Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro, koordiniere Besuche und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Bugatti Rimac, ein innovatives Unternehmen in der Automobilbranche.
- Vorteile: Interne Schulungen, Team-Events und ein hundefreundliches Büro.
- Weitere Informationen: Schnelles, leistungsstarkes Umfeld mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Automobiltechnik mit.
- Qualifikationen: Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und Erfahrung in der Büroverwaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Bugatti Rimac, Teil der Rimac-Gruppe, vereint zwei Kräfte, die die Automobilwelt neu definiert haben. Durch die Kombination von Rimacs modernster elektrischer Leistung und Innovation mit Bugattis über 110-jähriger Tradition in der Herstellung ikonischer Hypercars setzen wir neue Maßstäbe in der Automobiltechnik. Unser Team steht im Mittelpunkt, wir arbeiten mit Leidenschaft, streben nach Exzellenz und übernehmen Verantwortung für das, was wir tun. Wir wachsen gemeinsam, entwickeln Lösungen und liefern Fahrzeuge, die neue Standards setzen.
Regelmäßige Aufgaben
- Tägliche Verwaltung: Pflege der Büromaterialien, Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Geräte durch IT-/Lieferantenkontakt und Überwachung der Sauberkeit und Organisation der Gemeinschaftsbereiche.
- Empfang & Besuchermanagement: Begrüßung verschiedener Gäste (Partner, Journalisten, Lieferanten), Verwaltung des Empfangs und Organisation von Gastfreundschaftselementen wie Catering und Blumen.
- Logistik & Dokumentation: Koordination von Post- und Paketabholungen, Besuch der Post, Scannen von Dokumenten und Pflege sowohl physischer als auch digitaler Ablagesysteme.
- Gesundheit, Sicherheit & Bildung: Hauptansprechpartner für HSE-Lieferanten (z.B. Betriebsärzte) und Verwaltung von Sicherheitsbildungsinitiativen.
- Kommunikation & Meetings: Verwaltung interner Besucher-/Veranstaltungskalender, Förderung der Teamkommunikation und Unterstützung von Meetings für die Abteilungen Design, Lizenzierung und Kommunikation/Events.
- Unterstützung und Beratung des Teams bei der Lösung offener Fragen.
Verantwortlichkeiten
- Betriebliche Kontinuität: Sicherstellung, dass es keine Unterbrechungen im Büroablauf aufgrund von Geräteausfällen oder Materialmangel gibt.
- Professionelle Vertretung: Aufrechterhaltung des Eingangs und des Empfangs auf einem einladenden und professionellen Niveau für alle externen Interessengruppen.
- Datenintegrität & Datenschutz: Verantwortlich für die sichere Handhabung und rechtzeitige Weitergabe sensibler Dokumente.
- Sicherheitskonformität: Sicherstellung, dass das Unternehmen im Einklang mit den Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften bleibt durch kontinuierlichen Kontakt mit dem Betriebsarzt und Lieferanten.
- Informationsmanagement & Eskalation: Aktives Anfordern fehlender Informationen oder Eskalation von Problemen, wenn Daten nicht verfügbar sind, um den Prozessfluss sicherzustellen.
- IT-Support-Koordination: Sofortige Erstellung von IT-Tickets, wenn technische Probleme auftreten, um Ausfallzeiten zu minimieren.
- Logistik & Teamzusammenarbeit: Enge Zusammenarbeit mit dem Team, um sicherzustellen, dass alle Post und Pakete rechtzeitig versendet werden.
- Administrative Unterstützung im Lager: Verantwortlich für die Ablage und Verwaltung von Lieferscheinen zur Aufrechterhaltung organisierter Lagerunterlagen.
- Unterstützung beim Einkauf: Unterstützung des Vorgesetzten bei Beschaffungsprozessen und Einkaufsaktivitäten.
Erforderliche Fähigkeiten und Kompetenzen
- Administrative Kompetenz, Lieferantenkoordination, Dokumentenkontrolle, Kalender- und Veranstaltungsplanung, zwischenmenschliche Exzellenz, außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, proaktive Problemlösung, Diskretion und Zuverlässigkeit, klare Kommunikation, starke mündliche und schriftliche Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit, Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Kenntnisse in Kroatisch sind von Vorteil.
Leistungsangebot
- Interne Bildungsprogramme und Wachstumschancen
- Ein dynamisches, leistungsstarkes und kollaboratives Umfeld
- Teamevents, Unternehmensversammlungen und Vorzüge vor Ort (Kaffee, Obst, Entspannungszonen)
- Hunde freundliches Büro
Chancengleichheitserklärung
Alle unsere Bewerber erhalten unabhängig von Alter, Geschlecht, Rasse, Behinderung, sexueller Orientierung, Kultur oder anderen nicht arbeitsbezogenen persönlichen Merkmalen gleiche Chancen. Alle Bewerbungen werden unter den Bedingungen der Vertraulichkeit gemäß den Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten berücksichtigt.
Office Coordinator Arbeitgeber: Figo GmbH - Retail Architecture
Bugatti Rimac in Berlin bietet eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung, die von Teamarbeit und Exzellenz geprägt ist. Als Office Coordinator profitieren Sie von internen Schulungsprogrammen, zahlreichen Wachstumschancen und einem hundefreundlichen Büro, das eine angenehme Atmosphäre für alle Mitarbeiter schafft. Die Unternehmenskultur fördert Zusammenarbeit und Kreativität, während regelmäßige Teamevents und Annehmlichkeiten wie frisches Obst und Entspannungszonen das Arbeitsumfeld bereichern.
Kontaktdaten:
Figo GmbH - Retail Architecture Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Coordinator erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Coordinator interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Bugatti Rimac auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren und deine Chancen zu erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen in der Automobilbranche und über Bugatti Rimac. Zeige, dass du die Werte des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich an der Position interessiert bist und es ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtigen Leute gelangt.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Coordinator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles gründlich zu überprüfen, bevor du es abschickst.
Mach es konkret!:Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um deine Fähigkeiten zu belegen. Erzähl uns von Situationen, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder dein Problemlösungsvermögen unter Beweis gestellt hast.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem Traumjob!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Figo GmbH - Retail Architecture vorbereitet
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, mehr über Bugatti Rimac und deren Werte zu erfahren. Schau dir ihre neuesten Projekte und Innovationen an, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation, Kommunikation und Problemlösung zeigen. So kannst du deine Eignung für die Rolle des Office Coordinators überzeugend darlegen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Kleide dich professionell
Achte darauf, dass dein Outfit dem professionellen Umfeld entspricht. Ein gepflegtes Erscheinungsbild hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und zeigt, dass du die Gelegenheit ernst nimmst.
