Kaufmännische Koordination Verwaltung & Abrechnung (m/w/d) – 30-40h/Woche, ab 01.06.2026

Für Menschen mit Strukturkraft, Verantwortungsbewusstsein und Freude daran, Ordnung wirksam zu machen.

Du hast Erfahrung in der kaufmännischen Verwaltung, arbeitest strukturiert und möchtest spürbar zur Stabilität eines Unternehmens beitragen? Dann passt diese zentrale und anspruchsvolle Rolle gut zu dir. Wenn du eine Assistenzstelle oder reine Verwaltungsposition suchst, ausschließlich operativ zuarbeiten und Routine‑Sachbearbeitung leisten möchtest, dann ist diese Stelle vermutlich eher nichts für dich.

Die first energy GmbH ist ein Beratungsunternehmen für Energie und Nachhaltigkeit. Wir arbeiten mit vielfältigen Kund:innen und Projekten in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld. Unser Anspruch ist es, Unternehmen strukturiert, wirtschaftlich und zukunftsfähig aufzustellen – und das leben wir auch intern durch klare Strukturen, funktionierende Systeme und professionelle Zusammenarbeit. Unsere Kultur ist geprägt von Verantwortung, Vertrauen sowie einem hohen Service- und Qualitätsanspruch. Jede Rolle trägt zum gemeinsamen Erfolg bei. Unsere Haltung: Klarheit vor Kontrolle, Verantwortung vor Ausrede und Entwicklung vor Stillstand. Wir schaffen ein Umfeld, in dem Menschen sich einbringen und gemeinsam wachsen.

Deine Mission: Du sorgst dafür, dass kaufmännische und administrative Abläufe auf einer verlässlichen Grundlage reibungslos funktionieren. Du bündelst Informationen, schließt Lücken, klärst Unklarheiten und stellst sicher, dass Leistungen korrekt abgerechnet, Aufgaben nachverfolgt und Prozesse nachvollziehbar organisiert sind. Damit schaffst du die Basis dafür, dass andere effizient und sauber arbeiten können. Du übernimmst somit eine zentrale Steuerungsrolle, die in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung für Stabilität im Hintergrund sorgt.

• Kontinuierliche Sicherstellung der Abrechnungsfähigkeit
• Strukturierte Zusammenführung relevanter Informationen
• Verlässliche Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Vorgängen
• Proaktive Schnittstelle zwischen Team, Kunden und Organisation

Wie dein Arbeitsalltag aussieht:

• Organisation & Verwaltung: Du behältst Fristen, Aufgaben und administrative Themen im Blick, sorgst für klare Übergaben und dafür, dass nichts liegen bleibt.
• Buchhaltung & Prüfung: Du unterstützt die Buchhaltungsvorbereitung für den Steuerbearbeiter. Du bereitest Kundenrechnungen korrekt vor, prüfst Leistungen und Zeiten und klärst fehlende oder unklare Informationen eigenständig – intern, wie mit Kunden.
• Digitale Ablage & Tools: Du arbeitest sicher und sorgfältig mit verschiedenen digitalen Tools (u.a. Microsoft, DATEV Unternehmen online, CRM, ERP, Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Tools) – mit Fokus auf saubere, korrekte und nachvollziehbare Abläufe.
• Prozessverantwortung & Dokumentation: Du begleitest interne Prozesse & Projekte und stellst sicher, dass alle Vorgänge korrekt und vollständig dokumentiert sind.
• Daten & Nachverfolgung: Du pflegst Daten, sicherst deren Qualität und bereitest sie so auf, dass sie verlässlich ausgewertet und abgerechnet werden können.
• Mitdenken & Weitblick: Du hast das gesamte Unternehmen im Blick, kommunizierst souverän im Team, verstehst und gestaltest teaminterne Schnittstellen.

