Auf einen Blick
- Aufgaben: Übernehme organisatorische Verantwortung und entwickle effiziente Prozesse.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit offener Kommunikation und flachen Hierarchien.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Mobile-Office, Gesundheitsaktionen und persönliche Entwicklung.
- Weitere Informationen: Freue Dich auf eine frische Kantine und zahlreiche Gesundheitsangebote.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse und schaffe echte Entlastung für Dein Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Du denkst in klaren Strukturen, erkennst Optimierungspotenziale frühzeitig und möchtest organisatorische Verantwortung übernehmen? In dieser Rolle bündelst Du zentrale administrative Themen, schaffst Transparenz und entwickelst Prozesse so weiter, dass sie effizient, wirtschaftlich und verlässlich funktionieren. Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Proaktivität und Deiner lösungsorientierten Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Themen nicht liegen bleiben, sondern strukturiert vorangebracht werden.
Aufgaben
- Du übernimmst Verantwortung für zentrale administrative und organisatorische Themen – von Kreditkartenabrechnungen über Mobilfunkadministration bis zur Koordination des Office-Budgets.
- Du steuerst interne Abläufe und entwickelst bestehende Prozesse weiter – mit dem Ziel, Standards (SOPs) zu etablieren und Transparenz zu schaffen.
- Du organisierst interne Formate und Events wie All Hands, Weihnachtsfeier oder B2Run und sorgst für eine reibungslose Umsetzung.
- Du begleitest On- und Offboarding-Aktivitäten organisatorisch und stellst sicher, dass Ein- und Austritte strukturiert und professionell ablaufen.
- Du unterstützt interne Kommunikation, pflegst Confluence-Inhalte, führst Protokoll in Geschäftsleitungsrunden und archivierst Dokumente strukturiert.
- Du koordinierst Lieferanten und Dienstleister zuverlässig, unterstützt uns in der Nachhaltigkeitsberichtserstattung (ESG) und vertrittst unsere Interessen souverän nach außen.
Qualifikation
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3 Jahre) im Office Management, in der Assistenz oder in einer administrativen Rolle mit Eigenverantwortung.
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Outlook, Excel und Word) sowie ein solides Verständnis für Budgets und einfache Auswertungen.
- Ausgeprägtes Organisationstalent, Priorisierungsfähigkeit und den Anspruch, strukturiert und vorausschauend zu arbeiten.
- Hohe Verlässlichkeit, Diskretion und eine klare, freundliche Kommunikation – kombiniert mit Durchsetzungsvermögen und Lösungsorientierung.
Benefits
- Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit – Gestalte Deinen Arbeitsort und Deine Arbeitszeit flexibel, inklusive Mobile-Office-Möglichkeiten.
- Großer Gestaltungsspielraum – Du hast die Möglichkeit, Prozesse, Strukturen und Systeme aktiv mitzugestalten und so echte Entlastung zu schaffen – für Dich, Dein Team und unsere Kund:innen.
- Persönliche Entwicklung – Wir fördern Deine individuelle Weiterentwicklung und den fachlichen Austausch.
- Kultur & Miteinander – Wir leben offene Kommunikation, kurze Wege und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
- Gesundheit & Wohlbefinden – Deine Gesundheit liegt uns am Herzen: mit Betriebsarzt, Gesundheitsaktionen sowie Angeboten wie Urban Sports Club, Gympass, „DuMont bewegt sich“ oder Yoga.
- Kulinarisches & Mobilität – Freu Dich auf eine frische Kantine, Baristabar, Jobticket, JobRad und Fahrradstellplätze.
Wir freuen uns über Deine Bewerbung!
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Figo GmbH - Retail Architecture
Als Arbeitgeber bieten wir eine flexible Arbeitsumgebung, die es Dir ermöglicht, Beruf und Privatleben optimal zu vereinbaren. In einem offenen und kollegialen Arbeitsklima hast Du die Chance, Prozesse aktiv mitzugestalten und Deine persönliche Entwicklung voranzutreiben. Unsere vielfältigen Gesundheits- und Mobilitätsangebote sowie ein modernes Büro sorgen dafür, dass Du Dich bei uns wohlfühlst und Deine Ideen in einem unterstützenden Team verwirklichen kannst.
Kontaktdaten:
Figo GmbH - Retail Architecture Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Office Management anstrebst, zeig dein Organisationstalent bereits im Gespräch. Bereite Beispiele vor, wie du Prozesse optimiert hast und bringe deine Ideen ein, um zu zeigen, dass du die Verantwortung übernehmen kannst.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Vielleicht gibt es jemanden, der dir einen Fuß in die Tür bei deinem Wunschunternehmen öffnen kann. Wir bei StudySmarter unterstützen dich dabei!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten im Office Management konkret einbringen kannst. Zeige, dass du die internen Abläufe steuern und verbessern kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam an der Optimierung unserer Prozesse zu arbeiten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Da du in der Rolle des Office Managers mit klaren Strukturen arbeitest, achte darauf, dass auch deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende Absätze und klare Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Beziehe dich auf die Aufgaben!:Schau dir die Aufgaben in der Stellenbeschreibung genau an und erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Zeig uns, dass du die Verantwortung für administrative Themen übernehmen kannst!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und dich vielleicht schon bald im Team begrüßen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Figo GmbH - Retail Architecture vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen des Office Managers vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Proaktivität unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position zu verdeutlichen.
✨Fragen vorbereiten
Überlege dir Fragen, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf ein angemessenes Outfit und eine positive Körpersprache. Ein freundliches Auftreten und klare Kommunikation sind entscheidend, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.
