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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben und leite spannende Projekte.
- Arbeitgeber: Die Finanzverwaltung des Kantons Zürich mit einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, fortschrittliche Anstellungsbedingungen und ein zentraler Arbeitsplatz.
- Andere Informationen: Arbeitstage fix vor Ort, ideal für Job-Sharing.
- Warum dieser Job: Gestalte die Finanzprozesse aktiv mit und entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Sekretariat, hohe IT-Affinität.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 1000 - 2000 € pro Monat.
Die Finanzverwaltung ordnet die Finanzen des Kantons Zürich und ermöglicht den Gesamtüberblick. Sie erstellt im Auftrag des Regierungsrates das Budget mit Finanzplan und die Rechnung des Kantons. Sie bereitet finanzielle Entscheide des Regierungsrates vor, sorgt für ein leistungsfähiges Rechnungswesen und erbringt entsprechende Dienstleistungen für die gesamte Verwaltung. Die Abteilung Führungsunterstützung leitet direktionsübergreifende Projekte zur Weiterentwicklung der Finanzprozesse und Systeme und führt die Fachstelle LEA (Leistungserfassung mit Aufwandsausweis) des Kantons. Sie betreut das Sekretariat und die Informatik des Amtes.
Für die Abteilung Führungsunterstützung suchen wir per 1. Juni oder sofort – befristet bis 31. Dezember 2027 eine/n Mitarbeiter/in im Sekretariat, welche/r sich im Team um die administrativen Aufgaben in der Finanzverwaltung kümmert.
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Telefon, Post, Empfang, Travelmanagement, Internet- und Intranet, Veranstaltungen
- Informationsverwaltung und Archivierung: Bereitstellung von Mitarbeitendeninformationen, Aktenübergabe ans Staatsarchiv
- Projektaufgaben und -unterstützung: Leitung und Umsetzung von Kleinprojekten und Aufträgen
- Selbständige Erledigung von Aufträgen in der Abteilung Führungsunterstützung
- Stellvertretung Informatikverantwortung FV: Vertretung IT-Interessen, Mitarbeit in IKT-Projekten, IT-Bestellung und IT-Einführung bei Neueintritten
Ihr Profil
- Kaufmännische Grundausbildung EFZ, ergänzt mit einer Weiterbildung zum/zur Direktionsassistent/in oder Organisator/in mit eidg. FA
- Mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Funktion
- Sehr hohe IT-Affinität und sehr hohes IT-Verständnis
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Teamplayer, selbständige und strukturierte Arbeitsweise, organisatorisches Geschick, Belastbarkeit und Kundenfokus
- Adressatengerechte Kommunikationsfähigkeit, stilsicheres Deutsch, redaktionelle Fähigkeiten
- Arbeitstage fix vor Ort: Bei 20% Mittwoch, bei 40% zusätzlich Dienstag (Job-Sharing)
Wir bieten
- Verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgabe
- Fortschrittliche Anstellungsbedingungen sowie einen Arbeitsplatz in Gehdistanz zum Hauptbahnhof Zürich
Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung. Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerbungen akzeptieren und bearbeiten, welche über das Online-Tool eingehen.
Mitarbeiter/-in Sekretariat 20 - 40% Arbeitgeber: Finanzdirektion Kanton Zürich
Kontaktperson:
Finanzdirektion Kanton Zürich HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter/-in Sekretariat 20 - 40%
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle im Sekretariat interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Arbeitsalltag aussieht und zeig dein Interesse an den Projekten.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten, die bereits in der Finanzverwaltung arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte der Abteilung Führungsunterstützung und überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten einbringen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung die richtige Anlaufstelle erreicht und du alle Informationen zur Stelle direkt von uns bekommst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter/-in Sekretariat 20 - 40%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben an. Hebe deine Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die direkt zur ausgeschriebenen Position passen.
Korrekturlesen nicht vergessen: Nimm dir Zeit, um deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. Ein fehlerfreies Dokument zeigt, dass du sorgfältig und professionell bist.
Bewirb dich online!: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Online-Tool einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles schnell und effizient bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Finanzdirektion Kanton Zürich vorbereitest
✨Informiere dich über die Finanzverwaltung
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Finanzverwaltung des Kantons Zürich verschaffen. Schau dir ihre Aufgaben und Projekte an, um zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist und verstehst, wie du ins Team passt.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Projektmanagement unter Beweis stellen. So kannst du während des Interviews anschaulich zeigen, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst.
✨Zeige deine IT-Affinität
Da eine hohe IT-Affinität gefordert ist, solltest du dich auf Fragen zu deinen MS-Office-Kenntnissen und anderen relevanten IT-Themen vorbereiten. Vielleicht hast du auch Erfahrungen mit bestimmten Softwarelösungen, die du erwähnen kannst.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu aktuellen Projekten sind immer gut!