Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte die digitale Zukunft der FernUniversität mit innovativen DMS-Lösungen.
- Unternehmen: Die einzige staatliche Fernuniversität im deutschen Sprachraum mit flexiblen Studienmöglichkeiten.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, 30 Tage Urlaub und betriebliche Altersvorsorge.
- Weitere Informationen: Werde Teil eines kreativen, motivierten Teams mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Entwickle moderne Verwaltungsprozesse und mache einen echten Unterschied in der digitalen Transformation.
- Qualifikationen: Hochschulstudium oder IT-Ausbildung mit Erfahrung im Dokumentenmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Zur Verstärkung unseres Teams besetzen wir im ZDI Webportale & Serveranwendungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Vollzeit (39,83 Wochenstunden) befristet (2 Jahre). Eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt; eine Entfristung ist bei positiver Bedarfs- und Ressourcenprüfung ggf. möglich. Je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe E 11 TV-L.
Als einzige staatliche Fernuniversität im deutschen Sprachraum gestalten wir seit 50 Jahren flexibles Studieren im Blended Learning. Gestalten Sie die digitale Zukunft der FernUniversität in Hagen mit. Als Mitglied unseres DMS-Teams im Zentrum für Digitalisierung und IT entwickeln Sie die elektronische Aktenführung einer der größten Hochschulen Deutschlands weiter. Sie verbinden Prozessmanagement, DMS-Technologien und digitale Transformation und schaffen damit die Grundlage für moderne Verwaltungsprozesse.
Ihre Aufgaben:
- Sie begleiten die Einführung und Weiterentwicklung der eAkte in Servicebereichen und Fakultäten (Konzeption, Rollout, Qualitätssicherung).
- Sie konzipieren Aktenstrukturen, Metadaten sowie Rollen- und Berechtigungskonzepte und sorgen für konsistente Ablage- und Vorgangsbearbeitungsstandards.
- Sie beraten und coachen Prozessverantwortliche, moderieren Anforderungen und vermitteln Good Practices im Dokumentenmanagement.
- Gemeinsam mit IT-Administration und Hersteller übernehmen Sie die fachliche Administration des DMS (z.B. Customizing, Berechtigungen, Support in 2nd-Level-Strukturen).
- Sie arbeiten eng mit den Schnittstellen und internen Gremien zusammen, um Rahmenvorgaben (z.B. Datenschutz, Aufbewahrung) angemessen zu berücksichtigen.
Sie haben Freude daran, technische Möglichkeiten mit organisatorischen Anforderungen zu verbinden und digitale Lösungen gemeinsam mit den Nutzer*innen weiterzuentwickeln. Sie verfügen über:
- ein abgeschlossenes Hochschulstudium mit IT-Bezug oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im IT-Bereich mit einschlägiger, mindestens zweijähriger Berufserfahrung,
- praktische Erfahrung im Umfeld von Dokumentenmanagementsystemen von mindestens einem Jahr,
- ein gutes Verständnis von Geschäftsprozessen, digitalen Workflows und organisatorischen Abläufen,
- eine strukturierte, analytische und lösungsorientierte Arbeitsweise,
- Kommunikationsstärke sowie Freude an Beratung und Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Zielgruppen.
Darüber hinaus bringen Sie zusätzlich Anwendungskenntnisse in mindestens zwei der folgenden Bereiche mit:
- Workflow- und Prozessmodellierung,
- Rollen- und Berechtigungskonzepte,
- Schnittstellen und Integrationen,
- Groovy oder vergleichbare Skript- bzw. Programmiersprachen.
Auch wenn Sie nicht alle genannten Anforderungen erfüllen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Wichtig sind uns Ihre Motivation, Ihr Lernwille und Ihre Bereitschaft, die digitale Transformation der FernUniversität engagiert mitzugestalten.
Unser Angebot:
- Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeofficemöglichkeiten (HO) an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz am Campus Hagen (individuelle HO-Vereinbarungen sind möglich).
- Eine umfassende Einarbeitungsphase, nach der Sie durch abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Aufgaben Ihr fachliches Potenzial weiterentwickeln können.
- Eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem hoch motivierten, kreativen und wissbegierigen Team.
- Zahlreiche Benefits des öffentlichen Dienstes, wie z.B. eine attraktive betriebliche Altersvorsorge (VBL) im Angestelltenverhältnis, 30 Tage Urlaub, eine Jahressonderzahlung und ein auch in Krisenzeiten sicherer Arbeitsplatz.
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u.a. Kindernotfallbetreuung), wie z.B. die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.
Hinweis zur Besetzung der Stelle: Es können ausschließlich Bewerber*innen berücksichtigt werden, die aktuell nicht und bislang nicht in einem Arbeitsverhältnis mit der FernUniversität in Hagen standen.
Auskunft erteilt: Herr Christian Topp E-Mail: christian.topp@fernuni-hagen.de bis zum 04.09.2026.
Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik: Die FernUniversität in Hagen fördert die Geschlechtergleichstellung und Chancengerechtigkeit. Entsprechend richtet sich die Ausschreibung ausdrücklich an alle Geschlechter (w/m/d). Bewerbungen von Frauen werden gemäß Landesgleichstellungsgesetz bevorzugt berücksichtigt. Davon unberührt bleiben die Rechte von Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellter Personen, die bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.