Dein Profil: Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Hintergrund und bringst relevante Berufserfahrung mit – idealerweise im Projekt‑, Beratungs‑ oder Dienstleistungsumfeld. Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und verlässlich und hast ein gutes Verständnis für Zahlen, Abläufe und Systeme. Komplexe Zusammenhänge scheust du nicht. Du bringst eine schnelle Auffassungsgabe mit, arbeitest zügig und präzise und legst einen hohen eigenen Qualitätsanspruch an deine Arbeit an. Du bist gerne in digitalen Strukturen und mit Menschen unterwegs.

Wichtig sind uns dabei vor allem deine Haltung und Arbeitsweise:

• Du arbeitest verbindlich und übernimmst Verantwortung für deine Themen.
• Du löst Sachverhalte aktiv, statt ihnen auszuweichen.
• Du erkennst Unstimmigkeiten, gehst ihnen selbstständig nach und klärst diese auf.
• Du behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.

Wir suchen eine zu uns passende Persönlichkeit, die in kaufmännischen Prozessen routiniert ist, mitdenkt und als Organisationsprofi Ordnung, Struktur und Verlässlichkeit bewirkt.

Entwicklungsperspektive: Wenn du deine Rolle gut ausfüllst und mehr Verantwortung übernehmen möchtest, ist das möglich. Je nach Interesse kannst du zusätzliche Aufgaben in der Koordination, in der Weiterentwicklung von Strukturen oder in eigenen Themenfeldern übernehmen.

Was wir bieten: Du übernimmst eine operative Steuerungsrolle und bist somit das kaufmännische Rückgrat des Unternehmens – mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und direktem Einfluss auf Stabilität und Qualität. Dich erwartet ein professionelles, eng abgestimmtes Team mit klaren Zuständigkeiten, kurzen Entscheidungswegen und direktem Austausch mit der Geschäftsführung. Wir arbeiten strukturiert, verlässlich und qualitätsorientiert in einem sich weiterentwickelnden Umfeld. Dafür bieten wir dir einen klaren Entwicklungsrahmen, der sich an deinen Stärken und Potenzialen orientiert. Du profitierst von einer modernen, ergonomischen Arbeitsumgebung, flexiblen Arbeitsmodellen, inkl. Homeoffice-Möglichkeit (bis zu 2‑Tage/Woche), zeitgemäßen Tools sowie regelmäßigen Austausch- und Teamformaten. Eine faire Vergütung, betriebliche Altersvorsorge, Bike-Leasing und weitere Benefits runden das Angebot ab. Inhaltlich arbeitest du an aktuellen Zukunftsthemen rund um Energie, Nachhaltigkeit und Transformation – in einem professionellen Umfeld mit echten Entwicklungsmöglichkeiten.

FAQ:

• Was sollte ich mitbringen? Kaufmännische Erfahrung, strukturierte Arbeitsweise, Verlässlichkeit und die Fähigkeit, Dinge sauber zu klären.
• Arbeitszeiten? 30–40 Stunden, Homeoffice bis zu 2 Tage.
• Vergütung? Marktgerecht und abhängig von Erfahrung und Verantwortung.
• Entwicklung? Entwicklungsmöglichkeiten entlang unseres Karriere‑ und Entwicklungskompasses – je nach Leistung, Interesse und Übernahme von Verantwortung.
• Teamgröße? Rund 25 Mitarbeitende.
• Einarbeitung? strukturiert, mit Unterstützung durch Team, HR und Geschäftsleitung.
• Reisetätigkeit? In der Regel nicht erforderlich.

Statement unseres Geschäftsführers Markus Barella: Diese Rolle ist für mich eine der wichtigsten im Unternehmen. Nicht, weil sie sichtbar ist – sondern weil sie im Hintergrund dafür sorgt, dass alles funktioniert. Wenn Abrechnung, Aufgaben und Abläufe nicht sauber sind, entsteht Reibung. Wenn sie sauber sind, entsteht Klarheit. Wir suchen deshalb keinen klassischen „Backoffice“-Mitarbeiter, sondern jemanden, der Verantwortung übernimmt, Ordnung schafft und Dinge klärt. Wer diese Rolle gut ausfüllt, hält das Unternehmen zusammen – jeden Tag.