Contract Manager (80-100%) _ Befristeter Vertrag Mindestens 3 Monate

Der Verband der Waadtländer Spitäler Informatik (FHVi) ist der bevorzugte IT-Partner von mehr als 12 Spitälern und regionalen Gesundheitseinrichtungen im Kanton Waadt. Die FHVi begleitet sie bei den zahlreichen Herausforderungen der digitalen Transformation im Gesundheitswesen und hat die Hauptaufgaben, die Informationssysteme ihrer Mitglieder zu planen, zu entwerfen, zu realisieren und zu betreiben.

Die FHVi ist ein wichtiger Akteur bei der fachlichen, organisatorischen und digitalen Unterstützung von Gesundheitseinrichtungen – Spitälern, Spitalapotheken, Versorgungsnetzwerken, Alters- und Pflegeheimen sowie Rettungs- und Notfallzentren – in der Romandie. Der als gemeinnützig anerkannte Verein hat seinen Sitz in Prilly auf dem Gelände des Spitals Cery.

Sie engagiert sich dafür, Gesundheitseinrichtungen mit ihrer Expertise in Informationstechnologie und Gesundheitsmanagement zu unterstützen. Ihre Rolle besteht darin, die Effizienz, Koordination und digitale Infrastruktur durch massgeschneiderte Lösungen für eine vielfältige Kundschaft zu verbessern, sowohl hinsichtlich der Grösse der Einrichtungen als auch der betroffenen Fachbereiche.

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung des Gesundheitssystems hat die FHVi kürzlich ihre eigene Transformation eingeleitet, um den Herausforderungen dieses komplexen, dynamischen und spannenden Bereichs wirksam zu begegnen. Diese Transformation beinhaltet unter anderem eine tiefgreifende Überarbeitung des Finanzierungsmodells. Dazu gehört eine wesentliche Verbesserung des Budgetmanagements sowie die Einführung robusterer und transparenterer Finanzpraktiken.

In diesem Kontext sucht die Organisation eine/n Contract Manager (80-100%) befristeter Vertrag von mindestens 3 Monaten. Gewünschter Eintrittstermin: So bald wie möglich (idealerweise sofort).

In direkter Anbindung an den Verwaltungs- und Finanzdirektor, an der Schnittstelle zwischen den juristischen, finanziellen und operativen Bereichen, optimieren Sie das Einkaufsprogramm der IT-Abteilung und sind Garant/in für die Zuverlässigkeit der Verträge und unterstützen die verschiedenen Abteilungen bei der Erreichung ihrer Ziele.

• Einkaufsprozess: Definiert und gewährleistet die strikte Anwendung eines kohärenten Einkaufsprozesses, sowohl für Standardkäufe als auch für solche, die der öffentlichen Beschaffungsregelung unterliegen (Ausschreibungen und öffentliche Ausschreibungen), in Übereinstimmung mit den geltenden Schwellenwerten, Verfahren und der Unterschriftenordnung.
• Entwirft und implementiert in Zusammenarbeit mit den operativen Teams die Konsultationen (RFI, RFP, RFQ).
• Sorgt für das Sourcing und die Identifikation relevanter Dienstleister und bereitet die Phasen der Konsultation und Präsentation der Kandidaten vor, koordiniert und moderiert diese.
• Erarbeitet mehrkriterielle Analyse-Raster und bewertet die Angebote technisch, funktional und kommerziell.
• Führt Verhandlungen, sei es direkt oder im formellen Rahmen der Konsultationen, in enger Abstimmung mit den technischen Expert/innen (IT-Abteilung, Fachbereiche) und den Juristen.
• Trägt aktiv zum Auswahlprozess der Lieferanten und zur vertraglichen Formalisierung der Vereinbarungen bei.

• Verfolgung und Pflege der Beziehungen zu strategischen Lieferanten, Analyse der Berichte, Überprüfung der Verträge und Ausgaben, Organisation und Leitung von Überwachungsausschüssen.
• Definition und Umsetzung einer Strategie zur Optimierung der Vertragsleistung über den gesamten Lebenszyklus.
• Ausgabenanalyse: Sammlung, Konsolidierung und Analyse der Einkaufsdaten nach Lieferant und Kategorie; Erstellung von Zusammenfassungen und Empfehlungen.
• Überwachung der Einkaufsleistung: Erstellung und Verfolgung von Schlüsselindikatoren (KPI), regelmässiges Reporting und Präsentation der Ergebnisse gegenüber dem Management.
• Management der Schlüsselkundenverträge: Aktive Überwachung von Fristen, vertraglichen Verpflichtungen und damit verbundenen Risiken; Warnungen und Empfehlungen an die Geschäftsleitung.
• Teilnahme an oder Leitung von Risikoanalysen für Lieferanten und Märkte, integriert in Entscheidungsprozesse.
• Strategische Beobachtung: Kontinuierliche Überwachung von Markttrends, technologischen Innovationen und regulatorischen Entwicklungen, die den Einkauf betreffen.
• Durchführung von Benchmark-Analysen zur Identifikation von Best Practices und Optimierungsmöglichkeiten.

Mit einer offenen, wohlwollenden und lösungsorientierten Persönlichkeit verfügen Sie über fundierte Erfahrung in einem Dienstleistungsunternehmen, idealerweise im IT-Umfeld, und zeigen ein ausgeprägtes Interesse an technologischen und vertraglichen Fragestellungen. Ihre ausgezeichnete Beherrschung finanzieller Hebel, verbunden mit einer natürlichen Zahlenaffinität, ermöglicht es Ihnen, die vertragliche Leistung über den gesamten Lebenszyklus der Verträge effektiv zu steuern. Sie können komplexe Daten interpretieren, Risiken erkennen und relevante Korrekturmassnahmen empfehlen. Als hervorragende/r Kommunikator/in interagieren Sie mühelos in interdisziplinären Teams und gewährleisten gleichzeitig eine ständige Verbindung zu internen und externen Stakeholdern. Sie sind versiert in Verhandlungen, der Moderation von Überwachungsausschüssen und der Koordination mit den Rechts-, Einkaufs-, Finanz- oder operativen Abteilungen. Eine Teilzeitbeschäftigung zwischen 80 und 100% ist möglich.

Warum zu uns kommen? Ein wachsender Verein, der auf Innovation und Servicequalität ausgerichtet ist. Ein kollaboratives und wohlwollendes Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative geschätzt wird. Die Möglichkeit, direkt zur Leistung und Strategie des Vereins beizutragen. Da unser Verein Wert auf Diversität und Gleichstellung legt, ermutigen wir insbesondere Frauen zur Bewerbung.