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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Betreuung von Gästen und Organisation des Empfangs an zwei Standorten.
- Arbeitgeber: FINEOO ist ein dynamisches Unternehmen, das Wert auf Organisation und Teamarbeit legt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte eine einladende Atmosphäre und arbeite in einem kreativen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Vollzeitstelle mit attraktiver Vergütung nach Vereinbarung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie besitzen Organisationgeschick, sind flexibel und kommunikationsstark? Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung? Dann haben wir die passende Stelle für Sie! Wir suchen für ein Kundenunternehmen einen Empfangs- und Bürokoordinator (m/w/d).
Ihr Aufgabenbereich umfasst die freundliche Betreuung von Gästen sowie die Organisation des Empfangs an zwei Standorten. Sie übernehmen die Büroorganisation, einschließlich der Bestellung und Verwaltung von Materialien, und verantworten das Post- und Dokumentenmanagement. Zudem koordinieren Sie unseren Firmenfuhrpark, überwachen Wartungstermine und verwalten die zugehörigen Fahrzeugdokumente.
Die Organisation und Buchung von Geschäftsreisen (z.B. Hotel, Flug, Mietwagen) sowie die Planung und Durchführung interner Veranstaltungen gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabenfeld. Dabei arbeiten Sie eng mit Dienstleistern und Caterern zusammen.
Darüber hinaus betreuen Sie die Schlüssel- und Chipverwaltung, vergeben Gast-WLAN-Zugänge und dokumentieren die Ausgabe von Mitarbeiterspinden. Auch die Verwaltung der Handkasse sowie deren Abrechnung und Dokumentation von Barauslagen liegen in Ihrer Verantwortung. Abschließend bedienen Sie die Telefonzentrale und leiten eingehende Anrufe zuverlässig weiter.
Hierfür sind Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein sowie Kreativität und Teamfähigkeit notwendig.
Ihre Aufgaben:
- Empfang und Gästebetreuung sowie Büroorganisation (Bestellung und Verwaltung)
- Post- und Dokumentenmanagement, Organisation und Bearbeitung von Postein- und -ausgang
- Fuhrparkmanagement: Koordination von Fahrzeugen, Terminüberwachung für Wartungen, Verwaltung von Fahrzeugdokumenten
- Reiseorganisation: Buchung von Geschäftsreisen (Hotel, Flug, Mietwagen)
- Eventmanagement: Planung, Organisation und Koordination interner Veranstaltungen inklusive Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Catering
- Schlüssel- und Chipverwaltung, sorgfältige Verwaltung und Dokumentation
- Verwaltung und Vergabe von Gast-WLAN-Zugängen, Zuteilung und Dokumentation von Mitarbeiterspinden
- Verwaltung der Handkasse, Abrechnung und Dokumentation von Barauslagen
- Bedienung der Telefonzentrale inklusive Gesprächsweiterleitung
Erforderliche Kenntnisse:
- Freundliches und professionelles Auftreten, Serviceorientierung
- Organisationstalent, Flexibilität, Kommunikationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Kreativität und Teamfähigkeit
- MS-Office Kenntnisse
- Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
Erforderliche Berufsausbildung:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Arbeitsform: Vollzeit
Arbeitszeit: Tagschicht
Vergütung: Nach Vereinbarung, je nach Qualifikation
Freie Stellen: 1
Führerschein: B; B (alt Kl.3)
PKW: Ja
Empfangs- und Bürokoordinator (m/w/d) Arbeitgeber: FINEOO Inhaber Eric Martin
Kontaktperson:
FINEOO Inhaber Eric Martin HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Empfangs- und Bürokoordinator (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen über die Stelle als Empfangs- und Bürokoordinator. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Positionen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir typische Fragen über Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit überlegst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Unternehmen und dessen Kultur. Wenn du während des Gesprächs zeigst, dass du dich mit der Firma identifizieren kannst und ihre Werte teilst, hinterlässt das einen positiven Eindruck.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Kreativität! Überlege dir, wie du in der Rolle des Empfangs- und Bürokoordinators innovative Lösungen für Herausforderungen im Büroalltag anbieten könntest. Das zeigt, dass du proaktiv denkst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Empfangs- und Bürokoordinator (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Fähigkeiten und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Empfangs- und Bürokoordinator relevante Erfahrung und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Organisationstalente und Kommunikationsfähigkeiten.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Stelle interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich auf diese Rolle vorbereiten. Zeige deine Begeisterung für die Aufgaben und das Unternehmen.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies sie sorgfältig durch oder lasse sie von jemand anderem Korrektur lesen. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei FINEOO Inhaber Eric Martin vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du für diese Position geeignet bist. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und dich mit der Stelle auseinandergesetzt hast.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Rolle viel Organisation erfordert, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung nennen, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Eventmanagement unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeit
In dieser Position ist es wichtig, freundlich und professionell zu kommunizieren. Übe, wie du dich am Empfang verhalten würdest und wie du mit Gästen und Dienstleistern interagierst.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Zeige Interesse an der Firma, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Erwartungen an die Rolle stellst. Das zeigt, dass du nicht nur an der Stelle interessiert bist, sondern auch an der langfristigen Zusammenarbeit.
