Mobility Project Assistant

Schließen Sie sich der FIA im Herzen der Mobilität und Governance an und übernehmen Sie eine Rolle, in der administrative Exzellenz Auswirkungen auf den internationalen Fortschritt hat! Als Mobility Project Assistant sind Sie das entscheidende administrative Rückgrat der Abteilung Mobilität, Nachhaltigkeit und Tourismus. Diese Schlüsselrolle erfordert Präzision, um sicherzustellen, dass offizielle Prozesse eingehalten, Statuten beachtet und die grundlegende Verwaltung, die die globalen Mobilitätsentscheidungen der FIA vorantreibt, einwandfrei ausgeführt wird. Basierend in Genf arbeiten Sie in einem dynamischen und internationalen Umfeld an den administrativen Abläufen von Ausschüssen, koordinieren wirkungsvolle globale Arbeitsgruppen und unterstützen das Team mit einem umsetzungsorientierten, proaktiven Ansatz.

Missionen und Verantwortlichkeiten

• Governance und Kommission Sekretariatsunterstützung
  • Koordinieren Sie die sorgfältige administrative Vorbereitung wichtiger Kommissionen und statutengemäßer Sitzungen, einschließlich WCAMT, ProCom, CHI und FMC.
  • Bereiten Sie offizielle Agenden, Geschäftspapiere, Präsentationen und mehrfache Sitzungsdokumente in enger Übereinstimmung mit internen Statuten und Prozessen vor, zusammenstellen und qualitätskontrollieren.
  • Erstellen Sie eine Rückplanung für Sitzungen und behalten Sie während der Hochphasen der Vorbereitung den Überblick, um eine rechtzeitige Zirkulation der Dokumentation sicherzustellen.
  • Koordinieren Sie die Logistik für virtuelle, hybride und persönliche Sitzungen.
  • Führen Sie Protokolle, Archive, Anwesenheitslisten und Governance-Dokumentationen.
  • Unterstützen Sie Abstimmungsverfahren und die Nachverfolgung von Entscheidungen und Aktionspunkten.
  • Überprüfen und unterstützen Sie die Vorbereitung von Sitzungsprotokollen und -aufzeichnungen.
• Administrative Unterstützung für das Executive Team
  • Leisten Sie administrative Unterstützung für den Executive Assistant und das Führungsteam für Mobilität und Nachhaltigkeit.
  • Unterstützen Sie die Reiseplanung, die Terminplanung und die Kalenderkoordination des Generalsekretärs für Automobilmobilität und Nachhaltigkeit.
  • Helfen Sie bei der Vorbereitung von Konferenzplänen, Briefingmaterialien und logistischen Arrangements.
  • Koordinieren Sie die administrativen Aktivitäten des Teams.
  • Unterstützen Sie ad-hoc administrative Anfragen und dringende Prioritäten.
• Koordination der Jugend-Arbeitsgruppe
  • Koordinieren Sie die Jugend-Arbeitsgruppe der International Historical Commission (CHI) und unterstützen Sie die Umsetzung ihres Arbeitsplans.
  • Organisieren Sie monatliche Treffen und bereiten Sie Agenden und unterstützende Materialien vor.
  • Verfolgen Sie den Fortschritt der Initiativen der Arbeitsgruppe und koordinieren Sie die Mitwirkenden.
  • Unterstützen Sie die Entwicklung von jugendfokussierten Werkzeugen, Datenbanken, Gemeinschaften und Engagement-Initiativen.
• Betriebsadministration
  • Koordinieren Sie die Verfolgung und Genehmigung von Rechnungen.
  • Pflegen Sie SharePoint-Seiten, Dokumentenarchive und Team-Tracker.
  • Unterstützen Sie das Wissensmanagement und die Dokumentenorganisation in der Abteilung.
  • Koordinieren Sie mit Finanzen, Veranstaltungen, Recht, Kommunikation und anderen internen Stakeholdern nach Bedarf.

Profil

• Master-Abschluss in Betriebswirtschaft, internationalen Beziehungen oder einem verwandten Bereich.
• 2 bis 3 Jahre relevante Erfahrung in einer administrativen, Koordinations- oder Projektunterstützungsrolle in einer internationalen Organisation oder einem mitgliedsbasierten Umfeld.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und außergewöhnliche Detailgenauigkeit.
• Fortgeschrittene MS Office-Kenntnisse, insbesondere Word, PowerPoint und Outlook.
• Erfahrung in der Koordination von Governance-Prozessen, Ausschüssen oder Sitzungen auf hoher Ebene.
• Fähigkeit, große Mengen an Dokumentation genau und unter engen Fristen und Vertraulichkeit zu verwalten.
• Starke Koordinations- und Nachverfolgungsfähigkeiten im Umgang mit Stakeholdern.
• Komfortabel im Ausbalancieren von routinemäßigen administrativen Aufgaben mit projektbasierten Initiativen.
• Fließend in Englisch ist erforderlich, fließend in Französisch ist von Vorteil.

Bewerbungsfrist: 18. Juni 2026
Gewünschter Starttermin: 1. August 2026

Wenn Sie interessiert sind, senden Sie uns bitte Ihre Bewerbung im PDF-Format! Die FIA ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, eine vielfältige und integrative Belegschaft aufzubauen. Wir begrüßen und ermutigen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten.