Contract Manager (80-100%) _ Fixed-term contract minimum 3 months

Die Vaud Hospitals Federation IT (FHVi) ist der bevorzugte IT-Partner von mehr als 12 Krankenhäusern und regionalen Gesundheitseinrichtungen im Kanton Waadt. FHVi unterstützt sie bei den vielen Herausforderungen der digitalen Transformation im Gesundheitswesen. Zu den Hauptaufgaben gehören die Planung, Gestaltung, Implementierung und der Betrieb des Informationssystems seiner Mitglieder. Es beschäftigt mehr als 100 Mitarbeiter, die 10.000 Benutzer betreuen, mit einer Flotte von über 7.000 Arbeitsplätzen, die sich über etwa hundert geografische Standorte und drei Kantone (VD, VS, FR) erstrecken.

FHVi ist ein wichtiger Akteur in der geschäftlichen, organisatorischen und digitalen Unterstützung von Gesundheitseinrichtungen – Krankenhäuser, Krankenhausapotheken, Pflege-Netzwerke, Altenheime und Notfall- und Rettungszentren – in der französischsprachigen Schweiz. Der anerkannte gemeinnützige Verein hat seinen Sitz in Prilly auf dem Gelände des Cery-Krankenhauses. Er engagiert sich dafür, Gesundheitseinrichtungen durch seine Expertise in Informationstechnologie und Gesundheitsmanagement zu unterstützen. Seine Rolle besteht darin, die Effizienz, Koordination und digitale Infrastruktur durch maßgeschneiderte Lösungen für eine vielfältige Klientel zu verbessern. Durch ein gemeinsames Informationssystem und qualitativ hochwertige digitale Dienstleistungen zielt er darauf ab, eine sichere und effiziente Krankenhausorganisation zu gewährleisten, die sich auf die Bedürfnisse der Patienten konzentriert.

Im Angesicht der wachsenden Digitalisierung des Gesundheitssystems hat FHVi kürzlich mit seiner eigenen Transformation begonnen, um den Herausforderungen dieses komplexen, dynamischen und spannenden Bereichs effektiv zu begegnen. Diese Transformation umfasst unter anderem eine gründliche Überarbeitung des Finanzierungsmodells, einschließlich einer signifikanten Verbesserung des Budgetmanagements sowie der Implementierung robusterer und transparenterer finanzieller Praktiken. In diesem Kontext sucht die Organisation einen Contract Manager (80-100%) mit einem befristeten Vertrag von mindestens 3 Monaten. Gewünschter Starttermin: so bald wie möglich (idealerweise sofort).

Berichtend an den Verwaltungs- und Finanzdirektor, an der Schnittstelle zwischen rechtlichen, finanziellen und operativen Bereichen, werden Sie das Einkaufsprogramm der IT-Abteilung optimieren und als Garant für die Zuverlässigkeit von Verträgen fungieren, indem Sie verschiedene Abteilungen bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Einkaufsprozess: Definiert und gewährleistet die strenge Anwendung eines kohärenten Einkaufsprozesses, sowohl für Standardkäufe als auch für solche, die den Vorschriften für öffentliche Beschaffungen unterliegen (Ausschreibung und öffentliche Ausschreibung), unter Einhaltung der geltenden Schwellenwerte und Verfahren.
• Gestaltet und implementiert in Zusammenarbeit mit den operativen Teams Konsultationen (RFI, RFP, RFQ).
• Stellt die Beschaffung und Identifizierung relevanter Anbieter sicher und bereitet die Phasen der Konsultation und Präsentation der Kandidaten vor, koordiniert und leitet diese.
• Entwickelt mehrkriterielle Analyse-Raster und bewertet Angebote auf technischer, funktionaler und kommerzieller Ebene.
• Führt Verhandlungen durch, sei es bilateral oder im Rahmen der formalisierten Konsultation, in enger Abstimmung mit technischen Experten (IT-Abteilung, Geschäftsführung) und Rechtsberatern.
• Trägt aktiv zum Auswahlprozess der Lieferanten und zur vertraglichen Formalisierung von Vereinbarungen bei.
• Management, Leistung und Ausgabenmanagement: Überwacht und verwaltet die Beziehungen zu strategischen Lieferanten, analysiert Berichte, überprüft Verträge und Ausgaben, organisiert und leitet Nachverfolgungskomitees.
• Definiert und implementiert eine Strategie zur Optimierung der Vertragsleistung über deren gesamten Lebenszyklus.
• Analysiert Ausgaben: sammelt, konsolidiert und analysiert Einkaufsdaten nach Anbieter und Kategorie; bereitet Zusammenfassungen und Empfehlungen vor.
• Überwacht die Einkaufsleistung: erstellt und verfolgt wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), regelmäßige Berichterstattung und präsentiert Ergebnisse an das Management.
• Verwaltet Schlüsselverträge: überwacht aktiv Fristen, vertragliche Verpflichtungen und damit verbundene Risiken; warnt und gibt Empfehlungen an das Management.
• Teilnahme oder Leitung von Analysen zu Lieferanten- und Marktrisiken, die in Entscheidungsprozesse integriert sind.
• Strategische Überwachung: überwacht kontinuierlich Marktentwicklungen, technologische Innovationen und regulatorische Änderungen, die den Einkauf beeinflussen.
• Durchführt vergleichende Analysen, um Best Practices und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Gesuchtes Profil:

Mit einer offenen, fürsorglichen und lösungsorientierten Persönlichkeit verfügen Sie über solide Erfahrungen in einem Dienstleistungsunternehmen, idealerweise in einem IT-Umfeld, und zeigen ein starkes Interesse an technologischen und vertraglichen Themen. Ihr hervorragendes Verständnis finanzieller Hebel, kombiniert mit einer natürlichen Zahlenaffinität, ermöglicht es Ihnen, die Vertragsleistung über den gesamten Lebenszyklus hinweg effektiv zu steuern. Sie wissen, wie man komplexe Daten interpretiert, Risiken identifiziert und relevante Korrekturmaßnahmen empfiehlt. Als herausragender Kommunikator interagieren Sie reibungslos innerhalb funktionsübergreifender Teams und halten ständigen Kontakt zu internen und externen Stakeholdern. Sie sind mit Verhandlungen, der Leitung von Nachverfolgungskomitees und der Koordination mit rechtlichen, einkaufs-, finanz- oder operativen Abteilungen vertraut. Teilzeitarbeit zwischen 80 und 100% kann in Betracht gezogen werden.

Warum zu uns kommen?

• Ein wachsender Verein, der sich auf Innovation und Servicequalität konzentriert.
• Ein kollaboratives und fürsorgliches Arbeitsumfeld, in dem Initiative geschätzt wird.
• Die Möglichkeit, direkt zur Leistung und Strategie des Vereins beizutragen.
• Unser Verein ist sensibel für Diversitäts- und Geschlechtergleichgewichtsthemen und ermutigt Frauen zur Bewerbung.