Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Direktor der PFI-Abteilung mit hochrangiger administrativer Assistenz.
- Unternehmen: EIB, die Bank der Europäischen Union, in einem internationalen Umfeld.
- Vorteile: Festanstellung, Umzugsunterstützung und ein multikulturelles Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vielfältige Karrieremöglichkeiten und ein Fokus auf Vielfalt und Inklusion.
- Warum dieser Job: Gestalte die Effizienz einer wichtigen Abteilung und arbeite mit Führungskräften zusammen.
- Qualifikationen: Mindestens fünf Jahre Erfahrung als Executive Assistant in komplexen Umgebungen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 50000 - 70000 € pro Jahr.
Diese Position ist in unserem Hauptsitz in Luxemburg angesiedelt und erfordert regelmäßige Büropräsenz. Die EIB bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem wirklich internationalen und multikulturellen Umfeld zu leben und zu arbeiten. Wir bieten auch Unterstützung bei der Umsiedlung. Die EIB, die Bank der Europäischen Union, sucht einen (Senior) Executive Assistant für ihre EIB Global Directorate (GLO) – Partnership for Impact Department (PFI) in ihrem Hauptsitz in Luxemburg. Dies ist eine Vollzeitstelle in der Gehaltsstufe 2/3, für die die EIB einen unbefristeten Vertrag anbietet.
Zweck
- Bereitstellung von hochrangiger exekutiver Unterstützung für den Direktor der PFI-Abteilung, Interaktion mit einer Vielzahl von hochrangigen Interessengruppen.
- Als Schlüsselakteur für den effektiven Betrieb der Abteilung fungieren und direkt zu deren Effizienz, Koordination und Gesamterfolg beitragen.
Verantwortlichkeiten
- Als primärer Ansprechpartner für den Abteilungsleiter in sensiblen, komplexen und vertraulichen Angelegenheiten fungieren.
- Die Agenda des Abteilungsleiters verwalten und koordinieren, einschließlich Priorisierung, Terminplanung und Organisation von Meetings und Dienstreisen.
- Eingehende Korrespondenz sichten, priorisieren und nachverfolgen, um zeitnahe Antworten und qualitativ hochwertige Ausgaben für Dokumente, die Genehmigung oder Unterschrift erfordern, sicherzustellen.
- Briefings, Notizen, Korrespondenz und Präsentationen vorbereiten und finalisieren, um Klarheit, Genauigkeit und Übereinstimmung mit internen Verfahren sicherzustellen.
- Effektiven Informationsfluss innerhalb der PFI-Abteilung und zwischen dem Büro des Abteilungsleiters und anderen Diensten erleichtern.
- Die Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Abteilungsmeetings unterstützen, einschließlich der Überwachung von Aktionspunkten und Fristen.
- Teams- und SharePoint-Bereiche pflegen und aktualisieren, um effektives Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit zu unterstützen.
- Zur Prozessoptimierung beitragen, Verbesserungen vorschlagen und Kollegen bei administrativen Verfahren und Best Practices unterstützen.
- Die höchsten Standards an Vertraulichkeit, Diskretion und Professionalität wahren.
Qualifikationen
- Sekundarschulbildung, ergänzt durch eine 2-jährige Zertifizierung in einem relevanten Bereich (z.B. Sekretariatsstudien, Betriebswirtschaft usw.) oder gleichwertige Erfahrung in einem relevanten Bereich.
- Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung; Erfahrung als Executive Assistant, der einen hochrangigen Manager in einem komplexen Umfeld unterstützt, wäre von Vorteil.
- Nachgewiesene Erfahrung im Umgang mit vertraulichen und streng vertraulichen Informationen.
- Gutes Verständnis institutioneller oder unternehmerischer Umgebungen, mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, den Kontext und Prioritäten über administrative Aufgaben hinaus zu verstehen und Informationsflüsse effektiv zu steuern.
- Ausgezeichnete organisatorische und Planungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit zu priorisieren, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und unter Druck zu arbeiten.
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Interessengruppen zu interagieren.
- Ein hohes Maß an Autonomie, Zuverlässigkeit, Diskretion, Proaktivität und Serviceorientierung.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office, Teams, SharePoint.
- Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Kenntnisse in Französisch wären von Vorteil. Jede andere EU-Sprache wäre von Vorteil.
Chancengleichheit
Wir stellen ein und schätzen Talente mit einzigartigen Eigenschaften und schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem sie sie selbst sein können. Wir glauben, dass Vielfalt, Gleichheit und Inklusion uns zu einer leistungsstarken und innovativen Organisation machen. Wir ermutigen alle geeigneten und qualifizierten Kandidaten, sich zu bewerben, unabhängig von Geschlechtsidentität/-ausdruck, Alter, rassischem, ethnischem und kulturellem Hintergrund, Religion und Glauben, sexueller Orientierung, Behinderung oder Neurodiversität.
Frist für Bewerbungen: 10. Juni 2026
(Senior) Executive Assistant - based in Luxembourg Arbeitgeber: Figo GmbH - Retail Architecture
Die Europäische Investitionsbank (EIB) bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem internationalen und multikulturellen Umfeld zu leben und zu arbeiten. Mit einem Fokus auf Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion fördert die EIB eine positive Arbeitskultur, in der Mitarbeiter geschätzt werden und sich weiterentwickeln können. Zudem profitieren Sie von einem unbefristeten Vertrag, Umzugsunterstützung und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten, die Ihre Karriere vorantreiben.
Kontaktdaten:
Figo GmbH - Retail Architecture Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so (Senior) Executive Assistant - based in Luxembourg erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, mit jemandem aus der EIB zu sprechen, nutze sie. Networking ist entscheidend, um einen Fuß in die Tür zu bekommen und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor. Informiere dich über die EIB und ihre Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Mission der Bank beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Präsentiere deine Fähigkeiten klar und deutlich. Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um zu zeigen, wie du als (Senior) Executive Assistant einen Mehrwert schaffen kannst. Das macht einen bleibenden Eindruck!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung die richtigen Leute erreicht. Und vergiss nicht, deine Unterlagen regelmäßig zu aktualisieren, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um (Senior) Executive Assistant - based in Luxembourg mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeige, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserer Kultur passen und ihre Persönlichkeit einbringen.
Mach es klar und präzise!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Verwende einfache Sprache und vermeide unnötigen Jargon. Wir wollen schnell verstehen, was du kannst und was dich auszeichnet.
Betone relevante Erfahrungen!:Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben die Erfahrungen hervor, die für die Position als (Senior) Executive Assistant wichtig sind. Zeige, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schneller bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem Traumjob!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Figo GmbH - Retail Architecture vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des (Senior) Executive Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten direkt auf die Aufgaben und Verantwortlichkeiten dieser Rolle zutreffen.
✨Bereite dich auf Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen und deiner Fähigkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten. Übe deine Antworten, um sicherzustellen, dass du klar und präzise kommunizieren kannst.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten demonstrieren. Erkläre, wie du komplexe Zeitpläne verwaltest und Prioritäten setzt, um die Effizienz des Teams zu steigern.
✨Sprich über Teamarbeit
Betone deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen Abteilungen oder externen Partnern zusammengearbeitet hast.