DMS- Administrator*in (w/m/d) Arbeitgeber: FernUniversität in Hagen
Die FernUniversität in Hagen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem innovativen und zukunftsorientierten Umfeld zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, umfangreichen Fortbildungsangeboten und einem wertschätzenden Team fördert die Universität nicht nur die berufliche Entwicklung, sondern auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Zudem profitieren die Mitarbeiter von den zahlreichen Vorteilen des öffentlichen Dienstes, wie einer attraktiven Altersvorsorge und einem sicheren Arbeitsplatz.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so DMS- Administrator*in (w/m/d) erhalten könntest
✨Kenntnisse zeigen: Projekte und Herausforderungen
In der IT-Beratung zählt es, deine Fähigkeiten direkt zu zeigen! Nutze Plattformen wie GitHub, um deine Lösungsansätze für technische Herausforderungen zu präsentieren. Außerdem sind Workshops oder Hackathons tolle Gelegenheiten, um dein Know-how unter Beweis zu stellen und Kontakte in der Branche zu knüpfen.
✨Nützliche Netzwerke für die IT-Beratung
Schau, ob es lokale Meetups oder Branchenevents in deiner Nähe gibt! Networking in der IT-Beratung ist oft entscheidend. Hier kannst du direkt mit potenziellen Arbeitgebern sprechen und mehr über befristete Stellen erfahren, die dich interessieren. Websites wie Meetup oder XING sind dafür goldwert!
✨Zeige deinen Elan durch eine intensive Bewerbung
Bei befristeten Stellen wird oft schneller entschieden! Wir brauchen die Bewerbung also nicht nur bei FernUniversität in Hagen schnell, sondern auch gut. Zögere nicht, deine Motivation und deine spezifischen Erfahrungen direkt auf die Anforderungen der Stelle zuzuschneiden, um sofort aufzufallen. Mach deutlich, warum du die perfekte Wahl bist.
✨Frag nach: Informiere dich über Bewerbungsgespräche
Nutze dein Gespräch mit der Personalabteilung! Frag gezielt nach, was ihnen in einem befristeten Projekt wichtig ist und wie der Auswahlprozess aussieht. So zeigst du Interesse und bekommst gleichzeitig wertvolle Informationen für deine Bewerbung bei FernUniversität in Hagen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um DMS- Administrator*in (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig dein technisches Know-how:In der IT-Beratung kommt es darauf an, dass du dein technisches Wissen klar darstellen kannst. Achte darauf, dass in deinem Lebenslauf relevante Fähigkeiten wie Programmiersprachen oder Kenntnisse in bestimmten Softwarelösungen an erster Stelle stehen. Wenn du an Projekten gearbeitet hast, die deine Beratungsfähigkeiten unter Beweis stellen, schau, dass du diese hervorhebst.
Betone deine Beratungskompetenzen:Neben den technischen Fähigkeiten ist es wichtig, dass du auch deine Soft Skills zeigst, die in der IT-Beratung gefragt sind. Dazu zählen Kommunikationsstärke, Problemlösungsfähigkeiten und Teamarbeit. In deinem Anschreiben kannst du konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit die Bedürfnisse von Klienten analysiert und Lösungen gefunden hast.
Erläutere deine Lernbereitschaft:Da es sich um eine befristete Stelle handelt, sind Arbeitgeber oft auf der Suche nach Personen, die schnell lernen und sich anpassen können. Verwende dein Anschreiben, um zu erklären, warum du motiviert bist, in einem dynamischen Umfeld wie IT-Consulting zu arbeiten und welche schnellen Erfolge du dir erhoffst.
Nutze unser Online-Bewerbungssystem:Mach's dir leicht und reiche deine Bewerbung direkt über unsere Website ein! Das sorgt dafür, dass alles übersichtlich bleibt und du sicherstellst, dass deine Unterlagen gut ankommen. Außerdem zeigen wir dir, wie der Bewerbungsprozess bei FernUniversität in Hagen aussieht, damit du bestens vorbereitet bist.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei FernUniversität in Hagen vorbereitet
✨Zeige deine technischen Fähigkeiten
Bereite dich darauf vor, spezifische technische Fragen zu beantworten, die für die IT-Beratung relevant sind. Das könnte die Untersuchung von Systemarchitekturen oder das Lösen von technischen Problemen im Rahmen von Fallstudien umfassen. Sei bereit, deine Herangehensweise an bestimmte Technologien und Tools, die in der Branche verwendet werden, zu demonstrieren!
✨Praxisbeispiele sind Gold wert
Für eine befristete Stelle in der IT-Beratung wird von dir erwartet, dass du relevante Erfahrungen mitbringst, selbst wenn diese aus Projekten oder Praktika stammen. Überlege dir konkrete Beispiele, wo du erfolgreich Lösungen erarbeitet hast oder mit Kunden kommuniziert hast – das zeigt, dass du direkt einsetzbar bist!
✨Lerne die Tools und Methoden kennen
Mach dich mit den gängigen Tools und Methoden in der IT-Beratung vertraut, wie z.B. Agile oder SCRUM. Da du in einer befristeten Position schnell einsatzbereit sein musst, wird es sehr geschätzt, wenn du diese Konzepte bereits verstehst und im Gespräch darauf eingehen kannst.
✨Flexibilität und Anpassungsfähigkeit betonen
In einer befristeten Rolle wird oft Flexibilität gefordert. Sei bereit, zu erläutern, wie du dich schnell auf neue Umgebungen und Herausforderungen einstellen kannst. Erkläre, wie du in der Vergangenheit schnelle Anpassungen erfolgreich gemeistert hast – das zeigt deine Fähigkeit, in der sich schnell ändernden IT-Welt zu bestehen.
