Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Schwerpunkt Organisation, Digitalisierung & Executive Support Teilzeit (ca. 20 Std./Woche). Gestalten statt nur organisieren. Du denkst mit, handelst vorausschauend und hast Freude daran, Menschen den Rücken freizuhalten? Moderne digitale Tools und KI-Anwendungen nutzt du selbstverständlich, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten? Dann bist du bei uns genau richtig.

Wir sind fintegra. Als TaxTech-Unternehmen entwickeln wir digitale Lösungen für die steuerliche Verarbeitung komplexer Vermögensstrukturen. Zu unseren Kund:innen zählen beispielsweise Steuerberatungskanzleien, Unternehmen, Family Offices, Banken und Vermögensverwalter. Zur Unterstützung unseres Gründers sowie geschäftsführenden Gesellschafters der fintegra GmbH Steuerberatungsgesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft suchen wir eine technisch versierte und organisationsstarke Assistenz.

Als Executive Assistant bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Gründers. Du denkst mit, bereitest Themen eigenständig vor, setzt moderne digitale Tools selbstverständlich ein und schaffst die Freiräume, damit sich unser Gründer auf strategische, fachliche und unternehmerische Aufgaben konzentrieren kann. Du arbeitest eng mit dem Gründer von fintegra zusammen und erhältst dabei Einblicke in unternehmerische, strategische und fachliche Themen.

Aufgaben

• Du unterstützt unseren Gründer im Arbeitsalltag und übernimmst organisatorische sowie administrative Aufgaben, damit Themen effizient vorbereitet und umgesetzt werden können. Dazu gehören beispielsweise:
• Vorbereitung von Terminen, Besprechungen und Vorträgen
• Eigenständige Recherchen zu fachlichen, organisatorischen oder strategischen Fragestellungen
• Erstellung, Überarbeitung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Dokumenten und Entscheidungsvorlagen – von der inhaltlichen Vorbereitung bis hin zu kleineren operativen Anpassungen im Arbeitsalltag
• Unterstützung bei Projekten sowie Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben
• Souveräner Umgang mit modernen digitalen Anwendungen und KI-Tools (z. B. ChatGPT oder Claude) bzw. die Bereitschaft, dich schnell in neue Technologien einzuarbeiten
• Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Nachhalten offener Themen sowie vorausschauende Organisation des Tagesgeschäfts

Qualifikation

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium
• Erste Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und SharePoint
• Hohe digitale Affinität und Interesse an neuen Technologien sowie KI-Anwendungen
• Freude daran, dich schnell in neue Tools und Systeme einzuarbeiten
• Eine strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gutes Organisationsvermögen sowie ein gutes Gespür für Prioritäten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das zeichnet dich aus

• Du denkst mit, arbeitest vorausschauend und erkennst, was als Nächstes benötigt wird.
• Du hast Spaß daran, neue digitale Tools auszuprobieren und überlegst automatisch, wie sich wiederkehrende Aufgaben effizienter lösen lassen.
• Du hast Freude daran, andere im Arbeitsalltag bestmöglich zu unterstützen und verstehst Service nicht als reine Administration, sondern als aktives Mitdenken und Ermöglichen.
• Du behältst auch bei vielen parallel laufenden Themen den Überblick, verfolgst offene Punkte zuverlässig nach und sorgst dafür, dass Aufgaben und Termine nicht aus dem Blick geraten.
• Du hast kein Problem damit, zwischen strategischen Aufgaben und ganz praktischer Unterstützung im Arbeitsalltag zu wechseln.
• Für dich zählt, dass Dinge erledigt werden – unabhängig davon, ob es um eine Recherche, eine Präsentation oder eine kleine Anpassung in einem Dokument geht.

Benefits

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung
• Flexible Arbeitszeiten in Teilzeit (ca. 20 Std./Woche)
• Mobiles Arbeiten mit der Möglichkeit, den Großteil deiner Arbeitszeit remote zu erbringen; bei Wohnortnähe freuen wir uns über einen gemeinsamen Bürotag pro Woche in Nürnberg
• Moderne Arbeitsmittel und ein digitales Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Ein motiviertes Team mit hoher fachlicher Kompetenz
• Attraktive Vergütung sowie weitere Benefits

Interesse? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Bitte sende uns deine vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive deines frühestmöglichen Eintrittstermins sowie deiner Gehaltsvorstellung.