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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage travel expenses and assist employees with inquiries via email and phone.
- Arbeitgeber: Join the Helmholtz-Zentrum Potsdam, a leading research center in geosciences.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, modern workspaces, and extensive training opportunities.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team tackling global challenges in a supportive environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training in office management or similar; good English skills required.
- Andere Informationen: Diversity is valued; applications from all backgrounds are encouraged.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Arbeitgeber: Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ
Tätigkeitsfeld: Verwaltung und Büro
Ort: Potsdam
Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit
Anstellungsdauer: Befristet
Bewerbungsfrist: 19.11.2023
Laufbahn / Entgeltgruppe: Mittlerer Dienst
Kennziffer: 8675
Kontakt: Herr Heinze
Mailkontakt: heinze@gfz-potsdam.de
Tätigkeitsprofil:
Das Helmholtz-Zentrum Potsdam - Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft sind wir Teil der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.500 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel und seinen regionalen Auswirkungen zu begegnen.
Ihr Aufgabengebiet:
- Organisation und Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs der Reisekostenstelle (Papier und elektronisch)
- Bearbeitung von Anfragen der Beschäftigten zum Thema Dienstreise per E-Mail und Telefon
- Administrative Aufgaben, z.B. Aktenführung und Ablage
- Vor- und nachbereitende Arbeiten im Rahmen von Dienstreisen, z.B. Antragsbearbeitung, Rechnungsbegleichung
- Perspektivisch: Dateneingabe und -überprüfung in SAP sowie Pflege von Intranet-Seiten mit einem CMS-System (TYPO3)
Anforderungsprofil:
Ihr Qualifikationsprofil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung zur:zum Kauffrau:mann für Büromanagement (oder vergleichbarer Abschluss)
- Erste Berufserfahrung ist wünschenswert
- Anwendbare, gute Englischkenntnisse (schriftlich/mündlich)
- Gute Anwenderkenntnisse in Bürosoftware wie Microsoft Office sowie die Bereitschaft und Fähigkeit zum Erlernen weiterer Software
Wir bieten Ihnen:
- Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
- Modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
- Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine flexible Arbeitszeitgestaltung
- Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
- Eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
- Einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
- Eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus
Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 24 Monate
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 6 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 19.11.2023. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.
Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen.
Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv[at]gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt.
Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba[at]gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.
Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Heinze oder Frau Anner entweder per E-Mail oder per Telefon zur Verfügung.
Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 331 6264-28787.
www.gfz-potsdam.de
Sachbearbeiter:in Dienstreisen (w_m_d) Arbeitgeber: Firmenprofil Deutsches
Kontaktperson:
Firmenprofil Deutsches HR Team
E-Mailheinze@gfz-potsdam.de
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter:in Dienstreisen (w_m_d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle, insbesondere über die Nutzung von SAP und TYPO3. Wenn du bereits Erfahrung mit diesen Programmen hast, hebe das in deinem Gespräch hervor.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner bisherigen Berufserfahrung im Büromanagement zu beantworten. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit administrative Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Tip Nummer 3
Da gute Englischkenntnisse gefordert sind, übe deine Kommunikationsfähigkeiten. Du könntest beispielsweise ein kurzes Rollenspiel mit einem Freund machen, um dich auf mögliche Fragen vorzubereiten.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Unternehmenskultur und den Weiterbildungsmöglichkeiten zu stellen. Das zeigt dein Interesse an der Stelle und hilft dir, einen besseren Eindruck von der Arbeitsumgebung zu bekommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter:in Dienstreisen (w_m_d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir die Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Sachbearbeiter:in Dienstreisen gefordert werden.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Passe deinen Lebenslauf und dein Anschreiben an die Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die du in der Verwaltung und im Umgang mit Reisekosten gesammelt hast.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Qualifikationen zum Erfolg des Teams beitragen können.
Online-Bewerbungsformular nutzen: Reiche deine Bewerbung ausschließlich über das Online-Bewerbungsformular ein. Achte darauf, dass alle erforderlichen Dokumente hochgeladen sind und überprüfe die Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Firmenprofil Deutsches vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Motivation für die Stelle und deine Erfahrungen im Bereich der Reisekostenabrechnung. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und Interesse an der Position hast.
✨Kenntnisse in Bürosoftware betonen
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Microsoft Office und anderen relevanten Softwareanwendungen hervorhebst. Bereite Beispiele vor, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Englischkenntnisse nachweisen
Da gute Englischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, deine Fähigkeiten in einer kurzen Konversation oder durch das Beantworten von Fragen auf Englisch zu demonstrieren. Das zeigt deine Sprachkompetenz und deine Fähigkeit zur Kommunikation im internationalen Umfeld.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Organisation, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Weiterbildungsmöglichkeiten stellst. Das zeigt, dass du nicht nur an der Stelle, sondern auch an der langfristigen Entwicklung innerhalb des Unternehmens interessiert bist.