichwertigen Bereich; nachgewiesene Erfahrung in der Sekretariatsarbeit von Verbänden kann eine akademische Qualifikation ersetzen.
• 3 bis 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle, idealerweise innerhalb eines Berufs-, Arbeitgeber-, Dach-, Wirtschafts- oder politischen Verbandes.
• Exzellente Schreib-, Rechtschreib- und zwischenmenschliche Fähigkeiten in Französisch sind unerlässlich, Kenntnisse der Bürosoftware (Microsoft Office).
• Gute Kenntnisse über das Funktionieren von Berufsverbänden und deren Gremien, starkes Interesse an Arbeitgeber- und wirtschaftlichen Themen.
• Starkes Verantwortungsbewusstsein, Autonomie und exzellentes Prioritätenmanagement, in der Lage, mehrere Akten und Einheiten gleichzeitig zu bearbeiten, Bedürfnisse vorauszusehen und dabei Diskretion zu wahren sowie ein Vertrauensklima zu schaffen.
• Initiative, Proaktivität und unternehmerischer Geist, mit dem Wunsch, aktiv zum Aufbau und zur Entwicklung der Struktur beizutragen.
• Leichtigkeit in zwischenmenschlichen Beziehungen und scharfes politisches Gespür, sicher im Umgang mit verschiedenen Gesprächspartnern.
• Verfügbarkeit für flexible Arbeitszeiten und gelegentliche Reisen.

Bedingungen und Vorteile:

• Position mit Verantwortung, die große Autonomie, abwechslungsreiche Aufgaben und Perspektiven zur beruflichen Entwicklung bietet.
• Vergütung je nach Erfahrung, attraktive Bedingungen und Möglichkeit flexibler Arbeitszeiten (einschließlich Homeoffice).
• Unterstützendes und dynamisches Arbeitsumfeld mit ergebnisorientiertem Ansatz, der zur Initiativenanregung beiträgt.
• Proaktive Teilnahme an der Entwicklung einer ehrgeizigen und schnell wachsenden Föderation mit Möglichkeiten zur Schaffung neuer Projekte.
• Kariere in einem leidenschaftlichen Sektor mit menschlichen Werten, Büros in einem warmen Ökosystem und in der Nähe von öffentlichen Verkehrsmitteln.

Bewerbung: Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung und Ihr Anschreiben nur an RH(at)federation-mag.ch mit dem Betreff "Bewerbung – Executive Assistant" vor dem 17. August. Nur vollständige Bewerbungen, die an die oben genannte Adresse gesendet werden und die Anforderungen der Anzeige erfüllen, werden berücksichtigt.